Les termes utilisés pour les parties d'un programme de messagerie imitent les espaces de travail pré-technologiques avec des termes tels que « Copie carbone » et « Boîte de réception ».
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Si vous disposez d'une connexion Internet ou d'un téléphone sans fil avec service cellulaire, vous pouvez envoyer un message électronique. Diverses applications et sites Web sont disponibles pour vous aider à effectuer cette tâche. Il existe plusieurs options gratuites et peu coûteuses, et une fois que vous avez choisi celle que vous souhaitez utiliser, la création et l'envoi de l'e-mail sont simples.
L'adresse e-mail
Vous avez besoin de l'adresse e-mail d'une personne pour envoyer un e-mail. C'est la partie des informations de contact avec le symbole "@" au milieu, et elle se termine le plus souvent par ".com", ".net" ou ".org". Le nom d'utilisateur précède le symbole "@", est spécifique à votre contact et n'est pas sensible aux majuscules et minuscules. Le nom de domaine vient après le signe "@" et n'est généralement pas sensible à la casse non plus.
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Vous avez également besoin de votre propre adresse e-mail. Le moyen le plus simple d'en obtenir un est d'en créer un lorsque vous créez un compte avec Microsoft, Gmail de Google ou Yahoo.
Adresser l'e-mail et joindre des fichiers
Ouvrez votre logiciel ou votre application de messagerie et recherchez le bouton "Nouveau" ou "Composer" et appuyez dessus pour lancer le formulaire pour rédiger votre message. Entrez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ intitulé "À" ou "Destinataire". Votre adresse e-mail apparaît automatiquement dans le champ Expéditeur. Il y a aussi un champ appelé "Cc". Cela signifie copie carbone - un terme daté qui signifie que l'adresse que vous avez saisie dans ce champ reçoit une copie du message.
Il y a aussi un champ "Bcc", qui signifie "Blind Carbon Copy". Il est généralement masqué jusqu'à ce que vous cliquiez "Cci." L'adresse dans ce champ reçoit une copie de l'e-mail, mais aucun autre destinataire ne peut le voir ils l'ont fait.
Quelque part au-dessus ou en dessous du corps du message, il y a une icône de trombone. Cliquez sur cette icône pour joindre un document ou une image à envoyer avec le message. Faites attention au nombre de photos que vous joignez et à leur taille, car vous ou votre destinataire pouvez avoir des limites de données.
Composer un sujet
Habituellement, sous les champs "À" et "De" se trouve la ligne Objet. Remplissez ce champ avec une courte phrase ou une phrase qui résume pourquoi vous écrivez. Si vous le faites trop long, il ne peut pas être vu dans son intégralité dans la liste des e-mails du destinataire.
Une bonne ligne d'objet est importante. Des sujets trop génériques, comme « Salut! » ou "Je devais te montrer ça!" pourraient être filtrés par le filtre anti-spam de votre destinataire. Une bonne ligne d'objet est comme un bon titre pour n'importe quelle composition. Il résume l'essentiel de votre message pour piquer l'intérêt du lecteur, tel que « Mon entretien s'est bien passé! ou "Notre famille s'agrandit !"
Composer le message
Enfin, dans la zone du corps du message, saisissez votre message. Évitez la tentation de remplir l'e-mail avec tout ce qui vous passe par la tête. Certains destinataires sont submergés par de longs e-mails. N'oubliez pas que les e-mails sont permanents, contrairement à une conversation téléphonique. Faites attention à ne pas écrire des choses que vous pourriez regretter. Un e-mail peut être imprimé ou classé et conservé indéfiniment.
Applications de messagerie mobile
Les appareils mobiles Apple et Android sont responsables de l'ouverture d'un peu plus de la moitié de tous les e-mails au moment de la publication. Des téléphones plus grands, des tablettes moins chères et des capacités de synthèse vocale facilitent plus que jamais le nettoyage de votre boîte de réception pendant que vous faites la queue au bureau de poste.
Accédez à la messagerie sur votre téléphone ou votre tablette avec l'application de messagerie par défaut sur l'appareil ou téléchargez une autre application, telle que les applications Gmail ou Yahoo Mail. Quelle que soit l'application que vous utilisez, vous avez besoin d'un nom d'utilisateur (généralement votre adresse e-mail) et d'un mot de passe pour accéder au compte qui gère votre e-mail.
Applications de messagerie pour votre PC
Votre PC est livré avec une application de messagerie native. Windows 8.1 est fourni avec l'application Windows Mail. Certaines suites Microsoft Office incluent Microsoft Outlook 2013. L'un des avantages des applications de messagerie sur votre PC est que vous pouvez ajuster les paramètres des e-mails à télécharger sur votre ordinateur plutôt que de rester stockés sur le serveur. Cela rend votre e-mail disponible hors ligne si nécessaire.
Services de messagerie Web
Les services de messagerie Web permettent d'économiser de l'espace sur le disque dur. Des services tels que Gmail, Outlook.com et Yahoo Mail vous donnent accès aux e-mails via votre navigateur plutôt que d'utiliser une application chargée sur votre disque dur. Ces applications peuvent être volumineuses. Office 2013, par exemple, nécessite 3 Go d'espace disque pour l'installation.
