Gmail: 11 trucs et astuces utiles

Envoyer et archiver en une seule étape

Voici une astuce pour gagner beaucoup de temps. Tout d’abord, cliquez sur l’icône d’engrenage et choisissez Paramètres dans le menu déroulant résultant. Recherchez la section Envoyer et archiver et cochez la case à côté 

Activer et désactiver les onglets

Gmail comporte trois onglets: Primaire, Sociale, et Promotion - et organise automatiquement vos e-mails pour vous. Mais saviez-vous que vous pouvez personnaliser ces onglets? Si vous souhaitez le faire, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et choisissez Configurer la boîte de réception dans le menu déroulant. Cela vous permet d'ajouter de nouveaux onglets, tels que Mises à jour et Forums, ou supprimez les onglets que vous n’aimez pas ou ne souhaitez pas. C’est un outil d’auto-organisation pratique lorsque vous vous sentez dépassé.

En voir plus avec le paramètre Compact

Lorsque vous cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de Gmail, l'une des premières choses que vous verrez dans le menu déroulant résultant est une option permettant de basculer entre Confortable, Confortable, et Compact modes de visualisation. Passer à Compact supprime beaucoup d'espace, vous permettant de voir plus d'informations sur les e-mails sur chaque ligne. C’est un bon paramètre si vous souhaitez maximiser votre efficacité et voir autant d’informations que possible en un seul coup d’œil.

Reprendre un email malheureux

Chaque fois que vous envoyez un e-mail dans Gmail, vous remarquerez une case jaune indiquant que l'e-mail a été envoyé. Cependant, si vous l’attrapez assez rapidement, vous pouvez annuler l’e-mail pendant qu’il est en cours d’envoi. S'il a déjà été envoyé, cette option se transforme en Annuler l'envoi, qui vous permet de corriger votre erreur en quelques clics. Si vous ne voyez pas la fonctionnalité, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant. Ensuite, cochez la case à côté Activer Annuler l'envoi dans la section Annuler l'envoi. Ici, vous pouvez également définir une période d'annulation de 5, 10, 20 ou 30 secondes.

Envoyez de l'argent instantanément

Chaque fois que vous commencez à rédiger un e-mail dans Gmail, vous pouvez appuyer sur le signe dollar - ou le signe dièse, si vous résidez au Royaume-Uni - pour utiliser cet e-mail comme moyen d'envoyer de l'argent. Il vous permet de définir un montant et une saisie, ou de choisir un mode de paiement. Lorsque le destinataire reçoit l'e-mail, il peut « activer » le paiement et la transaction aura lieu. Pourriez-vous simplement utiliser PayPal? Oui, mais cette option est tout aussi utile lorsqu’il s’agit d’effectuer de petits paiements rapides.

Utilisez Smart Reply pour gagner du temps sur les réponses

Dans la version mobile de Gmail, il existe actuellement une fonctionnalité appelée Smart Reply. Il utilise certaines technologies d’IA de Google pour créer automatiquement quelques réponses rapides (quelque peu calquées sur votre comportement de courrier électronique) que vous pouvez envoyer immédiatement. Ceux-ci vont du simple « merci! » à des questions plus complexes basées sur l'e-mail auquel vous répondez. Cela ne fonctionne pas toujours, mais pour des réponses simples, cela peut vous aider à gagner beaucoup de temps sur votre appareil mobile.

Économisez de l'espace avec Drive

Si tu je n'arrive pas à mettre un fichier dans un e-mail ou préférez ne pas jouer avec les pièces jointes, utilisez plutôt Google Drive. Chaque fenêtre Compose est équipée d'une icône Drive, qui vous permet de joindre rapidement des fichiers Drive depuis votre navigateur. C'est également pratique si vous devez partager des fichiers qui ne sont pas stockés sur l'appareil que vous utilisez… à condition que Drive soit l'une des options de stockage courantes.

Créer une synergie avec LinkedIn

L'une des extensions les plus utiles à utiliser dans le monde des affaires est Rapportif, une extension Gmail qui relie les informations de contact de l'expéditeur aux médias sociaux, en particulier LinkedIn. Ouvrir un e-mail provenant d'une personne possédant un Le compte LinkedIn et l'outil afficheront immédiatement les informations de leur profil dans une barre latérale, ainsi que des liens vers leurs différents réseaux sociaux. comptes. C'est l'un des meilleurs outils de réseautage disponibles si vous utilisez régulièrement Gmail.

Utilisez les réponses standardisées pour gagner encore plus de temps

Gmail Labs sont des extensions expérimentales que vous pouvez activer gratuitement. Les laboratoires ne restent pas toujours dans les parages, mais Canned Responses est disponible depuis des années, nous sommes donc confiants de le recommander. Rendez-vous sur l'icône d'engrenage, choisissez Paramètres, puis cliquez sur le Laboratoires languette. L'un des laboratoires devrait dire Réponses standardisées. Activez-le et vous pourrez créer des modèles d'e-mails que vous pourrez immédiatement copier dans un e-mail et modifier selon vos besoins. C’est idéal pour le service client ou la recherche de prospects.

Déléguez certains de vos emails

Gmail propose un service qui vous permet constituer une série de délégués. Ces délégués ont la possibilité de lire et de répondre à vos e-mails, et même de gérer vos contacts, bien qu'ils ne puissent pas discuter ni modifier vos paramètres. La configuration de délégués est utile si vous êtes un professionnel très occupé et que vous avez besoin qu’un employé ou un membre de l’équipe intervienne et vérifie les dernières réponses lorsque vous n’avez tout simplement pas assez de temps.

Essayez les configurations IFTTT

IFTTT ou « If This Then That » est une plate-forme d'appareils intelligents qui vous permet de personnaliser une variété de réponses et de scènes pour votre maison intelligente. Il fonctionne également avec beaucoup d'autres choses, notamment Gmail. Voici quelques exemples d'idées IFTTT déjà créé par des personnes et prêt à être utilisé. Avec la bonne recette, vous pouvez enregistrer des fichiers directement sur Drive, synchroniser automatiquement Evernote et Todoist, déclencher des notifications et effectuer de nombreuses autres actions utiles. Trouvez les options qui conviennent le mieux à votre vie et vous pourrez transformer votre expérience Gmail en quelque chose de deux fois plus utile.

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