L'utilisation du compteur journalier de votre odomètre peut faciliter le suivi du kilométrage.
Crédit d'image : Zoonar RF/Zoonar/Getty Images
Si vous voyagez fréquemment pour votre travail - même juste en ville - les dépenses que vous engagez peuvent s'accumuler rapidement. De nombreuses entreprises remboursent ces dépenses aux employés et même si elles ne le font pas, vous pourrez peut-être les déduire de vos impôts. Un moyen simple de suivre votre kilométrage et les autres coûts liés aux déplacements consiste à utiliser une feuille de calcul Excel. Pas besoin de repartir de zéro, car Excel 2013 fournit des modèles riches en fonctionnalités que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.
Étape 1
Démarrez Excel et sélectionnez l'onglet "Fichier". Cliquez sur "Nouveau", tapez "kilométrage" dans la zone de recherche et appuyez sur "Entrée". Cliquez sur un modèle pour le prévisualiser et cliquez sur "Créer" pour ouvrir un nouveau classeur avec le modèle que vous souhaitez utiliser. Par exemple, l'élégant « Rapport de dépenses de voyage » comprend un journal de kilométrage ainsi que des colonnes pour d'autres dépenses; le modèle « Journal de consommation d'essence avec graphique » ajoute un graphique linéaire qui affiche votre MPG; et le « Rapport de dépenses de voyage avec journal de kilométrage » est un tableau simplifié avec des fonctions intégrées pour calculer les dépenses.
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Étape 2
Entrez les détails du voyage. La plupart des modèles de dépenses kilométriques fournissent plusieurs colonnes dans lesquelles vous pouvez répertorier des informations utiles, telles que la date, les lieux de départ et d'arrivée, le but du voyage et d'autres détails.
Étape 3
Entrez les lectures du compteur kilométrique du début et de la fin de votre voyage. La plupart des modèles fournissent une colonne pour chacun de ces nombres, calculant votre kilométrage pour chaque trajet en fonction de la différence entre les valeurs des deux colonnes. De plus, les modèles calculent le nombre total de miles pour la feuille de calcul au bas de la colonne de kilométrage.
Étape 4
Ajouter des champs. Par exemple, si vous souhaitez suivre d'autres frais de déplacement, tels que les repas, les dépenses automobiles et l'hébergement, vous pouvez insérer de nouvelles colonnes. Faites un clic droit sur la colonne à côté de laquelle vous souhaitez insérer une nouvelle colonne et sélectionnez "Insérer". Excel insère une nouvelle colonne à gauche. Ajoutez un en-tête descriptif dans la première cellule de la colonne.
Étape 5
Modifiez l'apparence de la feuille de calcul. Sélectionnez l'onglet "Mise en page" et choisissez une couleur ou un thème de police différent pour modifier les couleurs et les polices de la feuille de calcul. Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau pour activer l'onglet Conception sous Outils de tableau et sélectionnez un style de tableau différent ou modifiez les options de style de tableau, telles que l'ajout ou la suppression de lignes ou de colonnes à bandes.
Étape 6
Calculez les remboursements de kilométrage si le modèle ne le fait pas. Entrez le taux de kilométrage dans une cellule inutilisée de la feuille de calcul. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le montant de votre remboursement et cliquez dans la barre de formule. Entrez la formule "=(cellule contenant le kilométrage) _(cellule contenant le taux)" pour calculer le total. Par exemple, si votre nombre total de miles est en E4 et que votre taux est en K4, entrer "=E4_K4" fournit le produit du total des miles multiplié par le taux.
Étape 7
Calculez les autres dépenses, si vous le souhaitez. Si vous avez ajouté une colonne pour d'autres dépenses, sélectionnez la dernière cellule de cette colonne et cliquez sur « Somme automatique » dans le groupe Édition de l'onglet Accueil. Excel calcule automatiquement les nombres dans la colonne. De plus, vous pouvez trouver le total de votre remboursement de kilométrage et d'autres dépenses. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le total et entrez "=SUM(first cell, second cell)" pour calculer votre total.
