Quels sont les avantages et les inconvénients de Google Docs ?

Google propose Google Docs comme alternative gratuite à Microsoft Word. Le prix de zéro dollar pour Docs lui donne une longueur d'avance sur Word, et Docs est compatible avec les documents Word, mais le traitement de texte gratuit manque de certaines fonctionnalités, telles que la prise en charge de plusieurs colonnes. Docs s'exécute entièrement à partir d'Internet, ce qui limite la disponibilité des fichiers, mais permet également d'enregistrer un flux constant de révisions afin que vous ne perdiez jamais votre travail.

Contrairement à Microsoft Word et à la plupart des autres traitements de texte, Google Docs s'exécute dans un navigateur Web. Vous n'avez pas besoin d'installer Docs sur votre ordinateur. L'exécution de Docs via Internet permet de travailler sur n'importe quel ordinateur connecté à Internet, mais cela présente une limitation: si vous perdez votre connexion Internet, vous perdez l'accès au programme. Pour contourner ce problème, Google propose une application Drive pour Chrome et un programme de bureau Drive, qui offrent un accès hors ligne à tous les fichiers Drive, y compris les fichiers dans Docs. Pour travailler hors ligne, cependant, vous devez planifier à l'avance. Si vous ne configurez pas Drive pour qu'il fonctionne hors connexion à l'avance, vous ne pourrez pas accéder à Docs hors connexion en un clin d'œil.

Tous les fichiers que vous modifiez dans Docs sont automatiquement enregistrés dans Google Drive à chaque modification. Ainsi, si votre l'ordinateur tombe en panne, vous pouvez reprendre exactement là où vous vous êtes arrêté - Docs n'a même pas d'option "Enregistrer" dans le Menu Fichier. Drive stocke chaque sauvegarde en tant que révision distincte, ce qui permet d'annuler les modifications. Google ne comptabilise pas les fichiers Docs dans l'espace qui vous est alloué sur Drive, vous pouvez donc conserver un nombre illimité de documents et de révisions. Bien qu'utiles, ces fonctionnalités fonctionnent exclusivement via Google Drive: vous ne pouvez pas lier Docs avec Dropbox, Box, SugarSync ou tout autre service de stockage en nuage. Si vous utilisez déjà un autre service et que vous souhaitez partager un fichier Docs via ce service, vous devez télécharger le fichier, puis le télécharger sur votre service cloud préféré.

Google Docs inclut la plupart des mêmes fonctionnalités que Microsoft Word, mais tout ne fonctionne pas de la même manière entre les deux programmes. En 2013, Microsoft a publié des publicités qui signalaient des fonctionnalités spécifiques manquantes dans Docs, notamment des colonnes et la prise en charge de l'édition d'images. Cependant, Google ajoute occasionnellement de nouvelles fonctionnalités à Docs, telles que l'ajout à la mi-2014 de « Modifications suggérées » - l'équivalent de la fonctionnalité Suivi des modifications de Word. Dans quelques cas, Docs offre des fonctionnalités au-delà de Word, notamment en ce qui concerne la collaboration: dans Docs, plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur un document simultanément et voir les changements en temps réel.

Microsoft Word offre un avantage majeur par son intégration avec le reste de la suite Microsoft Office, comme la possibilité de coller des cellules de feuille de calcul d'Excel dans Word ou d'intégrer une diapositive PowerPoint dans un document. Docs prend en charge des liens similaires avec les autres programmes Office de Google, Sheets et Slides, mais il n'existe pas d'équivalents Google pour les programmes Office plus avancés, tels que Publisher, Access ou Visio. Docs ne peut pas non plus se lier directement à vos données Outlook pour effectuer un publipostage ou lire des informations sur votre calendrier.