Quelles sont les utilisations pratiques d'Excel ?

Excel a la réputation d'être utilisé dans les services comptables, et bien que ses fonctions mathématiques soient vitales pour la comptabilité, le les feuilles de calcul et les graphiques du programme aident à tout, de la création d'une liste de courses à l'analyse scientifique enregistrements. Passer de Word à Excel pour les tâches quotidiennes peut sembler intimidant au début, mais une fois que vous vous êtes habitué à travailler dans une feuille de calcul, Excel simplifie grandement l'organisation et les calculs.

L'une des capacités les plus simples mais les plus fondamentales d'Excel est organisation des données. Excel ne peut pas rivaliser avec Microsoft Access pour créer des bases de données complexes, mais pour l'organisation quotidienne, Excel possède de nombreuses fonctionnalités et est beaucoup plus facile à utiliser. Pour faire une liste, écrivez simplement dans les cellules dont vous avez besoin - que vous ayez besoin d'une liste d'épicerie de base à deux colonnes ou d'un inventaire ou d'un

Pour un aménagement plus chic sans travail supplémentaire, commencez par un modèle en recherchant sur la page "Nouveau" du menu Fichier dans Excel 2010 ou 2013. Microsoft fournit de nombreux modèles gratuits pour la création de listes, allant des listes de sports aux factures en passant par les annuaires téléphoniques.

Entrez une plage de données dans Excel et le programme peut automatiquement la visualiser sous forme de tableau ou de graphique. Après avoir saisi vos données, sélectionnez-les et choisissez l'un des styles de graphique dans l'onglet Insertion. Excel 2013 rend le processus encore plus facile avec le "Graphiques recommandés" qui analyse vos données et prévisualise les graphiques les plus pertinents.

Disposer correctement les données d'un graphique demande un peu de pratique. Par exemple, pour créer un graphique à secteurs, utilisez deux colonnes: la première contenant des étiquettes et la seconde contenant des pourcentages. De même, un graphique en courbes n'utilise que deux colonnes: une pour les étiquettes et une autre pour les points sur l'axe Y. Si vos données incluent des coordonnées X et Y, utilisez plutôt un graphique en nuage de points.

Les fonctions d'Excel automatisent les formules mathématiques, simplifiant la comptabilité, la comptabilité et d'autres suivis de données. L'une des fonctions les plus courantes, SUM, ajoute d'autres cellules et dispose d'un raccourci à un bouton: sélectionnez un groupe de cellules et appuyez sur "Alt-Equals" pour remplir la somme. Certaines fonctions analysent le contenu des cellules et peuvent même fonctionner avec du texte. Par exemple, EXACT vérifie si deux cellules ont le même contenu et renvoie « VRAI » ou « FAUX ».

Pour entrer dans une fonction, tapez un signe égal, le nom de la fonction et une parenthèse ouverte, puis remplissez ses variables en cliquant sur d'autres cellules pour faire référence à leur contenu. Pour une explication guidée de l'utilisation d'une fonction, sélectionnez-la dans la bibliothèque de fonctions sur l'onglet Formules.

Pour tirer le meilleur parti des fonctions d'Excel, enchaînez-les dans des formules en plusieurs parties pour effectuer des calculs complexes. Presque tous les ensembles de fonctions peuvent fonctionner ensemble. Par exemple, ajoutez une colonne de cellules, puis arrondissez-la à la centaine la plus proche en combinant SUM avec ROUND: =ROND(SOMME(A1:A5), -2) arrondit la somme des cellules A1 à A5 à deux décimales à gauche, ce qui donne un arrondi à la centaine.

Les formules peuvent également faire référence à d'autres formules. Une utilisation est de suivre rapidement la facturation et les paiements pour votre entreprise. Additionnez les factures d'un client dans une colonne, additionnez les paiements dans une deuxième colonne, puis utilisez la fonction SI pour générer une réponse simple: =SI(B10>=A10,"PAID","UNPAID") vérifie si la somme des paiements dans B10 atteint ou dépasse la somme des frais dans A10 et signale soit « PAYÉ » soit « NON PAYÉ » en texte clair.