Nommez et créez une nouvelle base de données à partir de la commande "Nouveau" de l'onglet "Fichier". Sélectionnez l'onglet "Accueil", et une nouvelle table est ouverte. Basculez vers « Vue Conception ».
Saisissez le nom de la « Clé primaire » dans la colonne « Nom du champ » sur la ligne 1. "ID" est la valeur par défaut avec un "AutoNumber" dans la colonne "Data Type". Celui-ci peut être conservé ou remplacé par un autre identifiant d'enregistrement unique, tel qu'un numéro d'identification d'employé ou un numéro de sécurité sociale. Le « Type de données » peut être conservé en tant que « Numéro automatique » ou remplacé par une entrée manuelle, tant que la propriété « Indexé » est définie sur « Oui (pas de doublons) ».
Créez des champs pour toutes les informations requises des nouveaux employés. Cela comprend: 1. Prénom et nom, initiales ou deuxièmes prénoms, si désiré 2. Adresses domiciliaires et adresses postales 3. Numéros de téléphone au travail, à la maison et mobile 4. Nombre de déductions pour la retenue d'impôt fédérale et étatique 5. Numéro de sécurité sociale 6. Permis de conduire ou autre numéro d'identification d'État 7. Une case à cocher garantissant que l'éligibilité à la « preuve d'emploi » a été vérifiée 8. Une zone de texte pour enregistrer les documents vérifiés 9. Date officielle de début d'emploi 10. Date officielle de cessation d'emploi (à remplir au départ de l'employé) 11. Taux de salaire 12. Titre du poste et autres informations souhaitées par l'employeur Les curriculum vitae et les candidatures peuvent être numérisés et joints au dossier, si désiré
Attribuez un type de données à chaque champ en définissant les propriétés requises pour formater les nombres, définissez le nombre de caractères autorisés dans un champ et déterminez si les données doivent être indexées. Lors de la construction d'une base de données, il est également prudent d'ajouter une description de champ définissant son objectif, une action pour accélérer la mémoire plus tard lorsque la base de données doit être modifiée ou révisée.
Sélectionnez l'onglet "Créer" et cliquez sur le bouton "Formulaire" dans le groupe "Formulaire". Ajoutez tout ou partie des champs au formulaire et enregistrez-le. Formatez les propriétés du champ pour qu'elles correspondent aux propriétés de la table. Enregistrez-le une fois de plus avant de revenir à "Form View" sur le bouton "View" de l'onglet "Accueil". Utilisez le formulaire pour la saisie des données.
Sélectionnez l'onglet "Créer" et cliquez sur le bouton "Rapport" dans le groupe "Rapport". Ajoutez tout ou partie des champs, puis passez en vue "Mise en page". Modifiez les largeurs de colonne et formatez les champs et les étiquettes. Modifiez les polices, les couleurs ou sélectionnez un design pré-formaté dans la liste déroulante "Design". Enregistrez le rapport. Le modèle de rapport vous permettra d'imprimer des rapports de paie.
Chiffrez la base de données pour plus de sécurité. Fermez la base de données, rouvrez en mode exclusif en utilisant la flèche vers le bas sur le bouton "Ouvrir" de la fenêtre "Ouvrir le fichier" et en sélectionnant "Ouvrir Exclusif." Cliquez sur l'onglet "Fichier", sélectionnez la commande Info, puis cliquez sur "Crypter avec mot de passe" sur le "Info" vitre. Lorsque la boîte de dialogue "Définir le mot de passe de la base de données" s'affiche, définissez un mot de passe et saisissez-le une deuxième fois pour vérification. Cliquez sur OK. La prochaine fois que la base de données s'ouvrira, le mot de passe sera requis. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe, tapez-le à nouveau dans la zone Vérifier, puis cliquez sur OK.
Conseil
Les mots de passe forts comportent un minimum de huit caractères et comprennent des chiffres, des lettres majuscules et minuscules, et un caractère spécial, tel que "!" ou "&." Utilisez les propriétés « Légende » pour donner aux champs un langage clair noms. Changer le nom de champ « Prénom » en « Prénom » semble plus professionnel sur les rapports. Il existe des progiciels de paie en ligne et prêts à l'emploi qui gèrent les calculs des cartes de pointage et des chèques de paie. Pour ce faire dans Access, il faut des compétences de programmation et une compréhension extrêmement sophistiquées au-delà du contenu d'un article de synthèse.
