Quelles sont les similitudes entre les feuilles de calcul Excel et Access ?

Tirer le meilleur parti de votre suite Microsoft Office dépend de la compréhension de toutes vos options de stockage d'informations. Microsoft Excel et Access fournissent tous deux des feuilles de données avec des lignes et des colonnes qui vous permettent de stocker, de trier et de formater les enregistrements. Les feuilles de calcul Excel contiennent des outils puissants pour stocker des informations et utiliser des formules. Les tables d'accès sont les fondations d'une base de données et fournissent un point de départ pour la saisie et la visualisation d'informations. Les deux programmes offrent bon nombre des mêmes fonctionnalités de base.

Les feuilles de calcul Microsoft Excel et les tableaux Access fournissent tous deux un format pour stocker des informations dans un seul ou dans plusieurs ensembles. Dans Excel, plusieurs ensembles de données peuvent être placés dans des onglets séparés du même fichier Excel. De même, vous pouvez séparer les données en plusieurs tables Access dans une base de données Access. Les feuilles de calcul Excel et les tableaux Access ont les mêmes fonctionnalités reconnaissables, y compris les cellules organisées en colonnes et en lignes, les en-têtes de colonnes et les sélections de lignes.

Les feuilles de calcul Excel et les tableaux Access vous permettent de personnaliser la façon dont vos informations sont répertoriées. Vous pouvez trier par ordre alphabétique ou numérique sur une ou plusieurs colonnes. Par exemple, vous pouvez trier une liste de produits par numéro d'identification de produit, puis par nom et enfin par distributeur dans les deux programmes. En outre, vous pouvez afficher une quantité limitée d'informations en filtrant votre tableau ou votre feuille de calcul. Cela ne supprime aucun enregistrement, mais affiche temporairement les enregistrements en fonction de critères.

Vous pouvez définir des types de données spécifiques pour les cellules et les colonnes dans les feuilles de calcul Excel et les tableaux Access. La définition du type de données améliore la lisibilité de votre ensemble de données, car l'utilisateur peut distinguer différents types d'informations. Le type de données par défaut dans les deux programmes est le texte, qui n'impose aucune mise en forme particulière. Mais vous voudrez peut-être qu'une colonne répertoriée « Coût » contienne des nombres basés sur la devise. Si vous définissez le type de données sur devise, le format approprié s'affiche.

Vos feuilles de calcul Excel et tableaux Access bénéficieront d'un formatage de texte et de cellule personnalisé. Dans les deux programmes, vous pouvez définir le formatage du texte, la hauteur des cellules et la largeur des colonnes. Vous pouvez également définir l'alignement du texte à gauche, au centre ou à droite. Les lignes de la grille peuvent aider à distinguer les cellules les unes des autres et peuvent être configurées pour être affichées verticalement, horizontalement ou les deux. La personnalisation de ces formats améliore la convivialité des feuilles de calcul et des tableaux et donne une apparence professionnelle à votre feuille de calcul.