Les bases de données sont parfois stockées selon des informations géographiques.
Selon la Texas State Library, garder un système de gestion de fichiers désorganisé est une recette pour un désastre. Il est difficile d'obtenir des informations lorsque vous en avez un besoin urgent. Organiser et manipuler l'information au sein d'un système aussi désorganisé à des fins de prise de décision est également tout à fait impossible. Un système de classement efficace est obligatoire pour toute organisation qui espère tirer profit des informations en sa possession. Le système de classement géographique est approprié lorsque l'emplacement géographique est l'élément le plus important de l'information.
Commodité
Les enregistrements géographiques liés à un emplacement spécifique sont stockés ensemble. Cela facilite une prise de décision rapide car les informations examinées ne concernent qu'une zone géographique spécifique. Les zones géographiques sont classées en unités ou en groupes d'unités. Le classement géographique permet de déplacer facilement les enregistrements en les déplaçant simplement d'un endroit à un autre.
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Avantages de l'analyse
Le classement géographique facilite le processus d'analyse en permettant une comparaison facile des éléments de données. Par exemple, une analyse des dossiers classés selon le nom et l'emplacement du bâtiment peut aider à identifier les dossiers d'entretien pour un bâtiment particulier.
Inconvénients de complexité
Le processus de stockage et de récupération des données géographiques prend du temps en raison de la nécessité de référencer à l'aide de plusieurs identifiants. Par exemple, localiser un bâtiment particulier nécessiterait une référence à un état particulier, la ville, la rue et enfin le nom du bâtiment. Les registres conservés dans certains pays sont rédigés dans leur langue. Par exemple, la ville de Florence en Italie est "Firenze" dans les archives italiennes. Le renvoi à l'autre langue devient donc nécessaire pour permettre aux utilisateurs non italiens de comprendre l'information.
Index Exigence Inconvénients
Vous devez être suffisamment familier avec la zone géographique pour comprendre les enregistrements. Pour les localiser rapidement, vous devez utiliser un index alphabétique. Le processus de stockage et de récupération d'un enregistrement nécessite deux actions: Vérifier l'index pour l'emplacement du fichier et le rechercher parmi les autres informations.
