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Le rapprochement mensuel des comptes de bilan est le seul moyen de s'assurer que les données financières d'une entreprise sont correctement enregistrées dans les livres comptables. Le rapprochement des comptes de bilan protège une entreprise contre les erreurs de déclaration dans les états financiers de l'entreprise, ce qui peut entraîner des erreurs lors de la préparation de la déclaration de revenus fédérale de l'entreprise. De nombreux comptables créent des feuilles de calcul Microsoft Excel pour faciliter le rapprochement des comptes du grand livre (GL) avec la documentation externe.
Étape 1
Tapez le nom du compte du grand livre et le numéro de compte du grand livre en haut de la feuille de calcul Excel. Vous pouvez taper à la fois des noms et des nombres directement dans les cellules d'Excel et le logiciel formatera correctement les entrées.
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Étape 2
Entrez le mois et l'année à rapprocher sous le nom et le numéro du GL.
Étape 3
Tapez « Solde final par GL » dans la première colonne de la feuille de calcul, quelques lignes sous le titre.
Étape 4
Saisissez le montant final contenu dans le compte du grand livre dans la deuxième colonne de la feuille de calcul sur la même ligne que l'étiquette « Solde final par GL ».
Étape 5
Tapez « Solde final par (document source) » dans la première colonne de la feuille de calcul sous la ligne contenant « Ending Solde par GL." Des exemples de documents sources incluent les rapports sur les comptes clients, les rapports sur les comptes fournisseurs et les actifs Annonces.
Étape 6
Saisissez le solde de clôture par document source pour ce compte du grand livre général dans la deuxième colonne de la feuille de calcul sur la même ligne que l'étiquette « Solde de clôture par (document source) ».
Étape 7
Tapez "Différence" dans la ligne suivante dans la première colonne.
Étape 8
Créez un calcul dans la deuxième colonne à côté de l'étiquette « Différence » qui soustrait le total du document source du solde final du grand livre. C'est le montant qui doit être rapproché.
Étape 9
Créez une section sous la ligne de différence appelée « Rapprocher les éléments ».
Étape 10
Répertoriez chaque élément créant une différence de rapprochement dans la section éléments de rapprochement. Inclure une explication de chaque article et le montant de l'article. Un exemple d'élément de rapprochement peut être un acompte qui a été enregistré sur le compte bancaire mais pas enregistré sur le compte du client.
Étape 11
Créez un calcul à la fin de la section Éléments de rapprochement qui totalise le montant des éléments de rapprochement. Lorsque le total des éléments de rapprochement est égal au total « Différence », alors vous avez correctement rapproché le compte.
Choses dont vous aurez besoin
Microsoft Excel
Grand livre général
Documentation source
Conseil
Il est préférable de rapprocher les comptes GL avant de clôturer le mois comptable afin de pouvoir apporter les corrections nécessaires aux données comptables du mois approprié.
Si vous ne savez pas comment créer des feuilles de calcul de rapprochement dans Excel, envisagez de faire appel à un professionnel de la comptabilité pour vous aider à configurer.
