Téléchargez un modèle de grand livre général Excel disponible sur l'un des sites gratuits fournis. Le modèle devrait fonctionner dans toutes les versions d'Excel. Un grand livre général est un enregistrement des transactions de chaque compte au sein de votre système comptable. Étant donné que l'utilisation d'un grand livre et de techniques comptables appropriées nécessite l'utilisation d'une comptabilité en partie double, chaque opération saisie affecte deux comptes.
Cliquez dans la cellule juste au-dessus du "1" et à gauche du "A". Cela mettra en évidence la page entière sur la feuille du grand livre. Maintenez les touches "CTRL" et "C" pour copier la feuille. Cliquez sur le bouton "Insérer" dans la barre de menu supérieure et faites défiler jusqu'au bouton "Feuille de calcul", puis cliquez. Cliquez dans la cellule du coin supérieur gauche au-dessus du "1" et à gauche du "A" dans la nouvelle feuille de calcul et maintenez les touches "CTRL" et "V" enfoncées pour coller le modèle de grand livre général dans une autre feuille. Dans ce modèle, il y a de l'espace pour saisir les transactions du grand livre général pour neuf comptes différents.
Créez au moins cinq feuilles identiques, ce qui vous donne un total de 45 comptes différents dont vous pouvez garder une trace. La première feuille doit être destinée aux comptes de chèques, d'épargne ou de paie; l'intituler « Comptes bancaires ». Vous créez le titre en cliquant avec le bouton droit sur l'onglet dans le coin inférieur gauche intitulé "Feuille 1" et en choisissant le bouton "Renommer". La deuxième feuille devrait être pour les comptes « revenus ». Ceux-ci incluraient les revenus des ventes, les revenus des services et les remboursements des frais payés.
La troisième feuille devrait être pour les comptes de « dépenses ». Ceux-ci incluraient les loyers payés, les services publics, la main-d'œuvre et les licences ou les taxes. La quatrième feuille doit être pour les comptes « Equity », y compris l'investissement initial pour le démarrage de l'entreprise, tous les tirages effectués pour le propriétaire et tout réinvestissement dans l'entreprise. Enfin, la cinquième feuille devrait être pour les « Passifs », y compris les prêts pour les bâtiments, les véhicules, l'équipement et les cartes de crédit.
Créez des feuilles supplémentaires pour les zones qui contiennent plus de neuf comptes. Si par hasard l'une des catégories compte plus de neuf comptes, "Dépenses" par exemple, créez-en un de plus ou deux autres feuilles et renommez-les "Dépenses 2" et "Dépenses 3". Chaque compte que vous créez doit se voir attribuer un numéro. En règle générale, tous les comptes bancaires commenceront par 10 -, les comptes de revenus par 20 -, les comptes de dépenses par 30 -, les comptes de capitaux propres par 40 - et les comptes de passif par 50--.
Notez les colonnes sur chaque écriture du grand livre. Les colonnes de date et de description sont explicites. Le "Poste Réf." La colonne sert à saisir le numéro de l'autre compte concerné par la transaction dans la ligne. Les colonnes restantes sont le "Débit", "Crédit" et "Solde".
La plupart du temps, un débit sur un compte ajoute de l'argent à ce compte, et un crédit retire de l'argent du compte. Pour chaque débit, il doit y avoir un crédit. Une autre façon de voir les choses est la suivante: un débit est « ce que vous avez » et un crédit est « d'où vient-il ».
Par exemple, vous payez 400 $ pour votre facture d'électricité. Vous le payez avec un chèque de votre entreprise. Demandez-vous, qu'avez-vous obtenu? Vous avez 400 $ d'électricité, alors débitez le compte des services publics (#3010) de 400 $. Maintenant, demandez-vous, d'où cela vient-il? Il provient de votre compte courant, alors créditez le compte bancaire (#1010) de 400 $.
Dans le compte des services publics, mettez #1010 pour la référence postale et dans le compte bancaire, mettez #3010 pour le numéro de compte.
