Informez les gens des changements apportés à vos coordonnées.
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Que vous changiez l'adresse e-mail associée à un compte existant ou que vous créiez un nouveau compte e-mail, notifier vos contacts personnels et/ou professionnels n'est pas un processus compliqué. Envoyez-leur un message de mise à jour de base via votre service de messagerie et effectuez un suivi avec au moins une autre méthode de notification.
Écrire le message
Avant d'envoyer une notification, assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont les personnes de votre carnet d'adresses ont besoin pour rester en contact avec vous après le changement. La notification doit inclure la nouvelle adresse et la date à laquelle vous prévoyez de cesser définitivement d'utiliser votre ancienne adresse. Par exemple: « J'ai décidé de changer mon adresse e-mail en [adresse]. Je vais arrêter d'utiliser mon adresse actuelle le [date]. Veuillez mettre à jour vos carnets d'adresses. Merci!"
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Envoyer le message
Si vous apportez une modification qui affecte à la fois les contacts personnels et professionnels, envoyez la notification à chaque groupe séparément afin de ne pas partager de contacts professionnels avec votre famille et vos amis ou vice versa. Lorsque vous contactez des personnes au sein du même groupe, protégez la vie privée de toute personne qui ne souhaite pas que son adresse e-mail soit partagée en utilisant le champ Cci pour la masquer aux destinataires dans le champ À. De plus, de nombreux services de messagerie signalent automatiquement comme spammeur potentiel tout compte qui envoie un e-mail à un grand nombre de destinataires. À moins que votre service ne permette les envois en masse, envoyez le message à moins de 20 destinataires à la fois.
Automatiser la notification
La plupart des services de messagerie proposent un outil « Réponse de vacances » ou « Absent du bureau » qui envoie automatiquement un message "absent" personnalisé à toute personne qui vous envoie un e-mail un jour où vous n'êtes pas en train de vérifier activement messages. Si votre nouvelle adresse e-mail est associée à un compte distinct, vous pouvez également utiliser cet outil pour informer toute personne que vous avez oublié de contacter au sujet du changement. Après avoir basculé vers votre nouvelle adresse, localisez l'outil dans les paramètres de l'ancien compte, collez l'adresse message de notification que vous avez écrit dans le champ de message automatisé personnalisé, activez la fonction et laissez-la activée pendant environ un mois.
Envoyer des notifications alternatives
Toute personne figurant dans votre carnet d'adresses peut manquer votre message important si, par exemple, vous avez accidentellement tapé une adresse de manière incorrecte ou utilisé une ancienne adresse, ou si le message s'est retrouvé dans un dossier de courrier indésirable. Publiez votre message en tant que mise à jour de statut sur les réseaux sociaux en ligne et les pages de groupes d'intérêt ou, le cas échéant, envoyez-le à vos contacts via un service de chat. De plus, si vous modifiez une adresse e-mail professionnelle, pensez à informer vos clients, clients ou fournisseurs des nouvelles informations de contact par carte postale.
