La nature interactive des applications au sein des suites de productivité bureautique telles que Microsoft Office crée des opportunités pour gagner du temps sur les tâches répétitives. Une liste de diffusion Excel peut être partagée avec Outlook pour la gestion des contacts et les envois de courrier électronique, tandis que la même liste peut fusionner avec Word pour créer des lettres types ou des étiquettes d'adresse et de classement. Pour garantir l'utilisation la plus flexible de votre liste Excel, gardez à l'esprit quelques bonnes pratiques.
Création de votre liste de diffusion Excel
Étape 1
Crédit d'image : Image reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft
Ouvrez un nouveau classeur Excel et configurez les noms de champs pour votre liste dans Ligne 1. Assurez-vous que chaque nom de champ est unique.
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Étape 2
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Saisissez les données dans des lignes sous les noms de champ pour créer des enregistrements pour chaque destinataire de courrier. Mettre en forme les cellules pour
largeur de colonne ou enveloppe de mot comme requis. Les cellules peuvent rester vides lorsque les informations ne sont pas disponibles. Une fois la saisie des données terminée, nommez et enregistrez votre classeur en cliquant sur le bouton Déposer onglet puis Sauvegarder.Fusion de données Excel avec Word
Étape 1
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Ouvrez Word avec un nouveau document vierge. Clique le Envois onglet, puis Démarrer le publipostage. Il existe un certain nombre d'options pour la fusion. Pour cet exemple, sélectionnez Des lettres.
Étape 2
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Cliquez sur Sélectionnez les destinataires, Utiliser une liste existante, et sélectionnez le fichier de liste de diffusion Excel. Sélectionnez une table dans la fenêtre suivante. Cependant, avec une simple feuille de calcul de liste de diffusion, il n'y aura qu'une seule table définie. Sélectionnez-le et cliquez d'accord.
Étape 3
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Écrivez votre lettre à fusionner comme vous le feriez pour n'importe quelle correspondance, en laissant de côté une copie personnalisée, telle que les adresses et les salutations, c'est-à-dire tout ce qui sera fusionné à partir de votre liste de diffusion Excel. Accédez au début de la lettre et cliquez sur Bloc d'adresse sur le ruban. Le côté droit de l'écran montre à quoi ressemblera le format actuel du bloc d'adresse avec vos données insérées. Le côté gauche contient les options de format. Choisissez entre ceux-ci et cliquez sur d'accord quand vous êtes satisfait du résultat.
Étape 4
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Répétez le processus pour le Ligne de salutation et toute autre donnée utilisant le Insérer un champ de fusion bouton.
Lorsque votre lettre est complète, cliquez sur Aperçu des résultats pour voir à quoi ressemblera votre lettre fusionnée. Vous pouvez également cliquer Vérifier les erreurs pour vous assurer que vos lettres seront imprimées comme vous le souhaitez. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Terminer et fusionner et sélectionnez l'option de fusion souhaitée.
Importation de données de publipostage Excel dans Outlook
Étape 1
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Convertissez votre feuille de calcul en valeur séparée par des virgules déposer. Clique le Déposer onglet et Enregistrer sous. Sélectionnez un emplacement et nommez votre fichier. Sélectionner CSV (délimité par des virgules) (*.csv) dans le Sauvegarder comme type boîte. Cliquez sur Sauvegarder et fermez le fichier CSV.
Étape 2
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Ouvrez Outlook et cliquez sur le Déposer languette, Ouvrir et exporter et Importer / Exporter.
Étape 3
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Cliquez sur Importer depuis un autre programme ou fichier. Cliquez sur Valeurs séparées par des virgules puis Suivant. Dans la fenêtre Importer un fichier, recherchez le fichier CSV de liste de diffusion créé à l'étape précédente et cliquez sur Suivant. Choisissez un dossier de destination pour les enregistrements importés. Contacts est choisi par défaut. Cliquez sur Suivant.
Étape 4
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Assurez-vous que la case est cochée pour votre fichier CSV, puis cliquez sur Mapper les champs personnalisés.
Étape 5
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Cliquez sur les noms de champ de vos données Excel dans À partir de à gauche vers les champs Outlook correspondants dans le À case à droite. Effectuez cette opération pour chaque champ dont vous avez besoin à partir de vos données Excel. Cliquez sur d'accord et Finir pour terminer l'importation des données.
