Mettez en place des règles complexes avec plusieurs conditions ou exceptions pour gérer votre messagerie.
Une boîte de réception de courrier électronique occupée peut rapidement se remplir d'un mélange de messages urgents et importants ou complètement hors de propos et insignifiants. Une façon de trier les e-mails de l'ivraie consiste à définir des règles qui filtrent automatiquement les messages dans différents dossiers au fur et à mesure qu'ils arrivent dans votre boîte de réception. Outlook propose de nombreuses options de règles pour filtrer les messages par mots clés, expéditeur, objet, compte ou champ d'adresse. L'une des règles de filtrage les plus couramment utilisées détourne les e-mails d'une personne ou d'un groupe de personnes spécifique - par exemple votre patron, un client ou les membres d'une équipe de projet - de la boîte de réception vers un dossier dédié. Utilisez la fonctionnalité Règles et alertes dans Outlook 2013 pour filtrer et organiser vos e-mails automatiquement.
Étape 1
Cliquez sur l'onglet "Fichier".
Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans le ruban du menu principal à partir de n'importe quel écran dans Outlook.
Vidéo du jour
Étape 2
Sélectionnez « Gérer les règles et les alertes ».
Sélectionnez le bouton « Gérer les règles et les alertes » sur l'écran d'informations.
Étape 3
Cliquez sur "Nouvelle règle".
Cliquez sur le bouton "Nouvelle règle" dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Vous pouvez également modifier les paramètres des règles existantes à partir de cette boîte de dialogue.
Étape 4
Choisissez un modèle de règle.
Sélectionnez votre modèle de règle préféré dans la liste de la section "Sélectionner un modèle" de la boîte de dialogue Assistant de règles. Outlook propose des modèles de règles couvrant de nombreuses tâches de filtrage des e-mails. L'une des règles les plus utilisées filtre les messages d'une personne ou d'un groupe de personnes vers un dossier spécifique. Sélectionnez « Déplacer les messages d'une personne vers un dossier », puis cliquez sur le lien « personnes ou groupe public » souligné dans le volet de description de la règle.
Étape 5
Sélectionnez un contact.
Double-cliquez sur chaque contact dans votre carnet d'adresses Outlook pour les ajouter au champ "De". Cliquez sur le bouton "OK".
Étape 6
Spécifiez un dossier.
Cliquez sur le lien du dossier « spécifié » dans le volet de description de la règle dans la boîte de dialogue Assistant de règles.
Étape 7
Sélectionnez le dossier.
Cliquez pour sélectionner le dossier Outlook que vous souhaitez utiliser pour stocker les messages filtrés par la règle. Le volet « Choisir un dossier: » affiche tous les dossiers Outlook disponibles. Cliquez sur le bouton "OK".
Étape 8
Cliquez sur Suivant."
Vérifiez les paramètres de vos règles. Vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes ou modifier la destination du dossier en cliquant sur ces liens dans le volet de description de la règle. Cliquez sur "Suivant" lorsque vous êtes prêt à continuer.
Étape 9
Sélectionnez les conditions de règle.
Cliquez pour sélectionner les autres conditions que vous souhaitez inclure dans la règle; par exemple, l'activation de la case à cocher « envoyé uniquement à moi » signifie qu'Outlook n'appliquera la règle qu'aux e-mails envoyés à vous seul.
Étape 10
Sélectionnez les exceptions aux règles.
Sélectionnez les exceptions à votre règle; par exemple, opter pour "sauf si envoyé uniquement à moi" signifie qu'Outlook ne suivra pas la règle des e-mails qui vous sont envoyés uniquement. De nombreuses exceptions et conditions incluent des actions configurables. Par exemple, si vous sélectionnez l'exception « sauf si le sujet contient des mots spécifiques », cliquez sur le lien « mots spécifiques » souligné et sélectionnez les mots à ajouter à la règle. Cliquez sur le bouton "Suivant".
Étape 11
Ajoutez un nom de règle.
Saisissez un nom pour la règle dans le champ approprié. Cliquez pour sélectionner « Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception » si vous souhaitez appliquer la règle à tous les messages existants de la boîte de réception. Cliquez sur le bouton "Terminer" pour terminer la configuration et quitter l'assistant de règles.
Étape 12
Appliquer les modifications.
Sélectionnez « Appliquer » puis « OK » pour mettre en œuvre la règle et quitter la fenêtre de dialogue Règles et alertes.
Conseil
Outlook propose également une option de filtre pour vous aider à rechercher dans vos e-mails des messages en fonction de critères spécifiques tels que la date de réception, l'état d'importance ou s'il y avait une pièce jointe. Cliquez sur l'onglet « Accueil », cliquez sur « Filtrer les e-mails » dans le groupe d'outils de recherche, puis sélectionnez votre filtre de recherche d'e-mails préféré dans la liste déroulante.
Le filtre de courrier indésirable d'Outlook déplace automatiquement les messages de spam suspectés vers le dossier Courrier indésirable. Vous pouvez ajuster ces paramètres pour bloquer les expéditeurs ou ajouter des expéditeurs à une liste sécurisée. Allez dans "Accueil", "Courrier indésirable" puis "Options de courrier indésirable" pour vérifier et modifier les paramètres de courrier indésirable d'Outlook.
