Lorsque vous travaillez avec une feuille de calcul, les raccourcis et les astuces qui vous aident à accomplir vos tâches plus rapidement ou mieux sont inestimables. Semblable aux moyens de améliorez votre flux de travail dans Microsoft Word, Excel possède son propre ensemble d’astuces utiles.
Contenu
- Effectuer des opérations spéciales de collage
- Apprenez à aimer les fonctions
- Utilisez une analyse rapide pour ajouter des formats, des graphiques, des totaux et des tableaux
- Modèles et formules de remplissage automatique
- Copier depuis la barre d'état
Avec cette liste de conseils utiles, vous pouvez éliminer le travail fastidieux, effectuer rapidement des opérations, réduire les erreurs et insérer des graphiques ou des tableaux en un clic. Utilisez-en un ou utilisez-les tous pour faciliter vos tâches quotidiennes sur Excel.
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Effectuer des opérations spéciales de collage
Copier et coller sont des actions simples que la plupart des gens savent utiliser. Cependant, Excel propose plusieurs options de collage spéciales qui vous permettent de coller des données et d'effectuer des équations de base en même temps.
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Cela signifie que vous pouvez ajouter, soustraire, multipliez ou divisez chaque valeur d'une plage de cellules par un nombre spécifique avec un collage spécial.
Étape 1: Copiez la cellule contenant le nombre que vous souhaitez utiliser dans votre calcul de l'une des manières suivantes :
- Faites un clic droit et sélectionnez Copie.
- Sélectionner Copie dans la section Presse-papiers du ruban sur le Maison languette.
- Utilisez le raccourci clavier Ctrl + C sous Windows ou Commande + C sur Mac.
Étape 2: Sélectionnez les cellules contenant les valeurs dans lesquelles vous souhaitez effectuer le calcul.
Étape 3: ouvrez le Coller spécial menu de l'une de ces manières :
- Faites un clic droit et choisissez Coller spécial.
- Sélectionner Pâte > Coller spécial dans la section Presse-papiers du ruban sur le Maison languette.
Étape 4: Quand le Coller spécial apparaît, choisissez le calcul que vous souhaitez effectuer dans la Opération section.
Étape 5: Cliquez sur D'ACCORD.
Vous verrez alors vos données mises à jour avec le calcul effectué. Vous n’avez pas à vous soucier d’ajouter, de soustraire manuellement, multiplier, ou diviser un groupe de cellules, ce qui est une tâche fastidieuse et augmente le risque d'erreurs.
Apprenez à aimer les fonctions
Les fonctions et les formules peuvent être intimidantes. Mais une fois que vous aurez commencé à les utiliser, vous comprendrez combien de temps ils peuvent vous faire gagner. De plus, vous réduirez les risques d’erreurs liés à l’exécution manuelle des calculs.
Si vous n'avez jamais utilisé de fonctions auparavant, vous pouvez commencer par les bases de la somme, de la moyenne, du minimum, du maximum et du nombre.
Étape 1: Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez utiliser la fonction. Il s'agit de la cellule où réside la formule et où le résultat s'affiche.
Étape 2: Sélectionnez la flèche à côté de Somme automatique dans le Édition section du ruban sur le Maison languette. Choisissez le calcul que vous souhaitez utiliser.
Étape 3: Vous verrez le Fonction apparaissent dans la cellule en attente des valeurs que vous souhaitez utiliser.
Supposons que vous souhaitiez ajouter les valeurs des cellules A1 à A5. Faites glisser cette plage de cellules ou ajoutez-la après la parenthèse ouvrante dans la formule sous la forme A1: A5. Assurez-vous de terminer la formule par une parenthèse fermante comme dans la capture d'écran ci-dessus.
Étape 4: Appuie sur le Entrer ou Retour clé.
Vous verrez alors votre calcul effectué selon la fonction que vous avez sélectionnée.
Pour l’ensemble des fonctions disponibles dans Excel, rendez-vous sur Formules languette. Ensuite, utilisez la bibliothèque de fonctions dans le ruban pour choisir un fonctionner comme SI ou référence fonctionner comme RECHERCHEV.
Utilisez une analyse rapide pour ajouter des formats, des graphiques, des totaux et des tableaux
Excel vous aide à formater automatiquement les cellules avec une mise en forme conditionnelle, à créer des graphiques avec des recommandations, à insérer des tableaux et tableaux croisés dynamiques, et obtenez les totaux. Mais ce que vous ne savez peut-être pas, c'est que vous pouvez faire des choses comme celle-ci très rapidement grâce à l'outil d'analyse rapide. Voici comment cela fonctionne.
Étape 1: Sélectionnez une plage de cellules dans laquelle vous souhaitez effectuer l'une des actions ci-dessus.
Étape 2: Sélectionnez le Analyse rapide bouton qui s’affiche dans le coin de la plage de cellules. Alternativement, vous pouvez cliquer avec le bouton droit et sélectionner Analyse rapide.
Vous voyez alors une petite boîte avec une liste des actions et des options disponibles pour chacune. Celles-ci varient en fonction du type de données contenues dans vos cellules, regardons donc un exemple.
Ici, nous avons les notes des étudiants et la plage de cellules comprend les noms, les notes alphabétiques, les notes numériques et le texte de réussite/échec. Lorsque nous ouvrons l'outil d'analyse rapide, nous pouvons alors appliquer une mise en forme conditionnelle, insérer un graphique, obtenir des totaux, créer un tableau ou ajouter des sparklines.
Étape 3: Sélectionnez simplement l'onglet correspondant à l'action souhaitée, puis choisissez l'option correspondant à cette action.
Boom! Vous venez de gagner beaucoup de temps en effectuant une de ces choses à partir de zéro.
Modèles et formules de remplissage automatique
Microsoft Excel fournit une fonctionnalité de remplissage automatique pratique pour remplir facilement les cellules. Tu peux entrer quelques éléments dans une liste, comme les mois de l'année, et ajoutez les éléments restants en les faisant glisser. La saisie automatique vous aide également
Remplissage de motif: saisissez (au moins) deux éléments de liste, sélectionnez la cellule contenant le second, puis utilisez la poignée de recopie (signe plus sur la bordure de la cellule) pour faire glisser les cellules restantes. A titre d'exemple, vous pouvez saisir janvier et février, lundi et mardi, ou encore A et B. Ensuite, remplissez le reste des cellules !
Remplissage de formule: Sélectionnez la cellule contenant la formule et utilisez la poignée de recopie pour faire glisser la formule vers les cellules restantes. Remarque: Si vous utilisez des références absolues plutôt que relatives, vous devrez ajuster les formules après les avoir remplies.
Conseil: Vous pouvez remplir les cellules restantes pour qu'elles correspondent au nombre de lignes déjà remplies en double-cliquant simplement sur la poignée de remplissage.
La saisie automatique est un énorme outil permettant de gagner du temps dans Microsoft Excel.
Copier depuis la barre d'état
La barre d'état en bas de l'application est utile pour visualiser des calculs rapides tels que la somme, la moyenne et le décompte. Mais avec un mise à jour vers Excel pour Windows en mars 2022, vous pouvez réellement copier ces calculs en un clic.
Bien que cette fonctionnalité soit encore en cours de déploiement auprès des utilisateurs et que vous ne la voyiez peut-être pas encore, c'est certainement une fonctionnalité à garder sur votre radar.
Étape 1: Tout d'abord, assurez-vous que les calculs sont marqués afin qu'ils apparaissent dans la barre d'état. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'état et sélectionnez chacune pour placer une coche à côté d'elle.
Étape 2: Sélectionnez les cellules pour afficher le calcul souhaité dans la barre d'état.
Étape 3: Ensuite, sélectionnez la valeur calculée dans la barre d'état. Cela le place dans votre presse-papiers.
Étape 4: Vous pouvez ensuite coller la valeur dans votre feuille de calcul ou dans une application complètement différente.
La possibilité de copier des valeurs directement à partir du presse-papiers vous évite d'avoir à saisir manuellement une formule ou une fonction, tout en obtenant le résultat dont vous avez besoin, plus rapidement que jamais !
Vous en voulez encore plus? Jetez un oeil à ces supplémentaires Conseils Excel pour maîtriser votre feuille de calcul.
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