En utilisant Google pour votre boîte de réception collaborative, vous pouvez vous assurer qu'aucun message ne passe entre les mailles du filet.
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Google fournit une fonctionnalité appelée Groupes qui permet aux équipes de projet, aux clubs et aux classes - ou aux personnes de tout autre groupe - de communiquer et de partager du contenu, tel que des documents, des vidéos et des calendriers. Une façon d'utiliser un groupe consiste à le configurer comme une boîte de réception collaborative. Votre équipe peut utiliser ce compte pour lire et répondre aux messages publiés par les membres du groupe ou même les clients. À l'aide de Groups for Business, vous pouvez inclure un nombre illimité de membres et attribuer des responsabilités à des individus.
Étape 1
Accédez au site Web de Google Groupes (voir Ressources) et cliquez sur "Créer un groupe". Entrez un nom pour le groupe et tapez le l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser, qui se terminera par "@googlegroups.com". Entrez une description du groupe pour que les membres vue.
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Étape 2
Sélectionnez « Boîte de réception collaborative » dans la liste déroulante Sélectionnez un type de groupe. Choisissez les types de membres que vous souhaitez autoriser à accéder aux fonctionnalités de la boîte de réception. Choisissez les autorisations de base que vous souhaitez appliquer, telles que permettre au public d'afficher des sujets ou autoriser tous les membres du groupe à publier des messages. Cliquez sur "Créer", puis sur "OK" pour gérer les paramètres de la boîte de réception.
Étape 3
Cliquez sur le lien "Gérer" en bas de la page Sujets. Cliquez sur « Inviter des membres » dans le volet de gauche pour ouvrir un formulaire d'invitation par e-mail. Entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez autoriser à utiliser la boîte de réception, saisissez un message d'invitation et cliquez sur « Envoyer des invitations ».
Étape 4
Sélectionnez "Rôles" dans le volet de gauche et cliquez sur "Rôles". Choisissez le rôle dont vous souhaitez gérer les paramètres. Ajoutez des membres au rôle et sélectionnez les autorisations que vous souhaitez appliquer. Répétez l'opération pour les autres rôles. Selon les rôles que vous attribuez, les membres reçoivent des notifications via leur adresse e-mail principale lorsque quelqu'un publie un nouveau message.
Conseil
Pour garder un œil sur une discussion, ajoutez-la à vos favoris en cliquant sur l'icône en forme d'étoile, ajoutant ainsi la discussion à la section Favoris dans le menu principal à gauche.
Les membres du groupe peuvent cliquer sur le bouton « Marquer comme meilleure réponse » sur leurs réponses préférées aux questions ou sur le bouton « Marquer comme terminé » lorsqu'un problème est résolu.
Les gestionnaires ou propriétaires de groupe peuvent afficher les réponses jugées les meilleures au-dessus des autres. Cliquez sur l'icône d'engrenage, sélectionnez "Gérer le groupe" et choisissez "Avancé". Cliquez sur "Personnaliser l'affichage Web" et sélectionnez "Oui" sous Afficher une copie de la meilleure réponse au-dessus des autres réponses.
