Contenu
- Étape 1: Préparez vos données
- Étape 2: Essayez une recommandation
- Étape 3: Personnalisez votre tableau croisé dynamique
- Étape 4: Créez vos propres tableaux croisés dynamiques à partir de zéro
- Étape 5: Investissez dans l’apprentissage
Avant de commencer, à quoi servent exactement les tableaux croisés dynamiques? En termes simples, les tableaux croisés dynamiques vous permettent d'examiner les mêmes données de différentes manières et sous différents angles, pour faciliter l'exécution d'une analyse approfondie et la détection de tendances importantes. Lorsque vous évaluez les résultats des ventes, par exemple, vous souhaiterez peut-être examiner une personne en particulier, un produit spécifique ou une période spécifique. Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez créer un pool d’informations, puis passer facilement d’un élément à un autre – une analyse qui serait fastidieuse à effectuer manuellement.
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Notez que vous aurez besoin du version complète d'Excel 2016 utiliser des tableaux croisés dynamiques. La plateforme Windows universelle (UWP) Version Windows 10 d'Excel n'inclut pas cela et bien d'autres fonctionnalités Excel avancées. Enfin, si vous souhaitez tester de nouvelles fonctionnalités d'Excel, rejoignez le Programme Office Insider et soyez peut-être le premier à découvrir une nouvelle fonction de tableau croisé dynamique.
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Étape 1: Préparez vos données
L’étape la plus importante dans l’utilisation des tableaux croisés dynamiques Excel est peut-être d’organiser soigneusement vos données. La façon la plus simple de procéder est d'utiliser Tableaux Excel, qui vous permet d'ajouter des lignes qui seront incluses dans votre tableau croisé dynamique chaque fois que vous appuyez sur Actualiser. Mais à tout le moins, vous souhaitez que vos données soient sous forme de tableau avec des en-têtes de colonnes informatifs et des données cohérentes dans les colonnes.
Par exemple, disons que vous souhaitez analyser les informations de vente de votre entreprise. Vous disposez de six vendeurs qui vendent trois produits dans plusieurs régions. Vos produits sont adaptés à chaque client et les prix varient donc. Voici un exemple de tableau contenant des informations fictives pour vous donner une idée de la façon dont les données peuvent être organisées avec un tableau croisé dynamique à l'esprit.
Le tableau a été créé simplement en saisissant d'abord les données, puis en sélectionnant la plage entière, puis en allant dans Insérer > Tableau. Encore une fois, vous n'êtes pas obligé de franchir cette étape, mais elle est recommandée si vous souhaitez ajouter plus de lignes de données ultérieurement et faciliter la mise à jour de votre tableau croisé dynamique.
Mark Coppock/Tendances numériques
Étape 2: Essayez une recommandation
Excel regorge d'astuces astucieuses pour faciliter le travail avec les données et, dans la mesure du possible, il essaiera de deviner ce que vous voulez accomplir, puis effectuera automatiquement quelques étapes. Cette nature utile est démontrée ici par l'outil Tableaux croisés dynamiques recommandés, qui examine vos données et propose des options logiques sur la façon d'analyser et de présenter les choses.
Pour utiliser un tableau croisé dynamique recommandé, accédez simplement à Insertion > Tableaux croisés dynamiques recommandés. Excel vous présentera quelques options à considérer. Dans notre exemple, Excel propose de créer 10 tableaux croisés dynamiques différents qui examinent nos données de vente sous différents angles. Notez que la façon dont vous étiquetez vos colonnes est importante; Excel lit ces en-têtes et propose les recommandations les plus logiques. Si vous souhaitez consulter les prix de vente, par exemple, n'utilisez pas le terme « coût », car Excel basera sa recommandation en conséquence.
Une recommandation est « Somme des ventes totales par client ». Si nous choisissons cette option, Excel procédera à la création du tableau croisé dynamique.
Mark Coppock/Tendances numériques
Notez que le tableau croisé dynamique affiche uniquement les données pertinentes pour notre analyse actuelle. Sur le côté droit, vous trouverez les critères utilisés par Excel pour le créer dans la boîte de dialogue Champs du tableau croisé dynamique. Nous verrons la signification de chacun de ces champs dans la section suivante sur la personnalisation.
Étape 3: Personnalisez votre tableau croisé dynamique
Chacun des éléments de cette boîte de dialogue est important pour déterminer le fonctionnement de votre tableau croisé dynamique. Cliquez sur le rouage de configuration pour modifier l'apparence de cette boîte de dialogue selon ce qui vous convient le mieux.
Sélection des champs
Ici, vous choisissez les colonnes à inclure dans votre tableau croisé dynamique. La façon dont ces données seront renseignées dans le tableau croisé dynamique est déterminée par le type de données qu'elles représentent - Excel déterminera pour vous si vous devez ajouter une colonne à votre tableau croisé dynamique ou ajouter les données du champ dans le tableau. Par exemple, si vous sélectionnez « Articles », Excel suppose que vous souhaitez ajouter le nombre d'articles pour chaque client.
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D'un autre côté, si vous sélectionnez « Date », Excel place les données dans le tableau et organise les ventes selon le moment où elles ont eu lieu.
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Pendant que vous travaillez sur vos propres tableaux croisés dynamiques, vous pouvez expérimenter pour voir comment l'ajout et la suppression de champs affectent les données affichées. Vous constaterez qu’Excel fait un excellent travail en effectuant des sélections logiques, mais vous pouvez également modifier les choses si les choix d’Excel n’ont pas de sens.
Filtres
Faites glisser les éléments de la liste de sélection des champs vers la section « Filtres » si vous souhaitez limiter les données affichées. Par exemple, si vous faites glisser « Client » dans la section « Filtres », vous pouvez facilement afficher uniquement les données d'un ou d'une sélection de clients.
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Colonnes
En faisant glisser les champs vers la section « Colonnes », vous pouvez développer la façon dont vos données sont rapportées. Encore une fois, lorsque vous faites glisser un champ dans cette section, Excel essaiera de déterminer comment vous souhaitez que les données soient présentées. Par exemple, si vous faites glisser « Date » dans la section « Colonnes », Excel affichera les ventes sous forme résumée pour la période la plus logique, qui dans ce cas est mensuelle. Cela serait utile si votre principale préoccupation était la quantité vendue sur une base mensuelle, en tenant compte des habitudes d'achat des clients.
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Lignes
De même, vous pouvez faire glisser des champs dans la section « Lignes » pour intégrer différentes données dans les lignes du tableau croisé dynamique. Encore une fois, si l'on fait glisser « Date » dans la section « Lignes », Excel répartira les ventes par client et par mois, mais les données seront résumées par client et non par mois comme dans l'exemple précédent. Dans ce cas, vous vous inquiétez principalement du montant que vous avez vendu à chaque client, mais vous souhaitez également repérer les tendances temporelles.
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Valeurs
Enfin, la section « Valeurs » détermine la manière dont vous analysez vos données. Dans tous nos exemples jusqu’à présent, nous avons examiné les ventes totales. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas dans cette section, vous pouvez configurer les paramètres de votre champ de valeur pour examiner un calcul numérique différent.
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Par exemple, disons que vous souhaitez examiner les moyennes des ventes plutôt que les ventes totales. Vous sélectionnerez simplement « Moyenne » dans la boîte de dialogue des paramètres du champ de valeur. Vous pouvez également définir le format des nombres afin que les résultats aient le plus de sens.
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Désormais, au lieu de considérer les ventes totales par client, puis de calculer un total général, nous examinons les ventes moyennes par entreprise, puis les ventes moyennes dans l'ensemble de l'entreprise. Cela serait utile pour évaluer quels clients ont des ventes supérieures ou inférieures à la moyenne, par exemple, et donc lesquels méritent le plus (ou le moins) d'attention. Dans notre exemple, Acme Engineering et Jones Roofing ne méritent peut-être pas autant d’attention commerciale que les autres.
De toute évidence, les tableaux croisés dynamiques offrent une multitude d’options pour faciliter le découpage de vos données. L'astuce pour utiliser efficacement les tableaux croisés dynamiques est de décider exactement ce que vous voulez voir avant de commencer à appliquer les options. Vous voulez également vous assurer que vos données correspondent à la façon dont vous avez disposé votre tableau et à la façon dont vous avez nommé vos en-têtes. Plus vous serez prudent dans la configuration, plus vos tableaux croisés dynamiques seront efficaces.
Étape 4: Créez vos propres tableaux croisés dynamiques à partir de zéro
Une fois que vous avez joué avec la fonctionnalité de tableau croisé dynamique et que vous avez compris comment les différentes options affectent vos données, vous pouvez commencer à créer un tableau croisé dynamique à partir de zéro. Le processus est similaire à l'utilisation d'une recommandation, sauf que vous allez dans Insérer > Tableau croisé dynamique, puis sélectionnez manuellement vos données comme première étape.
Dans notre cas, cela signifie sélectionner le Tableau1, mais nous pourrions également sélectionner une plage de données ou extraire d'une source de données externe. Nous pouvons également décider si nous voulons créer une nouvelle feuille de calcul ou placer le tableau croisé dynamique à côté de nos données à un certain emplacement de la feuille de calcul existante.
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Une fois que nous avons fait notre sélection, un tableau croisé dynamique vierge et notre boîte de dialogue Champs de tableau croisé dynamique nous sont présentés.
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Créer notre propre tableau croisé dynamique consiste alors simplement à sélectionner des champs et à déterminer comment nous souhaitons que les données soient calculées et affichées. Disons que nous voulons voir les performances mensuelles des vendeurs, avec un total général de ventes pour l’année. Nous sélectionnerions les champs « Vendeur », « Date » et « Ventes totales », ferions glisser le champ « Vendeur » vers la section « Filtres » et configurerions les valeurs à afficher sous forme de devise. Excel ajoute automatiquement les éléments de date pertinents à la section « Lignes » et suppose que nous voulons voir les sommes.
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Par défaut, Excel affichera toutes les données de tous les vendeurs. Nous pouvons également sélectionner un seul vendeur pour voir uniquement ses données. Dans ce cas, on voit que Judy French a réalisé des ventes en seulement trois mois, même si ses ventes totales étaient importantes. Cela pourrait signifier que son processus de vente était plus long parce qu’elle s’attaquait aux baleines plutôt qu’aux poissons – une conclusion précieuse, si elle est exacte. Peut-être qu'investir dans un assistant pour aider Judy à conclure ses ventes plus rapidement serait une bonne idée.
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Étape 5: Investissez dans l’apprentissage
Si vous voulez obtenir vraiment bon à utiliser les tableaux croisés dynamiques Excel, investissez du temps pour en apprendre un peu plus sur la façon dont il utilise les différents types de données. Microsoft propose ses propres ressources de formation et il y a une foule de formateurs tiers à envisager.
En général, cependant, cela signifie approfondir Excel d’une manière qui dépasse le cadre de ce guide. Néanmoins, j'espère que vous voyez maintenant comment les tableaux croisés dynamiques peuvent être un outil puissant pour analyser vos données, et il est relativement facile de démarrer tant que vos données sont configurées dans le bon type de tableau. Et nous ne saurions trop insister sur l’importance de savoir ce que vous voulez accomplir avec votre tableau croisé dynamique avant de commencer.
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