Les bases de données permettent de rechercher facilement des données complexes.
Une base de données est un programme qui organise les données en champs et enregistrements. Une feuille de calcul est un programme qui stocke des données dans une grille de lignes et de colonnes permettant des calculs et la génération de graphiques. Les bases de données et les feuilles de calcul sont utilisées par les entreprises, les écoles et d'autres organisations pour organiser le stockage et utiliser les données. Bien que les deux soient des outils précieux, une base de données présente plusieurs avantages par rapport à une feuille de calcul.
Contrôles de la qualité des données
La base de données permet de définir certaines variables comme les seules entrées possibles. Supposons que les seules options soient homme et femme - si vous saisissez "Alien", la base de données n'acceptera pas les données. Les feuilles de calcul autorisent des catégories de valeurs telles que des nombres, mais pas la personnalisation de la base de données. Les bases de données vérifient également certains champs lorsqu'elles sont invitées à empêcher la duplication d'identifiants uniques tels que les numéros de patient. Ce contrôle de duplication n'est pas disponible avec les feuilles de calcul.
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Intégration des données
Les bases de données, par défaut, permettent d'intégrer des données provenant de plusieurs sources dans une seule base de données. Les données de plusieurs applications et sources peuvent être intégrées dans des champs afin que les données de toutes les sources soient organisées et consultables. Cela peut être accompli avec une feuille de calcul, mais nécessite d'autres applications ou une programmation personnalisée pour permettre ces fonctionnalités.
Efficacité des ressources
Une feuille de calcul est stockée dans la mémoire vive d'un ordinateur pendant son utilisation. C'est un problème si la feuille de calcul contient de très grandes quantités de données. Une base de données n'a qu'à charger les données avec lesquelles elle travaille dans la RAM, ce qui signifie que seules des parties d'une grande base de données sont utilisées à un moment donné.
Efficacité de l'utilisateur
Une base de données peut être programmée pour afficher des données en fonction des besoins d'un utilisateur. Par exemple, une base de données de patients peut montrer les antécédents médicaux à un médecin et les données de facturation à une réceptionniste. Une feuille de calcul affiche toutes les données, ce qui rend les informations spécifiques plus difficiles à localiser.
Rapport coût-efficacité
Une base de données est plus efficace à utiliser que de grandes feuilles de calcul. L'efficacité permet moins de temps consacré aux tâches et moins d'erreurs. Cela se traduit par des économies d'heures de travail et de précision pour une entreprise, car ses employés sont plus productifs et efficaces.
Efficacité de croissance
Au fur et à mesure que les données sont saisies dans une feuille de calcul, la taille globale de la feuille de calcul augmente beaucoup plus rapidement qu'une base de données comparable. Au fur et à mesure que de plus en plus d'informations sont saisies, il existe des différences appréciables dans le temps nécessaire pour générer des rapports, des graphiques et l'accès aux données sur un réseau.
