Vous souhaiterez peut-être accéder à des e-mails plus anciens, mais les trouver n'est pas toujours facile. Lorsque Outlook n'affiche que quelques semaines d'e-mails, la fonction d'archivage automatique doit être ajustée. Voir ces anciens e-mails dans vos dossiers permet de les référencer plus rapidement, ce qui est pratique dans un environnement de travail. La modification des paramètres d'archivage automatique n'est pas difficile et ne nécessite que quelques modifications pour changer la vue de quelques semaines à quelques mois ou à un an.
Étape 1
Ouvrez Outlook et cliquez sur "Outils" dans la barre d'outils. Sélectionnez "Options" dans le menu.
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Étape 2
Choisissez l'onglet "Autre" et cliquez sur le bouton "AutoArchive", situé sous "Général". Cela affiche les paramètres d'archivage automatique pour effectuer vos modifications.
Étape 3
Désélectionnez « Exécuter l'archivage automatique tous les __ jours » si vous ne souhaitez pas archiver vos messages et souhaitez afficher tous les messages jamais envoyés. Si vous recevez plusieurs messages, cela occupe une grande quantité de mémoire. Toutes les autres options sont grisées et ne peuvent pas être modifiées si vous sélectionnez cette option.
Étape 4
Cocher la case « Exécuter l'archivage automatique tous les ___ jours » vous permet de modifier les paramètres, ce qui vous permet d'afficher plus de trois semaines d'e-mails.
Étape 5
Cochez la case « Archiver ou supprimer les anciens éléments » sous la rubrique « Pendant l'archivage automatique ». Cliquez sur "Afficher le dossier d'archive dans la liste des dossiers".
Étape 6
Sous l'en-tête « Paramètres du dossier par défaut pour l'archivage », cochez « Nettoyer les éléments antérieurs à ___ » et sélectionnez des mois, des semaines ou des jours dans le menu déroulant. Cela déplace les messages antérieurs à l'heure sélectionnée dans le dossier d'archive.
Étape 7
Décidez si vous souhaitez supprimer les messages ou choisissez le dossier dans lequel archiver les anciens messages. Cliquez sur "OK" pour valider le menu "AutoArchive" puis sur "OK" pour valider vos sélections dans le menu "Options".
Conseil
Si les paramètres d'archivage automatique indiquent que plus de trois semaines doivent apparaître dans la liste des messages, supprimez ou réduisez la taille du volet de lecture pour afficher les messages masqués. Si le volet de lecture masque les messages, vous verrez également une barre de défilement à droite.
Avertissement
Les politiques de courrier électronique de votre bureau peuvent ne permettre la visibilité que de trois semaines de courriers électroniques. Consultez votre administrateur réseau pour vérifier que c'est le cas, car la politique de l'entreprise remplace les paramètres personnels d'archivage automatique.
