Les feuilles de calcul électroniques facilitent de nombreuses tâches de comptabilité d'entreprise.
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Avant les feuilles de calcul électroniques, les entreprises utilisaient des ordinateurs centraux pour traiter de grandes quantités de données; les organisations ne pouvaient pas justifier le coût élevé de la programmation pour les petites applications de bureau. Les comptables utilisaient des blocs-notes et des calculatrices pour compléter les données sur leurs impressions sur ordinateur central. Les premiers tableurs électroniques pour ordinateurs personnels, dont Visicalc et Lotus 1-2-3, ont révolutionné les affaires parce qu'ils étaient rapides, flexibles et peu coûteux. Les logiciels d'aujourd'hui, tels que Microsoft Excel, continuent les avantages de productivité mis au point dans les programmes précédents.
Productivité
Le logiciel de tableur électronique améliore la productivité en réduisant le travail des tâches comptables quotidiennes. Lorsque vous saisissez les données dans la feuille de calcul, les formules calculent instantanément plusieurs totaux en même temps. Par exemple, vous n'avez plus besoin d'additionner manuellement les totaux par vendeur, et par semaine, mois et année en étapes distinctes; la feuille de calcul le fait automatiquement. Il fait également des moyennes, des fonctions minimum/maximum et des formules et statistiques plus avancées. En prime, un logiciel de tableur tel que Microsoft Excel produit des graphiques et des tableaux en quelques clics de souris.
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Portabilité
L'omniprésence des logiciels de tableur signifie que vous pouvez partager des fichiers de tableur avec vos collègues de bureau, vos partenaires commerciaux, vos auditeurs et autres. Vous pouvez envoyer des fichiers de feuille de calcul via des réseaux locaux ou par e-mail en quelques secondes. Les professionnels mobiles emportent leur feuille de calcul avec eux sur des ordinateurs portables, des tablettes et des téléphones portables, mettant à jour les informations sur le terrain.
La flexibilité
La configuration d'une nouvelle feuille de calcul est relativement facile, tout comme l'ajout de nouvelles lignes, colonnes et formules à une feuille existante. Une feuille de calcul suit un système de grille simple, dans lequel chaque cellule peut contenir un morceau de texte, un élément de données numériques ou une formule. Le programme n'impose aucune structure à votre feuille de calcul autre que la grille ligne-colonne; vous configurez le texte d'en-tête, les lignes et les colonnes de données et les formules où vous voulez et dans n'importe quelle combinaison.
Faible coût
Le coût des feuilles de calcul varie de gratuit à quelques centaines de dollars. Les feuilles de calcul Calc et Google d'Apache OpenOffice sont disponibles gratuitement; vous pouvez y importer des feuilles de calcul Microsoft Excel standard ou travailler avec leurs formats natifs. Au moment de cette publication, Microsoft Office 2010 comprend Excel, Word, PowerPoint et d'autres programmes pour des prix allant de 120 $ pour les éditions domestiques à une version de 500 $ pour les professionnels. Les faibles coûts permettent aux entreprises naissantes, aux organisations à but non lucratif et aux propriétaires de vitrines de bénéficier des mêmes avantages de feuille de calcul que les entreprises mondiales.
