Vos e-mails doivent être polis, mais pas rigides et guindés.
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Bien que le courrier électronique ne soit pas aussi formel qu'une lettre commerciale papier, il n'est pas non plus aussi décontracté que de discuter avec des amis. Même si le courrier électronique existe depuis des années, l'étiquette pour l'utiliser correctement n'est pas toujours claire. Pour donner le bon ton à l'e-mail que vous envoyez, vous avez besoin du bon message d'accueil.
Lettres professionnelles
Dans la messagerie professionnelle, il vaut mieux pécher par excès de formalité. Avec quelqu'un à qui vous n'avez jamais envoyé d'e-mail, utilisez son titre officiel: « Cher Dr Smith » ou « Chère Mme Jones », par exemple. « Cher » est beaucoup moins utilisé dans les messages d'accueil par e-mail qu'auparavant, mais les experts en étiquette le recommandent toujours pour un premier contact professionnel. Si le destinataire ne vous connaît pas du tout, faites suivre le message d'accueil d'une introduction: qui vous êtes et pourquoi vous la contactez.
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Vêtement décontracté
Si l'autre partie vous accueille par e-mail par votre prénom, ou vous demande d'utiliser son prénom, vous êtes en sécurité sur la base du prénom. Réservez une ouverture décontractée comme « bonjour » pour les collègues que vous connaissez très bien et avec lesquels vous êtes à l'aise. Même dans un e-mail occasionnel, assurez-vous que le nom de l'autre partie est correctement orthographié. Si vous envoyez plusieurs e-mails dans un seul fil de discussion, seuls les premiers ou les deux premiers nécessitent une salutation.
Envoi de masse
Si vous envoyez un message à plusieurs personnes, le premier e-mail a toujours besoin d'une salutation: "Cher Tom, Dick et Mary", par exemple. Si vous avez trop de destinataires pour lister tous leurs noms, "Chère équipe" est une alternative pratique. Comme pour les destinataires individuels, si vous échangez des e-mails, vous pouvez arrêter d'utiliser les salutations après la première lettre.
Courrier personnel
Vous avez beaucoup plus de flexibilité lors de la rédaction d'un e-mail personnel. Le prénom ou un simple « salut » ou « bonjour » conviennent, à moins que vous ne sachiez que le destinataire a une forte préférence. Un e-mail occasionnel peut abandonner "chère" en toute sécurité, car il semble souvent guindé. Même dans un e-mail intime, "cher" peut ressembler plus à une formalité qu'à une expression sincère. Utiliser le nom de la personne ou quelque chose de plus extravagant, comme « mon cher », peut mieux fonctionner.
Lignes d'objet
En plus de votre message d'accueil, faites attention à votre ligne d'objet. C'est la première chose que le destinataire va voir, alors vous voulez qu'elle sache sur quoi vous lui écrivez. Ne le laissez jamais en blanc et n'utilisez jamais une ligne d'objet trompeuse pour attirer l'attention. N'y mettez surtout jamais "Urgent" si le problème n'est pas vraiment urgent.
