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Microsoft Access est une application logicielle utilisée pour créer des bases de données. MS Access est fourni avec Microsoft Office Suite, mais peut être acheté séparément. Les bases de données MS Access stockent les données dans des tables et peuvent exister sous forme de fichier unique qui permet le stockage et la récupération de données de base. Chaque fichier de base de données est composé d'objets comprenant des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports.
Bases de données
Les bases de données remplissent la fonction de collecte, de gestion et de stockage des données. Les bases de données MS Access sont utilisées à des fins personnelles et/ou professionnelles, souvent pour le stockage de données de carnets d'adresses, d'informations sur les clients, de listes de diffusion ou de listes d'inventaire. Le rappel du contenu de la base de données est intuitif et peut être interrogé, imprimé ou publié sur Internet.
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les tables
Les tables MS Access sont les objets clés du fichier Access, car elles contiennent les données stockées dans la base de données. Les tableaux sont constitués de lignes et de colonnes et permettent la saisie directe de données dans leurs grilles. La ligne est l'enregistrement qui contient les données individuelles constituant un enregistrement individuel. Les colonnes, également appelées champs, sont constituées d'informations catégorisées. Par exemple, les champs sont des colonnes constituées d'informations catégorisées telles que des numéros de téléphone.
La ligne est l'enregistrement où le numéro de téléphone est entré. Les données sont triables et peuvent être filtrées. Les données d'Excel peuvent être importées ou coupées et collées dans un tableau Access. Un fichier peut contenir plusieurs tables, qui peuvent être liées via des requêtes, des rapports et des formulaires.
Création de tableaux
Il existe plusieurs manières de créer un tableau: en mode conception, à l'aide d'un modèle ou d'un assistant, ou en saisissant des données. L'utilisateur choisit la méthode qu'il souhaite utiliser en la mettant en surbrillance et en sélectionnant « Ouvrir » dans la boîte d'objet du fichier. Une fois qu'une table est créée, l'utilisateur peut entrer des données dans la table.
Après avoir entré le premier enregistrement et appuyé sur le bouton "Entrer", la ligne suivante apparaîtra pour la saisie des données d'un deuxième enregistrement et ainsi de suite. Une fois la saisie des données terminée, l'utilisateur fermera le tableau comme il le ferait pour n'importe quelle fenêtre. Le tableau est enregistré sous "Objets" et "Tableau" dans la liste d'objets du fichier. Lors de l'ouverture du fichier, la liste des objets apparaîtra toujours.
Assistant de tableau et modèles
Selon la version de MS Access, l'utilisation d'un assistant ou d'un modèle est le moyen le plus simple de créer une table prête pour la saisie de données. Dans MS Access 2007, les modèles de tableau sont des tableaux vides qui peuvent être utilisés tels quels ou personnalisés selon les besoins. Les modèles incluent les contacts, les tâches, les problèmes, les événements et les actifs. La table de contacts met en place une base de données pour les informations de contact telles que les listes de diffusion et les numéros de téléphone. Les colonnes sont facilement créées en les faisant glisser à partir d'une liste de champs suggérés.
Dans MS Access 2003 et versions antérieures, les assistants sont une fonctionnalité qui guide l'utilisateur du début à la fin dans la création de l'objet souhaité. En quelques clics, vous pouvez créer un tableau prêt pour la saisie de données. Bien que les champs de table de l'assistant soient prédéfinis, l'utilisateur a la possibilité de les modifier lors de l'utilisation de l'assistant et après la création de la table.
Personnalisation des tableaux
MS Access permet à l'utilisateur de personnaliser les champs, les données et la mise en forme d'un tableau. L'utilisateur a la possibilité de formater la police du tableau, la hauteur des lignes, la largeur des colonnes, geler et/ou masquer les colonnes. L'utilisateur a la possibilité de modifier les éléments clés de la table, tels que le renommage des champs de la table et la modification des enregistrements de la table à la volée depuis presque n'importe où dans l'application.
