Un bureau d'affaires moderne.
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La bureautique désigne aujourd'hui bien plus qu'une machine à écrire et une photocopieuse. L'information électronique et numérique est au cœur de la bureautique moderne. Il peut s'agir d'ordinateurs strictement internes ou, plus probablement, d'un réseau numérique mondial via Internet et un stockage en nuage hors site. À mesure que vous traverserez le 21e siècle, vous rencontrerez à la fois les avantages et les inconvénients inhérents à la bureautique dans toutes ses permutations.
Économisez du temps et des ressources de l'entreprise
Depuis l'introduction de la bureautique, l'équipement a permis aux entreprises de gagner du temps et de l'argent. Au lieu d'attendre qu'un document parvienne à un client par courrier, vous pouvez le traiter en quelques minutes par fax. Désormais, les progrès de l'informatique et Internet ont rendu les communications instantanées. Chaque fois que vous gagnez du temps, vous économisez de l'argent. Vous n'êtes pas contraint par des limitations géographiques, économisant les ressources que vous avez dépensées en voyage. De plus, même si vous pouvez encore faire des copies papier de nombreux documents, le stockage numérique vous permet d'économiser du temps et de l'argent sur le papier et l'espace de stockage.
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Faites confiance à l'automatisation pour la précision
S'il est vrai qu'une machine n'est aussi efficace que les humains qui l'ont fabriquée et que les informations glanées numériquement ne le sont que dans la mesure précis que la personne qui l'a soumis, une fois les bogues éliminés des programmes, ils sont infiniment plus fiables que humains. Il existe des logiciels pour additionner des nombres dans des feuilles de calcul et des budgets, par exemple, qui arrivent toujours avec le bon équilibre et ne reposent pas sur les doigts d'un comptable sur la machine à calculer. Les modèles peuvent être créés et utilisés à maintes reprises pour éviter les erreurs dans la documentation standard.
Lorsque l'automatisation tourne mal, vous êtes en difficulté
Les entreprises qui dépendent exclusivement de l'automatisation pour exploiter et faire fonctionner leurs systèmes d'information peuvent paniquer lorsque ces mêmes systèmes tombent en panne. Les coûts de réparation ou de remplacement des systèmes cassés peuvent être exorbitants. Vous ne pouvez pas simplement prendre une gomme et apporter des corrections. Vous devez soit employer des techniciens pour suivre les mises à jour et les pannes logicielles et matérielles, soit avoir un service fiable à appeler à tout moment. Ensuite, vous avez toute la question de la confidentialité et de la sécurité. Vous pouvez garder des secrets commerciaux et n'en parler qu'à quelques personnes de confiance, mais si des données sont diffusées sur le Web, vous ne pouvez pas les récupérer.
Les utilisateurs ne sont pas toujours faciles à changer
Alors que la bureautique continue d'évoluer et que vous intégrez de nouvelles technologies dans vos systèmes pour rester compétitif et rentable, l'inconvénient est que vous devez recycler l'ensemble de votre équipe de utilisateurs. Tout le monde, de votre secrétaire au préposé aux commandes et de vos clients aux vendeurs qui livrent votre produit ou service, doit apprendre les nouveaux systèmes. Beaucoup de gens n'apprennent pas facilement de nouveaux systèmes et d'autres s'obstinent à faire les choses comme ils l'ont toujours fait. Ainsi, alors que vous avez les dépenses liées à la reconversion, vous avez également les attitudes de vos utilisateurs finaux à combattre.