Comment planifier des vacances dans Outlook

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Ouvrez le calendrier dans Outlook 2013, faites glisser le curseur sur les jours où vous serez en vacances et cliquez avec le bouton droit sur le bloc de temps en surbrillance. Alternativement, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Nouveau rendez-vous" et entrer les heures de début et de fin dans les menus appropriés.

Tapez « Vacances! » ou un autre titre applicable pour votre temps libre dans la case « Sujet ». Entrez un emplacement si vous le souhaitez dans la case "Emplacement". "Hawaii" fonctionne toujours bien, même si vous ne restez qu'une semaine à la maison pour regarder Netflix.

Cliquez sur la case « Afficher en tant que » située dans le groupe Options sous l'onglet Rendez-vous et sélectionnez « Absent du bureau » pour permettre à toutes les personnes ayant accès à votre calendrier de voir quand vous serez absent. Cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour finaliser vos projets de vacances - du moins en ce qui concerne votre calendrier Outlook.

Cliquez sur le menu "Fichier" dans Outlook 2013 et sélectionnez "Réponses automatiques (absence du bureau)". Si cette option n'est pas disponible, vous n'avez pas de compte Microsoft Exchange. La fenêtre Réponses automatiques s'ouvre.

Cliquez sur l'option "Envoyer des réponses automatiques". Notez que l'onglet "Dans mon organisation" est sélectionné.

Cliquez sur le grand champ de texte et saisissez le message que vous souhaitez envoyer à tous les membres de votre organisation pendant votre absence. Cela devrait normalement inclure la date de votre retour. Si quelqu'un vous remplace pendant votre absence, vous pouvez inclure les coordonnées de cette personne ou vos coordonnées d'urgence si vous le souhaitez. Utilisez les options de formatage au-dessus du champ de texte pour personnaliser le formatage comme vous le feriez pour n'importe quel e-mail.

Cliquez sur l'onglet "En dehors de mon organisation" si vous souhaitez qu'Outlook réponde également automatiquement aux personnes qui ne travaillent pas dans votre entreprise. Cliquez sur l'option « Réponse automatique aux personnes extérieures à mon organisation ». Sélectionnez l'option « Mes contacts uniquement » ou « Toute personne extérieure à mon organisation ». Le texte que vous avez utilisé pour les réponses automatiques au sein de votre organisation apparaît automatiquement dans le champ de texte du message. Modifiez ce message comme vous le souhaitez ou supprimez-le et rédigez un autre message.

Cliquez sur les menus « Heure de début » et « Heure de fin » pour sélectionner la date et l'heure de votre départ en vacances et le moment où vous retournerez au bureau. Outlook enverra votre réponse automatique pendant cette période.

Désactivez les réponses automatiques si vous revenez plus tôt en cliquant sur le menu "Fichier", puis en cliquant sur le bouton "Désactiver" sous l'option Réponses automatiques.

Cliquez sur le bouton "Nouvel e-mail" dans Outlook 2013. Tapez un titre approprié dans la ligne "Objet", comme "Absent cette semaine", puis tapez un message d'absence du bureau dans le champ "Message".

Sélectionnez "Enregistrer sous" dans le menu Fichier. Cliquez sur le menu "Enregistrer en tant que type" et sélectionnez "Modèle Outlook". Par défaut, le titre du fichier est le même que votre ligne d'objet, mais vous pouvez le modifier si nécessaire. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Cliquez sur le bouton "Règles" situé dans l'onglet Accueil du ruban. Sélectionnez « Gérer les règles et les alertes » dans le menu déroulant. La fenêtre Règles et alertes s'ouvre.

Cliquez sur le bouton "Nouvelle règle". Cela ouvre l'assistant de nouvelles règles. Cliquez sur l'option "Appliquer les règles aux messages que je reçois" située dans la section Démarrer à partir d'une règle vide. Cliquez sur Suivant." Une liste d'options apparaît pour filtrer qui devrait ou ne devrait pas recevoir votre message d'absence du bureau. Par exemple, vous pouvez spécifier que le message est envoyé uniquement aux messages lorsque votre nom est dans le "À" champ et non le champ "CC", ou vous pouvez spécifier que la réponse est envoyée uniquement aux messages avec un haut importance.

Sélectionnez les options pour déterminer qui reçoit ou non la réponse automatique. Si vous laissez les options vides, la réponse automatique est envoyée à tous ceux qui vous envoient un e-mail. Cliquez sur Suivant."

Cliquez sur l'option « Répondre à l'aide d'un modèle spécifique » dans la section Étape 1, puis cliquez sur le lien « un modèle spécifique » dans la section Étape 2. Une fenêtre de navigation s'ouvre. Cliquez sur le menu « Rechercher dans » et sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers », puis double-cliquez sur le modèle de message de réponse automatique que vous venez de créer il y a quelques minutes.

Cliquez sur le bouton "Suivant", vérifiez vos choix et cliquez à nouveau sur "Suivant". Cliquez sur "Terminer". Laissez Outlook en cours d'exécution sur votre ordinateur. Si l'ordinateur se met en veille, s'éteint ou si Outlook est fermé, le message de réponse automatique ne sera envoyé à personne.

Appuyez sur l'icône "Rechercher" sur l'écran de démarrage de Windows 8.1, tapez "veille" et sélectionnez "Paramètres d'alimentation et de veille". Cliquez sur le menu "Veille" et sélectionnez "Jamais". Sur un ordinateur portable, cela n'est disponible que dans la section « Lorsque branché, éteignez-le après » menu.

Désactivez la réponse automatique lorsque vous revenez de vacances en revenant à l'option « Gérer les règles et les alertes » à partir du bouton Règles. Cliquez sur la coche à côté de la règle pour désactiver la réponse automatique et cliquez sur « Appliquer ». N'oubliez pas de remettre le paramètre de veille de votre ordinateur à la normale.

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