Comment utiliser Google Drive

Google Drive est une solution de stockage cloud avec 15 Go de stockage disponible pour les forfaits gratuits et payants, ainsi qu'un stockage et des fonctionnalités supplémentaires. Google Drive est une option conviviale grâce à son interface simple et son intégration avec Google Docs.

Si vous débutez avec Google Drive, consultez le guide suivant pour savoir comment créer un compte, télécharger et télécharger des documents, partager vos fichiers et tirer le meilleur parti du service.

Commencer

Accéder à Google Drive

Étape 1: Si vous n’en avez pas déjà un, vous devrez obtenir un compte Google avant de continuer avec Drive. L’inscription est gratuite et cela vous donnera un accès fluide et synchronisé à tous les services de Google. Vous devrez payer des frais si vous souhaitez plus de 15 Go de stockage, mais que vous choisissiez de le faire n'affectera pas votre capacité à utiliser le service. Téléchargement

Google Chrome Cela ne fait pas de mal non plus, étant donné que le navigateur Web populaire propose plusieurs extensions et outils qui s'intègrent bien à Drive.

Étape 2: Une fois inscrit (ou connecté à votre compte existant), vous pouvez accéder à Drive via votre navigateur ou l'application mobile dédiée, actuellement disponible pour les deux Android et IOS.

Navigation

Une fois connecté à Drive, cliquez sur le signe plus multicolore Nouveau bouton dans le coin supérieur gauche ou Mon disque, qui est situé vers le centre de l’écran. Dans l'application mobile, appuyez sur le cercle avec le signe plus dans le coin inférieur droit. Cela ouvre un menu qui vous permettra de créer ou de télécharger un fichier sur Drive. Vous pouvez créer une feuille de calcul, un document Word, un diaporama, un formulaire, un dessin et bien d'autres choses via des applications tierces.

Nous n’entrerons pas ici en détail sur la façon d’utiliser chacun de ces programmes gratuits, mais voici quelques conseils pour apprendre à utiliser ces services rapidement :

Astuce 1: Les boutons de Drive sont assez simples, mais si vous n'êtes pas sûr de ce que l'on fait, survolez-les simplement avec votre souris. Une fenêtre contextuelle devrait apparaître pour expliquer la fonction du bouton.

Conseil 2: Si vous avez déjà utilisé Microsoft Office, c'est-à-dire Excel, Word ou PowerPoint, les logiciels Sheets, Docs et Slides de Google devraient vous sembler familiers. Ils fonctionnent de la même manière et sont sans doute plus intuitifs. Vous ne trouverez pas autant de fonctionnalités avancées que dans les logiciels de Microsoft, mais Drive est gratuit, il faut donc s'y attendre.

Conseil 3: Pendant que tu peux aller à la primaire Documents, Feuilles, ou Diapositives page pour voir tous les fichiers de ce type en un seul endroit, la création de dossiers pourrait être un meilleur moyen de rester organisé. Pour créer un dossier, cliquez sur le Nouveau dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Dossier, et nommez le répertoire du fichier. Ensuite, faites simplement glisser votre ou vos fichiers dans le dossier de votre choix depuis la page principale de Drive.

Vous pouvez également marquer les fichiers auxquels vous souhaiterez accéder plus tard en cliquant sur Ajouter une étoile dans le menu de cet élément, mais gardez à l’esprit qu’ils ne peuvent être consultés que par la personne qui les a ajoutés et non par celles avec qui vous avez partagé un élément particulier.

Conseil 4: Une autre façon de trouver rapidement un élément dans votre Drive consiste à utiliser l'icône Rechercher dans Drive fonction. En haut de chaque page se trouve un champ dans lequel vous pouvez rechercher un fichier en utilisant son nom ou son type. Si vous appuyez sur la flèche orientée vers le bas dans ce champ ou Plus d'outils de recherche, vous pouvez spécifier encore plus et rechercher des fichiers en fonction de critères spécifiques, tels que la date ou la personne avec qui vous avez partagé le fichier.

Tirer le meilleur parti de Google Drive

Téléchargement et partage de documents

Pour importer un document dans Drive, cliquez sur l'icône Télécharger des fichiers ou Téléchargement de fichiers bouton sous Nouveau ou Mon disque, puis sélectionnez un fichier sur votre ordinateur. Drive est idéal pour un usage personnel, mais ce qui le distingue des autres services cloud, ce sont ses puissants outils de collaboration. Si vous devez travailler à distance avec quelqu'un sur un projet, vous pouvez partager un document avec lui et apporter des modifications ensemble en temps réel.

Pour partager un document après l'avoir créé, cliquez sur l'icône Partager dans le coin supérieur droit, ajoutez vos collaborateurs en utilisant leurs adresses e-mail, puis cliquez sur le bouton bleu Fait bouton. Une fois l’accès accordé, le document devrait apparaître sous le Partagé avec moi dans leur tableau de bord Drive, et un lien vers le document partagé sera également envoyé dans leur boîte de réception e-mail.

Vous pouvez utiliser le lien partageable au bas de la Partager avec des personnes et des groupes menu pour envoyer le fichier par SMS ou par un autre service de messagerie. Cliquez simplement sur Copier le lien au bas de ce menu.

Lorsque vous êtes dans un document partagé, vous pouvez voir qui d'autre le modifie actuellement en regardant dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Les noms des collaborateurs seront affichés dans différentes couleurs (ou avec la photo de leur compte), afin que vous puissiez les distinguer rapidement. Passez simplement votre curseur sur n’importe quelle couleur pour voir qui elle représente.

Téléchargement de documents et accès aux fichiers hors ligne

Une autre fonctionnalité utile de Drive est la possibilité d'afficher et de modifier des fichiers même si vous n'avez pas accès à Internet. Il vous suffit de télécharger le Google Documents hors ligne extension pour Google Chrome. Une fois téléchargé - et activé dans votre Paramètres du lecteur — vous pouvez accéder à des fichiers spécifiques (Docs, Sheets et Slides) même lorsque vous voyagez ou sans Internet pendant quelques heures. Un cercle gris traversé par un éclair apparaîtra à côté du nom de votre fichier dans la fenêtre du fichier, vous permettant de savoir quand vous êtes hors ligne.

L’un des inconvénients, cependant, est que vous ne pouvez accéder qu’aux fichiers que vous avez créés et que vous n’avez partagés avec personne. Vous devez également avoir déjà ouvert Google Drive dans votre navigateur pour ce faire. Les données sont également accessibles hors ligne via l'application mobile, à condition que vous ayez activé la fonction dans Paramètres préalablement.

Ajouter plusieurs collaborateurs via un groupe Google

Si vous souhaitez partager un document avec un grand groupe de personnes, vous pouvez éviter de saisir chaque adresse e-mail individuellement en partageant le document avec un groupe entier. Groupe Google. Chaque personne de ce groupe (ainsi que les personnes ajoutées au groupe ultérieurement) aura alors accès à tout ce que vous avez partagé.

Partager plusieurs fichiers à la fois

Besoin de partager plusieurs fichiers en même temps? Plutôt que de partager chaque fichier individuellement, vous pouvez les déplacer dans un dossier et partager ce dossier. Toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le dossier auront accès à toutes les données qu'il contient.

Conversion de documents créés avec d'autres programmes

Si vous avez créé un fichier de document dans un autre programme mais que vous devez le convertir en Google Drive, vous avez de la chance. Vous pouvez effectuer la modification rapidement, à condition que les documents soient correctement formatés. Après l'avoir déplacé vers Google Docs, vous pouvez immédiatement partager le fichier avec n'importe quel collaborateur. Pour commencer, téléchargez votre fichier sélectionné. O. Stylo-le dans Drive et un écran d’aperçu du document apparaîtra. Sélectionnez Ouvrir avec dans le bouton du menu déroulant. En fonction du type de fichier, Google peut automatiquement proposer des suggestions sur le programme avec lequel l'ouvrir. Faites une sélection dans la liste et convertissez le fichier au format Google Docs. Vous trouverez ci-dessous les formats de fichiers que vous pouvez actuellement convertir dans Google Drive.

Revenir à une ancienne version d'un document

L’un des inconvénients les plus importants des projets collaboratifs est qu’il peut être difficile de retrouver la modification d’un collaborateur et de la corriger s’il fait une erreur. Cela peut être fastidieux à réaliser sur des fichiers en direct où plusieurs personnes peuvent apporter des modifications simultanément. Google a fait des progrès significatifs pour minimiser le problème pour les collaborateurs. Drive enregistre chaque version mise à jour de vos documents pendant 30 jours ou 100 révisions, selon la première éventualité. Cette fonctionnalité de sauvegarde automatique facilite le retour à une ancienne version d'un fichier, même si vous devez y revenir plusieurs fois.

Pour récupérer une version précédente de votre document, ouvrez le fichier que vous souhaitez modifier. Cliquez sur Déposer et Historique des versions, Alors choisi Voir l'historique des versions. Un nouvel écran s’ouvrira et une barre apparaîtra sur le côté droit du document. Cette barre est la clé: elle listera toutes les révisions précédentes par ordre chronologique. Cliquez sur l’un d’entre eux pour obtenir un aperçu de cette révision. Lorsque vous trouvez la correction à laquelle vous souhaitez revenir, cliquez sur le bouton bleu Restaurer cette version » qui apparaît en haut de l’écran et il changera immédiatement. Cet historique des révisions est également utile car il montre exactement qui a apporté quelles modifications. Si vous remarquez qu'une personne a tendance à être plus problématique, vous pouvez modifier ses droits d'édition en droits de lecture seule.

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