Comment utiliser les étiquettes Avery 5160 sur Excel

Les étiquettes Avery sont un produit de bureau standard bien connu, et les étiquettes 5160 (entre autres tailles) sont compatibles avec les produits Microsoft. Vous pouvez imprimer des étiquettes Avery à partir d'Excel, mais le processus nécessite finalement un publipostage pour catégoriser les champs d'étiquette et les importer dans un format d'étiquette.

Au cours du processus de fusion et publipostage, vous configurez des colonnes de données dans Excel, puis faites correspondre celles-ci avec les champs de mise en forme dans Microsoft Word. Le processus n'est pas compliqué, mais il faut du temps pour configurer correctement le formatage. Les grandes listes de contacts ou d'autres formes de données dans Excel nécessitent également plus de temps.

L'alternative à l'utilisation d'Excel avec Word consiste à saisir manuellement chaque étiquette ou à exécuter un publipostage via un autre programme compatible tel que Microsoft Outlook. L'option Microsoft Outlook n'est intéressante que si vous utilisez déjà le service en tant que gestionnaire de messagerie.

Les étiquettes Avery sont standard dans le formatage des étiquettes Microsoft Word et le dimensionnement est déjà stocké dans un préréglage, ce qui en fait un excellent choix pour le processus d'étiquetage. D'autres marques et mises en page d'étiquettes courantes sont également stockées dans la mise en forme d'étiquettes pour Microsoft.

Avant de vous lancer dans Excel et d'utiliser le programme pour héberger vos données, déterminez si Excel est la meilleure utilisation pour votre situation particulière. Si vous créez un petit nombre d'étiquettes - moins de 100 avec un minimum d'informations, par exemple - saisir les informations directement dans un document Word au format étiquette est une meilleure option. Cela est particulièrement vrai pour une liste à usage unique.

Excel est idéal pour héberger une grande quantité d'informations telles qu'une liste de contacts avec le nom, l'adresse et d'autres informations pour des centaines voire des milliers de personnes. Les listes qui ne cessent de croître et d'évoluer sont faciles à gérer dans Excel.

Le classeur Excel n'est pas un bon choix pour imprimer des étiquettes pour la liste gérée, mais la mise en forme facilite le déplacement des données vers d'autres programmes et formats. Par exemple, vous pouvez facilement télécharger une liste de contacts vers un gestionnaire de messagerie à partir d'Excel.

Utilisez Excel si les informations sont importantes et seront utilisées en continu. Sinon, envisagez de saisir manuellement les informations directement dans un document Word.

Dans Excel, formatez les champs d'étiquette à l'aide des en-têtes de colonne. Par exemple, entêtez chaque colonne avec un champ spécifique tel que prénom, nom de famille, adresse, ville, Etat, code postal, adresse e-mail et toute autre information que vous conservez sur les contacts. La configuration d'une colonne pour chaque ensemble spécifique de données est importante lorsque vient le temps de formater les étiquettes.

Chaque ligne correspond à un seul contact ou ensemble de données. L'utilisation d'un en-tête de colonne pour chaque information maximise votre capacité à positionner les informations sur les étiquettes ultérieurement lorsque vous utilisez le processus de fusion et publipostage. À ce stade, enregistrez la feuille de calcul Excel et quittez le programme. Ensuite, ouvrez Microsoft Word pour exécuter le publipostage et finalement imprimer les étiquettes.

Dirigez-vous vers le Envois dans le nouveau document Word et sélectionnez le Démarrer le publipostage option. Sélectionner Étiquettes et cliquez Options d'étiquette. C'est ici que vous formatez le document Word pour les étiquettes Avery 5160.

Choisissez une imprimante à alimentation continue ou une imprimante de pages en fonction du modèle que vous utilisez. Sous les options de l'imprimante se trouvent les options d'étiquette. Sélectionnez le menu déroulant pour afficher les fournisseurs et sélectionnez Avery de cette liste.

Une autre liste est générée avec tous les styles d'étiquettes Avery. Clique le 5160 étiquettes de modèle et sélectionnez d'accord. Le document Word dimensionne les étiquettes pour qu'elles correspondent exactement à l'espacement et à la conception nécessaires.

Maintenant, cliquez Déposer et sélectionnez le Avancée possibilité de connecter Excel à Word. marque le Confirmer la conversion du format de fichier cochez la case et sélectionnez d'accord. Retourner à Envois et cliquez Sélectionnez les destinataires pour localiser votre fichier Excel. Sélectionnez le fichier pour fusionner les informations avec Word.

Formatez également la façon dont vos données doivent apparaître sur les étiquettes dans les paramètres de publipostage. Utilisez le <> style pour présenter les informations. Cela correspond aux colonnes que vous avez créées précédemment dans Excel. Vous pouvez configurer ces informations comme vous le souhaitez.

Une étiquette d'adresse héberge généralement le nom, l'adresse, la ville, l'état et le code postal. Vous pouvez également ajouter un nom de société ou n'importe quel champ personnalisé tant qu'il existe dans une colonne Excel. Formatez chaque en-tête de colonne de la manière exacte que vous souhaitez qu'il apparaisse. Cela inclut l'espacement entre les mots et la ligne sur laquelle il existe.

Ajustez également les paramètres de police dans cette zone. L'utilisation de la police par défaut telle qu'elle est mappée à partir d'Excel fonctionne bien, mais le style personnalisé est une option simple pour les étiquettes. Exécutez simplement un aperçu avant impression après la fusion pour vous assurer que la police et la taille du texte correspondent à l'étiquette.

Maintenant, les étiquettes Avery sont formatées et les informations sont connectées. Cliquez sur Champs de correspondance sous Envois et assurez-vous que les en-têtes de colonnes d'Excel correspondent aux <> formatage que vous avez utilisé précédemment. Si tout correspond, avancez. Sinon, utilisez les menus déroulants pour ajuster jusqu'à ce que tous les champs correspondent. Cela mappe les colonnes Excel aux étiquettes.

Cliquez sur Terminer et fusionner sous l'onglet Envois pour terminer le processus. Cliquez sur Imprimer pour envoyer le travail à votre imprimante. Placez les étiquettes Avery dans le bac de l'imprimante avant d'exécuter la fonction d'impression.

Faites également un aperçu avant impression pour vérifier l'alignement et l'espacement et pour localiser les erreurs. Les étiquettes et l'encre d'imprimante sont coûteuses, et une double vérification du fichier garantit que vous n'avez pas besoin d'imprimer plus d'une fois.

Il existe une alternative à l'exécution d'un publipostage entre Excel et Word. L'option Outlook est spécifique aux listes de contacts, mais elle offre une méthode simple pour charger des contacts depuis Excel dans le gestionnaire de contacts Outlook.

Si vous maintenez un contact par e-mail avec quelqu'un sur la liste, cette fonctionnalité est particulièrement utile. Entrez Outlook et choisissez Ajouter des contacts et sélectionnez À partir du fichier. Vous pouvez utiliser Excel ou un fichier CSV standard pour obtenir le même résultat. Sélectionnez le fichier et importez le tout dans le gestionnaire Outlook.

Maintenant, l'exécution d'un publipostage dans Word est un processus beaucoup plus court. Sélectionnez tous les contacts souhaités à l'aide du Décalage+Contrôler commande clavier pour mettre en surbrillance plusieurs contacts.

Allez au Accueil onglet dans Outlook et choisissez Fusion et publipostage suivie par Seuls les contacts sélectionnés. Choisissez les champs de contact que vous souhaitez sur les étiquettes ou cliquez sur Tous les champs de contact pour tout transférer. Choisir Nouveau document et sélectionnez le type de document. Étiquettes de publipostage est la sélection la plus évidente de la liste.

Cette action déclenche l'ouverture d'un document Word et toutes les informations de contact sont mappées et prêtes. Vous devez toujours utiliser Word pour sélectionner le style d'étiquette Avery, mais le processus est le même que celui indiqué ci-dessus.

Si vous êtes prudent, entrez le Écrivez et InsérerDes champs dans Word pour revérifier le mappage. Vous pouvez également exécuter un aperçu avant impression pour vous assurer que tout est correctement disposé et prêt à être imprimé. Sinon, vous êtes prêt et pouvez imprimer les étiquettes rapidement à l'aide du processus de fusion et publipostage Outlook.