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Les feuilles de calcul Excel sont spécifiques aux champs et à la manière dont ils sont remplis de données. La numérisation de documents dans Excel est possible, et vous pouvez même convertir un PDF en Excel dans certains cas. Cela dit, tous les types de documents ne sont pas convertis en feuille de calcul Excel. Vous pouvez également trouver difficile de numériser les données dans le document avec précision. Certains champs peuvent nécessiter des ajustements manuels pour fonctionner correctement. La numérisation permet de gagner un temps considérable car vos données ne nécessitent pas de saisie manuelle, mais vous devez insérer toutes les formules pertinentes après avoir numérisé les informations.
Numérisation initiale des documents Word
La numérisation d'un document dans Microsoft Word avant de le transférer vers Excel est une bonne pratique. Vous pouvez également utiliser OneNote. L'intégration des données dans un document Word permet de copier et de coller des lignes et des colonnes spécifiques dans Excel. La méthode de saisie prend un peu plus de temps qu'une importation directe dans Excel, mais elle vous permet de travailler avec les données et de vous assurer qu'elles entrent dans Excel comme prévu. Dans une situation de numérisation directe vers Excel, les données peuvent ne pas s'aligner correctement dans les lignes et les colonnes. Faire les ajustements nécessaires après coup est plus difficile que de commencer avec une nouvelle feuille de calcul et d'extraire le contenu de Word.
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Convertisseur extérieur
Les convertisseurs de documents ne sont pas une valeur sûre, mais il existe des versions gratuites en ligne et elles peuvent fonctionner. Scannez le document que vous souhaitez convertir et enregistrez-le au format PDF. Recherchez ensuite un convertisseur de documents gratuit. De nombreuses options sont facilement disponibles. Chargez le PDF dans le convertisseur et le logiciel effectue la conversion. La plupart des convertisseurs gratuits fonctionnent dans un navigateur Web et génèrent une feuille de calcul à télécharger. D'autres vous demandent de télécharger le logiciel. Bien que cette option ne soit pas nécessairement mauvaise, travailler dans un navigateur permet d'économiser de l'espace sur votre lecteur et constitue le meilleur itinéraire.
Numériser vers Excel
Vous pouvez également travailler la numérisation dans Excel directement via Microsoft. Accédez aux outils Microsoft Office et ouvrez Microsoft Office Document Imaging. Cliquez sur "Fichier" et "Ouvrir", puis sélectionnez le document. Regardez dans le coin inférieur droit de l'écran et trouvez l'icône du globe oculaire. Passez votre souris sur cette icône et elle devrait lire « OCR » ou « Reconnaissance optique de caractères ». Cliquez sur l'icône pour lancer l'analyse tout au long du processus de reconnaissance de caractères. Ensuite, mettez en surbrillance l'intégralité du document, copiez-le puis collez-le dans Excel. Vous pouvez toujours choisir de coller les résultats dans un document Word d'abord pour parcourir les données avant de les saisir dans Excel.
