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Les tableurs offrent aux utilisateurs d'ordinateurs un moyen pratique de collecter, de suivre et de rapporter des données. En utilisant un certain nombre de fonctions puissantes, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement assembler des rapports complets et jeter les bases d'une analyse avancée. Malgré ces avantages, les feuilles de calcul comportent plusieurs inconvénients qui créent des défis pour les inexpérimentés et empêchent les utilisateurs d'utiliser efficacement le logiciel.
Les tableurs offrent une bibliothèque complète de fonctions intégrées, et les utilisateurs qui ont besoin de fonctionnalités supplémentaires plus avancées peuvent même programmer leurs propres fonctionnalités. Cependant, la plupart des fonctions incluses dans de puissantes applications de tableur comme Microsoft Excel nécessitent que l'utilisateur connaisse et entre manuellement de nombreuses formules complexes. Selon le site Web officiel de Microsoft, les utilisateurs de feuilles de calcul Excel peuvent sélectionner des fonctions de base à partir d'icônes en haut de la vue feuille de calcul, mais les utilisateurs doivent appeler des fonctionnalités plus avancées en saisissant manuellement une formule ou une commande dans une feuille de calcul cellule. Les utilisateurs qui ont besoin d'un niveau de fonctionnement plus élevé peuvent utiliser le propre langage de programmation de Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), pour créer la fonctionnalité, selon la référence Excel de Microsoft site Internet; pour répondre à ce besoin et effectuer cette tâche, les utilisateurs doivent avoir une certaine familiarité avec le langage VBA.
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Confusion d'utilisation
Les applications de tableur peuvent sembler quelque peu intimidantes pour les utilisateurs non initiés, et cette apparence initiale écrasante peut amener les utilisateurs à utiliser les applications à des fins non prévues. Selon le Département de la pêche et de la faune de l'Oregon, les utilisateurs doivent utiliser des tableurs uniquement pour fins de compilation et d'analyse de données à court terme, et non pour le stockage de données à long terme que de nombreux utilisateurs tentative. De plus, certaines utilisations des tableurs, notamment le tri et le partage de données, sont mieux gérées dans les bases de données; le Département de la pêche et de la faune de l'Oregon indique spécifiquement que les feuilles de calcul offrent un tri, une interrogation et partager des capacités tandis que les programmeurs conçoivent des applications de base de données telles que Microsoft Access et Apple Filemaker pour les servir fins. Étant donné que de nombreux utilisateurs ne connaissent toujours pas les fonctionnalités des feuilles de calcul, ils peuvent continuer à utiliser des feuilles de calcul de manière inefficace pour ces fonctions de base de données.
Limites des fonctions simples
Bien que les tableurs puissent facilement effectuer des calculs très avancés et très complexes, les progiciels limitent ou omettent souvent les fonctionnalités simples. Selon l'Université Murdoch, les feuilles de calcul n'ont pas la capacité de calculer des équations algébriques simples, et les feuilles de calcul les utilisateurs peuvent rencontrer des défis importants lorsqu'ils tentent de représenter graphiquement une fonction qui comprend de nombreux variables. De nombreux utilisateurs tentent également de saisir de courtes descriptions ou de saisir des données textuelles dans les cellules d'une feuille de calcul; étant donné que les feuilles de calcul tournent presque exclusivement autour des chiffres plutôt que des lettres, les fonctions de traitement de texte simples peuvent ne pas exister. L'absence de fonctions de traitement de texte telles que la vérification orthographique et la mise en forme des paragraphes peut créer des problèmes pour les utilisateurs qui saisissent des quantités considérables de texte, intègrent de la documentation ou souhaitent créer une feuille de calcul élaborée en-têtes.
