Google Docs est déjà l'un des outils collaboratifs les plus populaires, et Google étend désormais ses capacités au courrier électronique. Collaborer sur des e-mails n’est probablement pas la première chose dont vous pensez avoir besoin, mais Google y est quand même parvenu.
Fondamentalement, Google Workspace vous permet désormais de travailler sur des e-mails aux côtés d'autres personnes sans jamais quitter Google Docs.
La société a détaillé le changement dans un court article de blog aujourd'hui. Cela commence soit par un clic droit sur un espace vide dans un document Google et en tapant « e-mail », soit en cliquant en haut sur Insérer > Blocs de construction > Brouillon d'e-mail. Cela fait apparaître un tableau contenant des champs de courrier électronique familiers tels que À, Cc, Cci, Objet et corps.
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Vous pouvez mentionner des personnes dans les champs des destinataires en utilisant le symbole « @ » pour saisir leur nom. Cela vous évite d’avoir à mémoriser leurs adresses e-mail. Les participants au document Google peuvent collaborer sur le corps de l'e-mail comme s'il s'agissait d'un document normal, notamment en utilisant des commentaires et des suggestions. Une fois la modification terminée, il y a un petit logo Gmail « M » à côté du tableau de courrier électronique qui, une fois cliqué, fera apparaître une véritable fenêtre de rédaction Gmail avec tous les champs automatiquement remplis.
Il s’agit d’une petite mise à jour, mais qui pourrait faire une énorme différence dans un environnement d’entreprise. Imaginez devoir rédiger un e-mail important destiné à un cadre supérieur qui pourrait faire la différence en millions de dollars de financement. Les personnes qui ne sont pas particulièrement douées pour rédiger des e-mails professionnels pourraient demander à quelqu'un de modifier et de critiquer l'e-mail en temps réel avant son envoi. Cela pourrait également épargner à de nombreuses personnes l’embarras d’envoyer des e-mails à la mauvaise personne.
Google améliore régulièrement Workspaces dans le but de conserver la tête il l’a sur Office 365 de Microsoft. Les deux sociétés ont échangé des coups tout en essayant de gagner des parts de marché dans un environnement de travail de plus en plus changeant.
La semaine dernière, Google a déployé changements dans la façon dont il affiche les notifications de commentaires pour empêcher le phishing. L’adresse e-mail complète de la personne est répertoriée lorsque vous êtes mentionné, afin que vous sachiez exactement qui apporte les modifications. Microsoft aussi a augmenté ses mesures de sécurité pour Teams en rendant plus difficile aux pirates informatiques d'utiliser des sites Web de phishing pour voler vos données personnelles.
La collaboration par courrier électronique dans Google Docs sera déployée progressivement à partir d'aujourd'hui, avec un « déploiement étendu » à partir du 22 mars. Tous les clients Google Workspace et G Suite pourront utiliser la nouvelle fonctionnalité.
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