Comment intégrer un fichier PDF dans Excel

Les ensembles de données dans Excel ont plus de sens lorsque le lecteur peut voir des documents justificatifs, tels que des documents de référence ou une présentation sur la signification des données. Vous pouvez fournir cette documentation en incorporant un fichier PDF dans votre feuille de calcul. Le lecteur peut alors l'ouvrir et le visualiser et, dans certains cas, y apporter des modifications.

Pour intégrer un fichier PDF dans votre feuille de calcul Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez que le coin supérieur gauche du PDF apparaisse. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur le bouton « Objet », puis sélectionnez « Document Adobe Acrobat » dans l'onglet Créer un nouveau. Recherchez et sélectionnez le PDF que vous souhaitez intégrer. La première page du fichier apparaît dans la feuille de calcul et vous pouvez la redimensionner à l'aide des poignées de redimensionnement de sa boîte. Si vous préférez qu'une seule icône PDF s'affiche sur la feuille de calcul, cochez la case « Afficher en tant qu'icône » dans la zone Objet avant de sélectionner le fichier PDF.

Si vous souhaitez apporter des modifications au fichier PDF et que vous souhaitez que votre lecteur dispose de la version la plus récente, le processus d'intégration est un peu différent. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur le bouton "Objet", puis dans l'onglet Créer à partir d'un fichier, cochez la case "Lier au fichier". Une fois que vous avez parcouru et sélectionné votre fichier, il est intégré et s'affiche sous la forme d'une icône Adobe Acrobat avec le nom du fichier. Double-cliquez sur l'icône pour ouvrir la version la plus récente du fichier PDF.

Si vous souhaitez que votre lecteur puisse modifier le fichier et que ces modifications soient reflétées dans le fichier PDF intégré du fichier Excel, utilisez le processus d'intégration d'un fichier statique. Le lecteur peut ouvrir le fichier, apporter des modifications et l'enregistrer, soit avec un nouveau nom de fichier, soit avec le même. (L'utilisation d'un nouveau nom de fichier peut vous aider à garder vos fichiers organisés.) La feuille de calcul Excel ouvrira le nouveau fichier PDF.

Si vous suivez le processus d'intégration d'un fichier modifié, votre lecteur peut ouvrir le fichier, apporter des modifications et l'enregistrer sous un nom de fichier différent ou le même. Cependant, la feuille de calcul Excel ouvrira toujours le document d'origine au lieu de celui modifié.

Lorsque vous décidez comment intégrer votre PDF, tenez compte de la taille du fichier résultant. Intégrer le PDF avec un visuel de sa première page revient à joindre le PDF entier à la feuille de calcul. Cependant, l'intégration du PDF avec une icône ou la création d'un lien vers le PDF entraîne une pénalité de taille beaucoup plus petite, n'ajoutant qu'environ 5 Ko à la taille du fichier.