Comment imprimer des étiquettes d'adresse dans Excel

Microsoft Excel est un excellent programme pour gérer les listes de diffusion. Les grandes listes de diffusion sont particulièrement faciles à gérer dans Excel tout en catégorisant et en organisant les contacts dans un format personnalisé.

Les formats Excel et CSV sont utilisés pour importer et exporter des listes de gestionnaires de messagerie, et les divisions de cellules signifient que vous pouvez séparer le nom, l'adresse et toute autre information pertinente dans des colonnes individuelles. Vous pouvez également choisir de placer l'intégralité du contact dans une seule cellule.

La flexibilité pour les utilisateurs expérimentés d'Excel est pratique, mais l'impression d'étiquettes directement à partir d'Excel n'est pas facile. Bien que le processus ne soit pas trop complexe, il n'est pas évident non plus et vous pouvez créer un désastre technique. L'utilisation d'un processus de publipostage est le moyen le plus efficace de configurer des étiquettes pour l'imprimante.

Le moyen le plus rapide et le plus efficace d'imprimer des étiquettes à partir de votre liste de diffusion Excel consiste à utiliser le processus de fusion et publipostage. Ce processus prend vos informations Excel organisées et compile chaque adresse dans une étiquette individuelle pour l'imprimante.

Bien que cela semble simple, il y a un hic. La feuille Excel doit être formatée selon une mise en page spécifique qui utilise des colonnes pour chaque catégorie. Si vous avez utilisé une méthode différente lors de la saisie des adresses, le reformatage prend du temps.

Idéalement, vous repartez à zéro et pouvez saisir chaque contact dans le bon format. Si vous avez déjà tout divisé en catégories, il se peut qu'elles ne nécessitent que de simples modifications et ajustements d'étiquettes pour répondre aux exigences de mise en forme.

Configurez la feuille de calcul Excel avec des en-têtes de colonne. Chaque colonne représente une catégorie spécifique. Créez une colonne séparée pour le prénom, le nom, l'adresse, la ville, l'état et le code postal.

Les informations pour chaque individu se trouvent dans une rangée horizontale. Utilisez l'orthographe exacte, les abréviations et les majuscules souhaitées dans chaque champ. Par exemple, utilisez NV au lieu de Nevada à moins que vous ne vouliez épeler le nom complet de l'état.

Pensez également à la façon dont vous voulez que les noms apparaissent sur les étiquettes. La façon dont vous stylisez les lettres est une question de préférence personnelle. Certaines personnes aiment mettre toutes les lettres en majuscule, tandis que d'autres ne mettent en majuscule que la première lettre de chaque mot.

Vous avez également la possibilité d'ajouter des colonnes selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez que la première ligne de l'étiquette lise le nom de l'entreprise, modifiez la première colonne pour refléter cette information.

Une fois que les colonnes sont toutes définies, l'étape suivante est la tâche fastidieuse de saisie pour chaque contact. Ajoutez toutes les données et effectuez une ou deux séries de modifications pour vous assurer que tout semble bon.

Une fois que les contacts et toutes les informations associées sont dans la feuille de calcul, mettez tout en surbrillance, y compris les en-têtes de colonne. Vous pouvez faire glisser le curseur sur tous les champs tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé pour tout mettre en surbrillance ou utiliser le raccourci clavier tout sélectionner, Ctrl+UNE.

Une fois les informations mises en surbrillance, sélectionnez l'onglet intitulé Formules et cliquez Définir le nom. Tapez un nom de liste dans la zone qui apparaît. Par exemple, utilisez Invitations de mariage ou Carte de Noël.

Si vous imprimez des étiquettes avec une certaine régularité, l'ajout d'une date à chaque liste est également utile. Les listes de contacts sont fréquemment mises à jour et la date vous donne une idée de la dernière mise à jour de la liste. Cela garantit également que vous imprimez la version correcte et la plus récente.

Enregistrez la feuille de calcul de contact Excel nouvellement nommée et quittez le document pour continuer votre publipostage.

Microsoft Word est l'endroit où vous imprimez les étiquettes. Excel est idéal pour organiser et héberger les données, et il fonctionne bien pour charger rapidement la liste dans d'autres programmes. Microsoft Word, cependant, dispose d'un modèle d'impression d'étiquettes intégré qui présente les adresses dans le format requis par l'imprimante.

Le processus de fusion et publipostage combine Excel pour la possibilité d'organiser les champs et Word pour la possibilité de formater les étiquettes pour l'imprimante.

Ouvrez un nouveau document Word et cliquez sur le Envois onglet pour ouvrir une liste d'options. Cliquez sur l'option déroulante pour Démarrer le publipostage pour révéler un menu secondaire où vous devrez peut-être cliquer Démarrer le publipostage à nouveau avant de pouvoir sélectionner Étiquettes pour ouvrir un menu de Options d'étiquette.

À ce stade, vous avez besoin d'informations sur l'imprimante et les étiquettes pour avancer. Vous devez choisir entre imprimantes à alimentation continue et imprimantes de pages. Consultez le manuel de votre imprimante pour déterminer le type que vous utilisez. Si vous avez une imprimante de style de page, une autre liste déroulante vous oblige à sélectionner le type de bac spécifique pour votre imprimante de page. Un bypass est assez courant.

Ensuite, choisissez le fournisseur d'étiquettes. Chaque fournisseur a sa propre mise en page, ce qui est important pour l'imprimeur. Microsoft, Avery et de nombreuses autres options de fournisseurs sont répertoriées dans la liste déroulante. Sélectionnez celle qui correspond aux étiquettes que vous avez achetées pour le travail.

Enfin, sélectionnez le numéro de produit qui correspond au numéro de produit sur vos étiquettes. Cela se trouve généralement sur l'emballage et non sur les feuilles d'étiquettes elles-mêmes. Le numéro de produit indique à votre imprimante les dimensions du papier pour garantir que l'impression est correctement alignée avec les étiquettes.

Dans de rares cas, le numéro de produit peut ne pas être disponible pour vos étiquettes. L'impression peut toujours avancer, mais vous devez mesurer manuellement la taille de l'étiquette individuelle. Vous devez également savoir combien d'étiquettes se trouvent sur une page et combien se trouvent dans chaque colonne et ligne.

Pour saisir une dimension d'étiquette personnalisée, sélectionnez le Des détails option dans le Options d'étiquette fenêtre pour afficher la disposition de la feuille d'étiquettes par colonnes et lignes. Saisissez les marges, les colonnes et les lignes dans le champ prévu à cet effet. Cliquez sur d'accord si cela correspond à votre configuration. Sinon, cliquez sur Annuler puis sélectionnez Nouvelle étiquette et essayez à nouveau.

Tapez un nom pour vos étiquettes afin que les dimensions soient enregistrées pour référence future. N'importe quel nom suffira. Ensuite, définissez les dimensions sur la hauteur et la largeur mesurées. Saisissez également la disposition des lignes et des colonnes. Allez-y et cliquez d'accord pour enregistrer les nouveaux paramètres de taille, puis cliquez sur d'accord à nouveau pour enregistrer tous les paramètres.

À ce stade, les étiquettes sont préparées dans Excel et le document Word est correctement formaté pour imprimer les étiquettes. Vous devez maintenant importer les informations de contact pour remplir les étiquettes.

Dans le document Word, cliquez sur Déposer puis Options et Avancée. Cochez la case à côté de Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture et choisissez d'accord. Retour au Envois onglet et cliquez Sélectionnez les destinataires pour ouvrir une liste déroulante d'options. Choisir Utiliser la liste existante pour localiser vos coordonnées Excel sur votre ordinateur. Sélectionnez le fichier et cliquez d'accord. Ce processus relie la feuille Excel au document Word. Bien que les programmes soient connectés, les étiquettes ne sont pas encore remplies avec les informations.

Le moyen le plus simple d'importer la liste entière consiste à utiliser des espaces réservés. La désignation de l'espace réservé correspond aux colonnes que vous avez créées dans le fichier Excel. Par exemple, vous tapez <> à l'endroit où vous souhaitez que le prénom apparaisse sur l'étiquette. Gardez à l'esprit que cette séquence se répète sur toutes les étiquettes.

Une séquence d'adresses standard ressemble à ceci :

<> <>

<>

<> <> <>

Chaque libellé correspond directement à une colonne de votre feuille Excel. Si vous souhaitez ajouter des informations personnalisées, elles doivent résider dans une colonne étiquetée sur la feuille. Ensuite, vous entrez le champ dans votre séquence de placement préférée pour l'étiquette.

Si vous chargez fréquemment des listes à l'aide du processus de publipostage, un raccourci de bloc d'adresse existe également pour combiner plusieurs champs de données sous un seul <

Maintenant que les étiquettes sont définies avec la séquence pour chaque champ, vous pouvez charger efficacement des centaines voire des milliers de contacts tout en créant une séquence d'étiquetage cohérente pour l'imprimante. Le publipostage est idéal pour les listes de contacts en masse.

Vous devez mapper le publipostage afin que Word lise les colonnes correctes à partir d'Excel. Retour au Envois onglet, cliquez sur Champs de correspondance et choisissez Ecrire et insérer des champs. Une boîte apparaît avec un certain nombre d'étiquettes répertoriées à côté des listes déroulantes.

Les étiquettes sont des éléments communs d'une étiquette d'adresse. Il liste Titre, Prénom, Nom de famille, Adresse de la rue, etc. Dans les listes déroulantes correspondantes, vous voyez les étiquettes de colonne de votre feuille Excel. Beaucoup d'entre eux seront déjà mis en correspondance, mais assurez-vous que chaque élément est aligné et correctement mis en correspondance. Cela signifie que lorsque vous écrivez <>, il ne tire que du Prénom colonne dans la feuille Excel.

Maintenant que les champs sont mappés et que les étiquettes sont créées, cliquez sur Aperçu dans le Envois languette. Avant de décider d'imprimer, effectuez un aperçu complet pour afficher les étiquettes. Vérifiez l'alignement et le formatage avec cette vue.

Lorsque vous êtes prêt à imprimer, cliquez sur Terminer et fusionner sous le Envois languette. Cliquez sur Imprimer des documents pour envoyer le travail final à l'imprimante. Assurez-vous que l'imprimante contient votre papier pour étiquettes avant d'envoyer le travail.

Bien qu'Excel soit un excellent moyen d'exécuter un publipostage, vous pouvez également importer des contacts à partir d'Outlook. Outlook vous permet d'exporter des contacts vers une feuille de calcul Excel, où vous pouvez utiliser le processus décrit ci-dessus.

Si vous souhaitez extraire des contacts directement du programme de messagerie Outlook, affichez votre liste de contacts. Utilisation Décalage+Contrôler pour sélectionner et mettre en surbrillance plusieurs contacts jusqu'à ce que chaque contact souhaité soit mis en surbrillance.

Allez au Accueil onglet et sélectionnez Fusion et publipostage. Choisir Seuls les contacts sélectionnés suivie par Tous les champs de contact. Ensuite, sélectionnez Nouveau document et Étiquettes de publipostage comme type de document.

Cette action déclenche un nouveau document Word avec un publipostage. Sélectionner Ecrire et insérer des champs sous le Envois onglet et assurez-vous que tout est aligné correctement. Cliquez sur Mettre à jour les étiquettes pour générer les étiquettes.

Utilisez la fonction de prévisualisation pour vérifier et vous assurer que tout est correctement aligné. Après avoir modifié et apporté les dernières révisions, prévisualisez à nouveau, puis exécutez Terminer le publipostage et Imprimer pour envoyer le travail à l'imprimante.

Outlook est excellent pour gérer les contacts et exécuter un publipostage à partir du programme est facile. Cependant, tout le monde n'a pas Outlook comme gestionnaire de messagerie et le processus d'impression d'étiquettes à partir d'Excel reste la meilleure option alternative pour gérer les contacts.