Avantages et inconvénients de Microsoft Excel

Microsoft Excel est la norme de facto pour les tableurs et est un outil souvent indispensable pour la budgétisation, les prévisions financières et la saisie de données. Comme tout logiciel, cependant, Excel n'est pas parfait. Avant d'investir dans une licence, comparez les avantages et les inconvénients pour décider si Excel est fait pour vous.

L'un des principaux avantages d'Excel est sa fonction principale: la possibilité d'organiser de grandes quantités de données dans des feuilles de calcul et des graphiques ordonnés et logiques. Avec les données organisées, il est beaucoup plus facile à analyser et à digérer, en particulier lorsqu'il est utilisé pour créer des graphiques et d'autres représentations visuelles de données.

Alors que presque tout le monde peut utiliser Excel et commencer à remplir des tableaux, tirer pleinement parti de ses fonctionnalités demande beaucoup de pratique. Les utilisateurs peu familiarisés avec la syntaxe Excel peuvent également trouver un peu frustrant la saisie de calculs et l'appel d'autres fonctions jusqu'à ce qu'ils aient une bonne compréhension.

Excel calcule les nombres presque instantanément, ce qui rend les calculs par lots beaucoup plus faciles que de travailler vous-même avec une calculatrice. En fonction de votre compréhension et de vos compétences avec Excel, les formules et les équations sont utilisées pour calculer rapidement des équations simples et complexes en utilisant de grandes quantités de données.

Bien que les fonctions de calcul automatique d'Excel facilitent la plupart des calculs par lots à grande échelle, elles ne sont pas infaillibles. Excel n'a aucun moyen de vérifier les erreurs humaines lors de la saisie des données, ce qui signifie que des informations erronées peuvent fausser tous les résultats, parfois de manière désastreuse. Comme Tim Worstall de Forbes rapports, JP Morgan a perdu des milliards de dollars en raison d'une erreur d'équation dans Excel introduite par les utilisateurs qui copient et collent des données.

Excel est essentiellement considéré comme la norme pour les tableurs et, à ce titre, bénéficie d'un support considérable sur un certain nombre de plates-formes, notamment les smartphones et les tablettes. La plupart des autres tableurs prennent également en charge l'importation de feuilles Excel dans leurs formats natifs et l'exportation de leurs propres feuilles de calcul sous forme de fichiers Excel.

La saisie manuelle de données dans Excel peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous avez beaucoup de données à saisir. Le temps qu'il faut pour saisir manuellement les données peut être extrêmement inefficace et, comme Lior Weinstein de Cogniview souligne, peut conduire à l'ennui, ce qui conduit à une inattention potentiellement coûteuse.

Dans le cadre de la suite Office de Microsoft, Excel fonctionne avec presque tous les autres logiciels d'Office. Les feuilles de calcul Excel peuvent être facilement ajoutées aux documents Word et aux présentations PowerPoint pour créer des rapports ou des présentations visuellement plus dynamiques.

Bien qu'il existe plusieurs alternatives peu coûteuses ou gratuites, obtenir un véritable Microsoft Excel n'est pas gratuit. La version basée sur le cloud d'Excel nécessite un abonnement à Office 365, tandis que les éditions de bureau ont un prix d'achat de plus de 60 $ en mars 2015.