Comment rendre le courrier électronique plus productif et moins stressant

Le courrier électronique est un outil de communication indéniablement utile, mais lorsqu’il est mal utilisé, il peut se transformer en un inducteur de stress permanent, chronophage et détournant l’attention, qui constitue plus un fardeau qu’un avantage. Si vous redoutez votre boîte de réception tous les jours, consultez cette liste de techniques professionnelles qui peuvent vous aider à inverser le script et à transformer le courrier électronique en l'outil de productivité qu'il est censé être.

Définissez (et diffusez) vos heures creuses

Pour empêcher les e-mails de s'infiltrer pendant les heures non travaillées de votre vie, c'est une bonne idée d'établir des heures creuses - pas seulement en vous engageant mentalement à ne pas consulter vos e-mails à certaines heures de la journée. la journée, ou même en activant les paramètres Ne pas déranger pour bloquer les notifications par e-mail (ce qui est également une bonne idée), mais en paramétrant également votre réponse d'absence du bureau pour qu'elle s'active après le travail heures. Cela aide à gérer les attentes et à établir des limites avec vos collègues, mais sans bloquer complètement les communications si quelque chose d'urgent survient.

Cela peut être un peu déroutant au début si vous avez l'habitude de consulter vos e-mails à toute heure de la journée, mais avec le temps, vous constaterez que vérifier vos e-mails à des heures spécifiques de la journée vous encourage à être plus concentré et efficace pendant le temps que vous avez bloqué désactivé.

Prenez le contrôle de la cadence

Tout comme ne pas consulter vos e-mails en dehors des heures d’ouverture, il n’est pas non plus idéal de vérifier constamment votre boîte de réception tout au long de la journée. Le courrier électronique ne doit pas être utilisé comme application de chat en temps réel: c’est ce que Slack et Équipes Microsoft sont pour. Ainsi, s’il n’est pas crucial pour vous de recevoir des e-mails immédiatement, il peut être judicieux d’ajuster les paramètres de votre boîte de réception afin que les nouveaux messages n’arrivent qu’à des heures prédéterminées. La plupart des clients de messagerie populaires de nos jours vous permettent de personnaliser la fréquence à laquelle votre boîte de réception récupère les nouveaux messages, et réduire la fréquence peut faire des merveilles pour votre productivité. En plus de rendre le courrier électronique moins distrayant, définir stratégiquement la cadence vous permet de bloquer plus efficacement des parties de votre emploi du temps pour la correspondance par courrier électronique.

Voici comment procéder Perspectives et Mail pour Mac.

Se désinscrire de manière agressive des listes

Les e-mails indésirables et non pertinents provenant des listes de diffusion sont une réalité ennuyeuse, mais si votre méthode pour les traiter consiste simplement à appuyer sur le bouton Supprimer, vous ne vous rendez pas service. Plutôt que de simplement supprimer ces messages, cela vaut la peine de prendre quelques secondes supplémentaires pour vous désinscrire complètement de la liste de diffusion. Cela prend un peu plus de temps, mais ces clics supplémentaires seront décuplés à l'avenir en vous évitant de devoir supprimer un nombre croissant d'e-mails indésirables qui encombrent votre boîte de réception.

Certains clients de messagerie modernes facilitent ce processus et détectent automatiquement les messages de la liste de diffusion et proposent un bouton de désabonnement facile à trouver. Mais même si votre client de messagerie ne dispose pas de cette fonctionnalité, cela vaut toujours la peine de faire défiler vers le bas du message et de rechercher manuellement un lien de désabonnement. Si tout le reste échoue et qu’il n’y a pas de lien de désabonnement, il vaut souvent la peine d’envoyer un e-mail de réponse courte qui demande clairement à l’expéditeur de « s’il vous plaît, retirez-moi de votre liste ».

Utiliser un outil de saisie semi-automatique

Suggestions de saisie semi-automatique (comme La rédaction intelligente de Gmail) sont sans doute l’une des meilleures fonctionnalités ajoutées aux logiciels de messagerie ces derniers temps. Si vous n'êtes pas familier, ils fonctionnent essentiellement en prédisant les mots et les phrases courants que vous avez tendance à utiliser, puis en les proposant sous forme de suggestions que vous pouvez saisir d'une seule touche. Les bons apprennent votre style d’écriture au fur et à mesure que vous les utilisez et peuvent devenir presque effrayants avec le temps.

Pour être parfaitement honnête, les suggestions de saisie semi-automatique ne vous feront probablement pas gagner plus de quelques minutes supplémentaires par semaine, mais elles peuvent fonctionner. des merveilles pour réduire l'effort mental nécessaire pour rédiger un e-mail, surtout si vous avez du mal à trouver la bonne façon de rédiger un e-mail quelque chose. Les suggestions peuvent également servir de rappel utile pour que les choses soient courtes et agréables.

Découvrez quand ignorer les e-mails et décrocher le téléphone

L’une des meilleures compétences en matière de courrier électronique que vous puissiez développer est la capacité de reconnaître quand le courrier électronique est – et, plus important encore, quand il ne l’est pas – la méthode de communication idéale à utiliser dans une situation donnée. Dans de nombreux cas, le courrier électronique est préférable car il est asynchrone, permet des réponses plus réfléchies et laisse une trace écrite, ce qui le rend idéal pour certains types de messages. Mais pour les conversations moins formelles, le courrier électronique n’est peut-être pas le meilleur moyen de communication. Chaque fois que votre communication n’a pas nécessairement besoin d’être enregistrée, il est souvent plus rapide et plus efficace d’envoyer un bref message Slack, ou même de décrocher le téléphone. Appeler des gens est parfois mal vu dans certaines situations de travail, mais lorsqu'il est utilisé de manière stratégique, les avantages (vitesse supplémentaire, clarté et capacité à utiliser le ton et l'inflexion pour transmettre des informations) l'emportent sur le frais.

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