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Alors que la plupart des personnes familiarisées avec Microsoft Outlook peuvent l'utiliser principalement pour envoyer et recevoir des e-mails, Outlook est une application puissante avec de nombreux outils pratiques, notamment un calendrier, la gestion des tâches et la prise de notes caractéristique. Un autre élément clé d'Outlook est sa capacité à vous aider à organiser les informations personnelles de vos contacts, qu'il s'agisse de collègues ou de personnes extérieures à votre entreprise. Pour ce faire, utilisez les outils Contacts et Carnet d'adresses.
Définition
La fonction Contacts d'Outlook et le Carnet d'adresses global ressemblent beaucoup à un Rolodex électronique, où vous pouvez accéder aux informations de contact des personnes avec lesquelles vous avez probablement affaire régulièrement. Cependant, la fonctionnalité Contacts est généralement une liste de contacts externes, tandis que le Carnet d'adresses contient des informations sur les personnes qui travaillent dans votre entreprise. Il s'agit d'une configuration courante dans le monde des affaires car les carnets d'adresses sont stockés sur un serveur Exchange et peuvent être partagés avec tout le monde dans l'entreprise.
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Fonction
La fonction Contacts est conçue pour vous aider à accéder rapidement aux informations des personnes avec lesquelles vous avez déjà été en contact mais qui ne travaillent pas nécessairement pour votre entreprise. La liste d'adresses globale est conçue pour vous mettre rapidement en contact avec des collègues ou des listes d'adresses définies par l'entreprise.
Capacité d'éditer
Bien que les outils Contacts et Carnet d'adresses contiennent des informations de contact, seuls les contacts peuvent être modifiés par les utilisateurs car ils sont stockés sur votre ordinateur. Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts, modifier les informations sur les contacts existants et supprimer des contacts. Le carnet d'adresses, en revanche, ne peut généralement être modifié que par un administrateur système. Pour les utilisateurs à domicile, les listes sont toutes deux modifiables.
Informations
Le carnet d'adresses contient généralement une liste de chaque employé et service au sein d'une entreprise, y compris une adresse e-mail, une extension téléphonique ou un numéro de téléphone, le titre et l'emplacement. En cliquant sur une entrée individuelle, vous obtiendrez des coordonnées supplémentaires, telles qu'un deuxième numéro d'entreprise et une adresse postale. Une liste de contacts comprend un nom, un nom d'affichage et une adresse e-mail. Cliquer sur un contact individuel ouvrira un formulaire avec des champs pour plus d'informations à saisir, y compris l'entreprise, l'adresse postale, le titre du poste, les numéros de téléphone et une photo.
Capacité de recherche
Les contacts et le carnet d'adresses vous aideront à localiser rapidement les informations de contact sur les personnes afin que vous n'avez pas à perdre de temps à chercher des cartes de visite ou à feuilleter les annuaires d'entreprise. En haut de l'interface du programme, vous avez probablement une petite icône qui ressemble à un livre ouvert. Lorsque vous cliquez dessus, une boîte de recherche apparaît. Vous pouvez saisir un nom dans cette zone de recherche et choisir de rechercher dans le carnet d'adresses ou la liste de contacts.
