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Il est difficile d'éviter de manquer l'e-mail occasionnel. Les boîtes de réception sont remplies de newsletters quotidiennes, d'e-mails professionnels et d'e-mails personnels, et on passera inévitablement entre les mailles du filet. Bien qu'aucune mauvaise intention ne soit présente, expliquer pourquoi l'e-mail a été manqué et s'excuser nécessite une stratégie de base. La plupart des destinataires sont indulgents lorsqu'ils voient un e-mail "Désolé pour la réponse tardive", car tout le monde est susceptible de manquer un e-mail de temps en temps.
Tenir compte du contexte
Le contexte et les enjeux sont essentiels à votre réponse et façonneront finalement la réponse. Si vous manquez un e-mail occasionnel ou une annonce de routine au travail, de simples excuses suffisent. Si vous manquez un e-mail important, cependant, les conséquences sont attachées. Votre réponse doit prendre un ton d'excuse et sérieux. Manquer un e-mail d'un client potentiel peut vous coûter cher, ainsi qu'à votre employeur, et manquer un e-mail contenant des instructions ou des tâches essentielles à votre travail peut avoir de graves conséquences négatives. Dans ce cas, votre réponse passe de « Désolé pour la réponse tardive » à quelque chose comme « Excuses urgentes pour avoir manqué votre e-mail ».
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Rester simple
Les excuses interminables sont boueuses et reflètent le désespoir plutôt qu'une simple erreur. Pour les e-mails qui ne sont pas d'une importance critique, tenez-vous-en à des excuses simples et informez l'expéditeur de l'e-mail que vous avez manqué l'e-mail dans votre boîte de réception et que vous souhaitez reprendre la conversation. Relancer la conversation de cette manière donne à la personne une raison de répondre et de revenir à votre échange normal.
Les e-mails courts sont plus lisibles et le destinataire est plus susceptible de lire votre réponse. Limitez-le à un paragraphe si possible et terminez les excuses par une question ou un appel à l'action. Demandez une réunion ou un appel téléphonique pour rendre la discussion plus personnelle. Lorsque vous manquez un e-mail important, demandez absolument une réunion en personne ou un appel téléphonique. La possibilité de vous connecter en personne rend vos excuses plus authentiques et peut rétablir la relation ou résoudre le problème.
Utiliser un modèle
Si vous avez du mal à rédiger un e-mail d'excuses efficace, utilisez-en un qui a fait ses preuves et déjà écrit. Les modèles sont faciles à trouver grâce à une recherche Internet de base. Attention cependant à faire un copier-coller complet. Idéalement, vous devez personnaliser et personnaliser le modèle pour vous assurer que le texte est authentique et se lit correctement pour votre situation. Les modèles sont mieux utilisés comme guide pour votre e-mail d'excuses, pas comme remplacement.
