Comment exporter des données d'Excel pour créer des étiquettes

La suite logicielle Microsoft Office a considérablement évolué depuis son introduction en 1990. Les progiciels populaires tels qu'Excel et Word interagissent de manière transparente les uns avec les autres, ouvrant un large éventail de tâches et de fonctions qui étaient auparavant difficiles à accomplir.

Bien qu'Excel soit avant tout considéré comme un outil de gestion de bases de données et de tableurs, ce progiciel peut également être utilisé pour des tâches supplémentaires, notamment la création d'étiquettes de publipostage. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de publipostage dans Microsoft Word pour importer des données dans Excel qui peuvent être converties en étiquettes de publipostage. L'achèvement de ce processus nécessite quelques étapes, mais elles peuvent être accomplies par des personnes de tous niveaux et de tous niveaux de compétences technologiques.

Pointe

le Fusion et publipostage La fonctionnalité incluse dans Microsoft Word facilite l'intégration des données dont vous avez besoin pour commencer à créer des étiquettes de publipostage. Cependant, avant que ces données puissent être incorporées dans Excel, vous devez formater le tableau et les cellules dans l'environnement Excel pour qu'ils correspondent au cadre spécifique du processus de fusion et publipostage dans Word.

Pour commencer, créez et étiquetez les en-têtes de colonne pour refléter les données qui seront importées de Word. Ceux-ci comprendront les étiquettes suivantes (ou similaires) :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse
• Ville

Gardez à l'esprit que ces étiquettes remplaceront les en-têtes des colonnes de base 1 à 4 qui sont déjà utilisés. Il est également important de noter que vous devez utiliser une colonne distincte pour chacun de ces points de données. Ne pas le faire pourrait entraîner des problèmes d'organisation à un stade ultérieur du processus.

Lors de cette phase de préparation, assurez-vous qu'aucune ligne et colonne vide ne reste dans votre espace de travail. Pendant le processus de création d'étiquettes, ces zones vides peuvent créer des erreurs de formatage et empêcher la création de toutes vos étiquettes.

Une fois que votre espace de travail a été correctement formaté, l'étape suivante du processus consiste à localiser la liste d'adresses que vous utiliserez. Vous pouvez y parvenir en définissant clairement le nom de la liste. Pour ce faire, sélectionnez la liste d'adresses complète que vous utiliserez, en vous assurant d'inclure toutes les cellules contenant des en-têtes. Après cela, ouvrez le Formules onglet, trouvez le Noms définis groupe et sélectionnez le Définir le nom option.

Une fois cela fait, saisissez un nom personnalisé pour la liste d'adresses. Ce nom particulier est laissé à votre discrétion. Si vous gérez plusieurs listes d'adresses, choisissez quelque chose qui est lié aux noms spécifiques de la liste et à sa fonction prévue. Après avoir appuyé d'accord, le nouveau nom de la liste lui est attaché.

Avant de pouvoir imprimer des étiquettes à partir d'Excel, assurez-vous que toutes les informations d'adresse sont fusionnées avec succès. Pour ce faire, effectuez la prochaine série d'étapes dans Microsoft Word. Ouvrez un document vierge et accédez au Envois languette. Trouvez le Démarrer le publipostage groupe et sélectionnez le Démarrer le publipostage languette.

Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez le Étiquettes et configurez les différentes options d'étiquettes disponibles pour correspondre à votre propre configuration. Par exemple, vous pouvez sélectionner le type d'imprimante spécifique que vous utiliserez et identifier un fournisseur d'étiquettes et un numéro de produit. Ces informations peuvent s'avérer particulièrement utiles dans le cas où vous collaborez avec un tiers qui peut utiliser ces données pour créer rapidement le cadre d'impression approprié pour votre documents.

Un élément important de cette étape consiste à sélectionner les dimensions appropriées pour les feuilles d'étiquettes. Dans le Numéro de produit case, sélectionnez le Des détails option et assurez-vous que les dimensions répertoriées correspondent à vos étiquettes et feuilles d'étiquettes. Si ce n'est pas le cas, corrigez ces informations avant de poursuivre le processus. Ne pas le faire pourrait entraîner une impression incorrecte de vos étiquettes finales.

Si vous saisissez vos propres dimensions et que vous les enregistrez, les paramètres d'étiquette spécifiques apparaîtront dans le Autre/Personnalisé catégorie dans cette fenêtre. Maintenant que vous avez sélectionné les paramètres d'étiquette appropriés, appuyez sur d'accord pour confirmer vos sélections. Microsoft Word devrait créer automatiquement un nouveau tableau qui génère la mise en page que vous avez décrite.

Maintenant que les cadres appropriés ont été établis à la fois dans Word et Excel, c'est le bon moment pour commencer la fusion. Pour ce faire, vous établissez d'abord une connexion entre vos étiquettes et la liste d'adresses que vous avez créée et nommée dans les étapes précédentes. Dans Word, sélectionnez Options du Déposer menu et choisissez le Avancée languette. Trouvez la section nommée Général et choisissez le Confirmer la conversion du format de fichier surouvert et cochez la case disponible. Puis appuyez d'accord continuer.

Ensuite, sélectionnez le Envois onglet, ouvrez le Démarrer le publipostage groupe et cliquez sur le Sélectionnez les destinataires option dans le menu déroulant. Enfin, cliquez sur Utiliser la liste existante pour continuer le processus.

Une fenêtre apparaît dans laquelle vous sélectionnez la liste spécifique que vous prévoyez d'utiliser dans le cadre de la fusion. À ce stade, prenez le temps de localiser la liste que vous avez nommée plus tôt, puis cliquez sur le bouton Sélectionnez la source de données boîte. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous confirmez la source de données spécifique que vous utilisez. Après avoir cliqué sur le Afficher tout case, sélectionnez le Feuilles de calcul MS Excel via DD option dans le Source de données ouverte case avant d'appuyer d'accord.

Comme dernière étape, sélectionnez la plage spécifique de cellules et/ou la feuille de calcul contenant toutes les données que vous souhaitez fusionner dans la boîte de dialogue qui apparaît. Puis appuyez d'accord.

Maintenant que la feuille de calcul avec les informations d'adresse a été identifiée et liée aux étiquettes, ajoutez des espaces réservés spécifiques qui dictent comment chaque adresse apparaîtra sur une étiquette. Ces espaces réservés spécifiques sont également appelés Champs de publipostage. S'il y a du texte qui sera répété sur chaque étiquette, vous pouvez également le saisir manuellement.

La raison de la création de ces espaces réservés est importante. Cette information spécifique chorégraphiera le transfert des données de la liste d'adresses dans la table. Les espaces réservés servent de guides, partitionnent les informations et placent chaque élément à sa place dans le cadre des étiquettes dans leur ensemble.

Après avoir créé les espaces réservés, vérifiez que Word a correctement mappé chaque élément de l'espace réservé aux données correspondantes de la liste. Ceci peut être accompli en utilisant le Champs de correspondance boîte de dialogue. Ici, les utilisateurs peuvent spécifier comment chaque espace réservé est associé aux données dérivées de la liste d'adresses. Par exemple, vous pouvez faire correspondre le Prénom espace réservé au Prénom colonne à l'intérieur de la liste d'adresses, en veillant à ce que ces données parviennent à l'emplacement approprié sur l'étiquette.

Gardez à l'esprit que certains contenus, tels qu'un message d'accueil ou un logo, devront être ajoutés manuellement par vous car il ne fait pas à l'origine partie de la liste d'adresses. Cela peut être accompli relativement facilement. Tapez simplement le texte spécifique que vous souhaitez utiliser sur l'étiquette ou ajoutez l'image que vous souhaitez incorporer en tant que logo ou autre icône multimédia.

Prenez le temps nécessaire pour vous assurer que votre étiquette est conçue exactement comme vous l'aimez avant de commencer la fusion proprement dite. Cela garantira que vous n'êtes pas obligé de réviser à nouveau le contenu si vous oubliez accidentellement d'inclure des données clés ou si vous souhaitez reconcevoir l'étiquette.

Après avoir confirmé l'apparence de l'étiquette et vérifié l'exactitude des espaces réservés et leur relation avec les données de la liste d'adresses, vous pouvez continuer.

Pour lancer la fusion, ouvrez le Accueil onglet dans Microsoft Word et appuyez sur le Fusion et publipostage bouton. Si vous envisagez actuellement d'intégrer uniquement des contacts spécifiques de la plus grande liste d'adresses, vous pouvez les sélectionner ici. Cependant, si vous souhaitez intégrer toute la liste, appuyez sur Tous les contacts dans la vue actuelle. Si vous êtes prêt à utiliser tous les espaces réservés et les champs que vous avez conçus pour l'étiquette, cliquez sur le bouton Tous les champs de contact bouton qui apparaît dans le menu suivant.

Si vous préférez créer un tout nouveau document Word pour la fusion, vous pouvez le faire en sélectionnant le Nouveau document bouton. Cependant, si vous préférez utiliser le document existant, appuyez sur la touche Document existant bouton à ce stade.

Utilisez le Étiquettes de publipostage onglet trouvé à l'intérieur du Type de document menu pour décider spécifiquement quels champs de fusion arriveront sur l'étiquette finie. Après avoir déterminé à quoi ressemblera l'étiquette finale, appuyez sur la touche Mettre à jour les étiquettes bouton. Lorsque les données arrivent enfin dans les champs du formulaire, elles peuvent être entourées de crochets visibles. Si tel est le cas, cliquez avec le bouton droit sur les crochets et appuyez sur le bouton Basculer les codes de champ bouton pour les éteindre.

Une fois ce processus terminé, vous êtes prêt à créer l'aperçu final des étiquettes et à les imprimer. appuyez sur la Aperçu des résultats onglet et faites défiler les enregistrements à l'aide de la Enregistrement suivant et Enregistrement précédent flèches. Lorsque vous êtes satisfait des étiquettes, allez à la Envois onglet, cliquez sur Terminer et fusionner dans le Finir groupe, puis cliquez sur le Imprimer des documents bouton. Si vos documents imprimés ne reflètent pas le contenu ou la conception que vous préférez, vous devrez peut-être retourner au Envois et assurez-vous que toutes les dimensions et formats de papier correspondent à votre configuration actuelle. S'ils ne le font pas, il est fort probable que des problèmes surviennent.

Vous pouvez ensuite enregistrer le document sur lequel vous avez travaillé pour vous assurer que ces étiquettes sont disponibles pour une utilisation future.