Comment créer une feuille de calcul d'inventaire de base avec Excel

La gestion des stocks est essentielle pour toute entreprise de vente au détail. Même les modèles commerciaux non commerciaux nécessitent une gestion interne des stocks pour suivre les outils et l'équipement. Excel est exceptionnellement utile car il offre un moyen peu coûteux de suivre efficacement les stocks. Un grand magasin complexe bénéficiera d'un logiciel de gestion de bout en bout, mais Excel est suffisant pour les besoins simples de gestion des stocks.

La gestion des stocks est un système qui suit les articles au fur et à mesure qu'ils arrivent dans l'entreprise et les déconnecte lorsqu'ils se vendent. Par exemple, un magasin de vêtements enregistrera 100 chemises dans le système une fois qu'elles auront été commandées et stockées sur les étagères. Lorsqu'un client achète l'une de ces chemises, l'article est retiré de l'inventaire et la vente est comptabilisée avec la marge bénéficiaire attachée. Lorsque 80 de ces chemises ont été vendues, le gérant ou le propriétaire peut envisager de passer une nouvelle commande pour réapprovisionner l'inventaire.

Sans système de gestion en place, l'inventaire n'est pas suivi et le magasin ne sait pas combien de chaque article est stocké. Cela perturbe les systèmes de commande, la comptabilité financière et la capacité de surveiller les ventes et de prendre des décisions d'achat éclairées en fonction des articles les plus vendus et les moins bien vendus.

Excel est moins automatisé que les logiciels qui se connectent au système de point de vente (POS). Ces systèmes de point de vente sont utilisés pour enregistrer la transaction et traiter les cartes de crédit. Beaucoup sont également conçus pour suivre les stocks. Le magasin saisit le nouvel inventaire manuellement et chaque article est retiré de l'inventaire lorsque la vente est terminée. Logiciel d'inventaire de magasin dans Excel n'est pas courant, mais de nombreux programmes permettent une exportation vers Excel pour la tenue de dossiers.

La création de la feuille de calcul est un processus assez simple. Gestion des stocks Les formules Excel sont également utiles pour suivre la valeur totale de l'inventaire enregistré dans le système. Pour commencer, créez les en-têtes de catégorie pour chaque colonne individuelle.

Utiliser le titre Article pour la première colonne, Quantité pour le deuxième et Prix ​​unitaire pour le troisième et Valeur totale pour le quatrième. Bien qu'il existe plusieurs systèmes différents de suivi des stocks, celui-ci conserve un décompte précis et affiche la valeur totale de tous les stocks en stock.

Pour la colonne Valeur totale, multipliez la quantité par le prix unitaire pour déterminer ce nombre de chaque ligne. La formule pour suivre la valeur de chaque article en stock est = somme (b*c). Appliquez ceci à chaque ligne afin que chaque article d'inventaire génère une valeur unique basée sur la quantité et le prix unitaire. Par exemple, un t-shirt répertorié dans la troisième rangée utiliserait = somme (b3*c3) pour déterminer la valeur totale de votre feuille d'inventaire dans Excel.

Excel est utile mais n'est pas toujours la meilleure option. Le système de tableur fonctionne bien pour les entreprises qui ne traitent que quelques éléments. Par exemple, une entreprise vendant des dispositifs médicaux peut n'avoir en stock que quelques articles coûteux différents. Un modèle de machine à rayons X avec 20 unités est facile à suivre quelle que soit la valeur de chaque unité. C'est une situation de faible nombre et de faible inventaire qui rend le suivi beaucoup plus facile.

Une entreprise médicale vendant de tout, des compresses de gaze aux onguents, aura cependant besoin d'un système plus robuste pour suivre les stocks. Excel est toujours une possibilité, mais accéder au bon espace sur la feuille de calcul lorsque des milliers d'éléments sont répertoriés rend le processus inefficace. Un logiciel avec une fonction de recherche peut rapidement extraire l'élément tout en affichant toutes les informations pertinentes concernant les stocks disponibles, les ventes réalisées, la valeur des ventes et la valeur totale des stocks restants en Stock.

Envisagez d'utiliser Excel comme programme de démarrage pour le suivi des stocks de base et passez à un système plus sérieux le cas échéant. Le logiciel de suivi des stocks est cher, mais vaut bien le coût lors du suivi de nombreuses unités avec un roulement élevé.