Gardez une trace des absences et des retards de vos étudiants avec une liste de présence des étudiants dans Microsoft Access. Microsoft Access fournit de nombreuses options pour créer une variété de tables, de requêtes et de rapports. Créez une liste de présence simple en utilisant des tables et des relations. Créez deux tables qui contiendront des informations sur les étudiants et les informations de présence, et connectez-les à l'aide de champs de recherche. En utilisant un système à deux tables, vous réduirez la redondance et améliorerez l'efficacité. Au lieu de saisir un nom complet pour chaque enregistrement, le champ de recherche se complète automatiquement après que vous ayez saisi quelques lettres.
Étape 1
Créez un tableau « Étudiants » en cliquant sur l'onglet « Créer » du ruban en haut de la page et en sélectionnant « Tableau ». Dans "Design View", créez de nouveaux champs pour les noms des étudiants, l'année, les numéros de téléphone et tout autre élément important lié aux étudiants informations. À moins que les étudiants n'aient des numéros d'identification d'étudiant uniques, conservez le champ « ID » par défaut comme clé primaire.
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Étape 2
Enregistrez le tableau sous le nom « Etudiants » en cliquant sur CTRL+S. Basculez vers « Affichage de la feuille de données » en cliquant sur le bouton « Affichage » sur le ruban et en sélectionnant « Affichage de la feuille de données ». Tapez tous les noms des étudiants et leurs coordonnées dans le tableau. Étant donné que ce tableau ne contient que des informations de base sur les étudiants, ne saisissez aucune date ou information de présence.
Étape 3
Créez une table "Présence" en cliquant sur l'onglet "Créer" du ruban et en sélectionnant "Table". Conservez le champ "ID" par défaut comme clé primaire. Basculez vers « Design View » et créez un nouveau champ intitulé « Student » et sélectionnez « Lookup Wizard » sous le type de champ.
Étape 4
Définissez l'option de recherche de votre domaine avec « données d'une autre table » et sélectionnez la table « Elèves » lorsque invité dans "l'assistant de recherche". Choisissez le "Nom de l'étudiant" comme champ de recherche et définissez l'ordre de tri sur Ascendant. Complétez l'"Assistant de recherche" et nommez le champ "Étudiant".
Étape 5
Créez un champ « Présence » et sélectionnez à nouveau « Assistant de recherche » pour le type de données. Cette fois, choisissez l'option "tapez les champs que je veux" pour définir quelques choix de champs. Saisissez les options suivantes: excusé, non excusé, en retard et présent.
Étape 6
Créez un champ "Date" et définissez le type de données sur "Date/Heure" et créez un champ "Notes" et définissez le type de données comme "texte." Enregistrez le tableau en cliquant sur CTRL + S et passez en " Mode feuille de données ". Examinez et testez le tableau dans "Fiche technique Vue."
Conseils et avertissements
- Personnalisez les tableaux en fonction de vos besoins en ajoutant de nouveaux champs spécifiques à votre utilisation, tels que Grade, Parent Name et Address.
