Conseils sur la rédaction d'e-mails professionnels directs et indirects

Les messages commerciaux suivent généralement un modèle direct ou un modèle indirect. C'est une manière d'organiser les informations communiquées dans le message, selon que l'idée principale est une bonne, une mauvaise ou une nouvelle neutre. Choisissez le modèle le plus efficace pour vos e-mails professionnels en fonction de la façon dont vous pensez que votre lecteur va réagir à l'idée principale.

Dans les e-mails directs, le point principal va au début, suivi des détails, des explications ou des preuves à l'appui. Un e-mail organisé de cette manière fait gagner du temps au lecteur en atteignant immédiatement le but du message. Il aide également le lecteur à mettre les détails qui suivent dans leur contexte et leur perspective. Cela évite au lecteur d'être frustré d'avoir à parcourir des paragraphes d'informations pour trouver le point principal. Le modèle direct fonctionne mieux si votre lecteur est réceptif au point principal et non résistant.

Si votre lecteur sera satisfait, modérément intéressé ou neutre (il n'aura pas de sentiments à ce sujet d'une manière ou d'une autre), utilisez le modèle direct. Prenons l'exemple d'un e-mail d'un client suite à une offre pour exécuter un contrat. Si vous remportez le contrat, la lettre commence par quelque chose comme « Votre offre a été examinée et nous sommes heureux d'offrir votre affaire le contrat. » Lorsque le point principal est une bonne nouvelle ou une nouvelle neutre, communiquez-le immédiatement et faites un suivi avec le des détails. La plupart des e-mails utiliseront cette approche, y compris ceux traitant des tâches de routine, des commandes et des accusés de réception.

Dans les e-mails indirects, le point principal va plus loin dans le message, après les détails, les explications ou les preuves. L'utilisation du motif indirect dans un e-mail montre que vous respectez les sentiments de votre lecteur, qui peuvent être blessés par le point principal. En le développant, vous permettez à votre lecteur d'être mieux préparé à le recevoir. C'est aussi une tentative d'encourager le lecteur à vous écouter si vous exprimez une idée principale qui va bouleverser le lecteur tout de suite au début d'un message, il peut arrêter de lire. Dans l'ensemble, l'objectif est de minimiser toute réaction négative de votre lecteur.

Si votre lecteur n'est pas intéressé, mécontent ou hostile, utilisez le modèle indirect. Considérez à nouveau l'e-mail du client. Si vous n'avez pas gagné, la lettre commence différemment: « Merci d'avoir soumis une offre pour travailler sur notre contrat. Nous avons examiné attentivement chaque offre, etc. » Le point principal, que vous pensez déjà connaître, mais continuez à lire de toute façon, vient beaucoup plus tard. Utilisez un e-mail indirect lorsque le point principal est une mauvaise nouvelle, comme lorsque vous refusez une demande ou une réclamation. Cette approche fonctionne également bien lorsque vous essayez de vendre quelque chose ou que vous partagez des informations sensibles.