Comment utiliser plusieurs instructions IF dans Microsoft Excel

Une instruction IF dans Excel exécute un test logique qui renvoie une valeur si une condition est remplie et une autre valeur si ce n'est pas le cas. L'utilisation d'une seule instruction Excel IF ne peut prendre en charge que les opérations de base, mais si vous imbriquez plusieurs instructions IF, vous pouvez effectuer des tâches compliquées. Le seul inconvénient est qu'il faut être prudent lors de la construction de la formule pour éviter de faire des erreurs. Des fonctions Excel alternatives peuvent faire le même travail avec moins de risque d'erreur. Apprenez les bases des instructions IF imbriquées dans Excel et les alternatives pour trouver la meilleure approche pour vos besoins.

La fonction SI dans Excel dit essentiellement "si cela est vrai, retournez la valeur x, mais si ce n'est pas le cas, retournez la valeur y". Par exemple, si vous vérifiiez si divers services de votre entreprise étaient en deçà ou en dépassement de budget, vous pouvez comparer leurs dépenses avec leurs budgets en utilisant la fonction et lui demander de renvoyer « Sur budget » si le département a dépensé trop ou « Dans les limites du budget » s'il ne l'a pas fait. De manière générale, vous utilisez des opérateurs de comparaison pour former votre énoncé, tels que :

• = (égal à)

• (plus grand que)

• = (supérieur ou égal à)

• < (plus petit que)
• <= (inférieur ou égal à)
• <> (différent de)

Comprendre la syntaxe de l'instruction Excel IF est une étape cruciale pour apprendre à l'utiliser correctement. Le format de la fonction est IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]) où les crochets indiquent que ce dernier argument est facultatif. Ceux-ci sont faciles à interpréter: Test de logique désigne l'énoncé que vous souhaitez tester, value_if_true est l'endroit où vous voulez qu'Excel affiche si le test est vrai, et [value_if_false] est l'emplacement facultatif pour ce que vous voulez qu'Excel affiche si le test est faux.

Cela vous suffit pour utiliser la formule Excel pour les déclarations si-alors, ce qui peut être démontré à l'aide de l'exemple "Supérieur au budget/à l'intérieur du budget" de plus haut. Imaginez que vous ayez le montant dépensé par divers départements dans la colonne B et le montant budgété dans la colonne C, avec les valeurs commençant sur la deuxième ligne. Dans la cellule D2, vous taperez =SI(B2>C2, "Sur budget", "Dans les limites du budget") pour renvoyer le résultat que vous recherchez (en notant que vous devez utiliser des guillemets pour qu'il renvoie le texte à l'intérieur). La première partie dit "si la valeur en B2 est supérieure à la valeur en C2" (si la dépense est plus grande que le budget), la deuxième partie dit "alors retournez le texte Dépassement du budget et la troisième partie dit "sinon, alors reviens Dans le budget."

Tirer le meilleur parti de l'outil d'instructions IF d'Excel signifie pouvoir combiner plusieurs instructions IF lorsque vous avez une tâche qui lui convient. Vous pouvez inclure une deuxième instruction IF dans votre instruction IF d'origine, et vous pouvez inclure une autre instruction IF dans celle-ci et ainsi de suite. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez classer quelque chose dans l'un des plusieurs groupes à l'aide d'une seule formule. Par exemple, vous pouvez utiliser des instructions IF imbriquées pour convertir les notes obtenues par les étudiants à un test en une note.

Pour utiliser correctement plusieurs instructions IF, réfléchissez à la logique de ce que vous demandez à Excel de faire. Essentiellement, après votre condition (le premier argument de la fonction), vous pouvez ajouter une autre instruction IF dans le value_if_true ou value_if_false espaces, pour dire à Excel quoi faire ensuite. Pensez à cela comme à Excel pour vérifier la cellule par rapport à un deuxième critère si la cellule en question ne le fait pas répondre au premier critère (ou en effet, s'il répond au premier), et vous pouvez continuer ce processus pendant longtemps temps. En d'autres termes, vous transformez "si ceci, alors cela" en "si ceci et ceci, alors cela" ou "si ce n'est pas ceci mais ceci, alors cela".

Imaginez que vous ayez donné aux élèves un test où la note de 85 % ou plus est un A, entre 70 et 85 % est un B, entre 55 et 70 pour cent est un C, entre 40 pour cent et 55 pour cent est un D et tout ce qui est inférieur est un Échouer. Les scores sont dans la colonne B, de la ligne 2 à la ligne 11. Vous pouvez utiliser une fonction Excel SI soigneusement construite avec plusieurs conditions pour catégoriser les scores des étudiants.

La première partie est facile (pour un score en B2, dans cet exemple): =SI(B2>=85, "A") indique à Excel de renvoyer un A si l'étudiant a obtenu un score de 85 ou plus. L'imbrication vous permet d'ajouter d'autres notes, en utilisant le troisième argument (que faire si la condition est fausse) pour ajouter des conditions supplémentaires: =SI(B2>=85, "A", SI(B2>=70, "B")), qui indique à Excel de renvoyer un A pour les scores de 85 ou plus, mais sinon, de renvoyer un B si le score est supérieur à 70. Continuez ainsi pour compléter la formule, en utilisant à chaque fois le troisième argument pour une nouvelle instruction IF: =SI(B2>=85, "A", SI(B2>=70, "B",SI(B2>=55, "C", SI(B2>=40, "D", "Echec")) ))

Cela semble compliqué, donc le décomposer devrait cimenter l'idée. Les deux premiers arguments disent « si le score en B2 est de 85 ou plus, alors l'étudiant obtient un A », et le troisième dit: « sinon, vérifiez la condition suivante ». Les deuxième IF conduit à cette déclaration, "(pour les étudiants ayant un score inférieur à 85) si le score en B2 est de 70 ou plus, alors l'étudiant obtient un B, et sinon cochez la case condition suivante". la condition suivante" et la quatrième dit "(pour les étudiants ayant un score inférieur à 55) si le score en B2 est supérieur à 40, l'étudiant obtient un D, ​​sinon, l'étudiant échoue."

Si vous saisissez correctement la formule de votre instruction IF, elle renverra l'une des options que vous avez données à Excel. Cependant, si vous faites une erreur, la formule peut renvoyer un 0 ou #NOM? dans la cellule contenant votre formule.

UNE 0 erreur signifie que soit le value_if_true ou value_if_false l'argument est vide. Corrigez ce problème en vous assurant qu'une valeur est entrée dans les deux arguments, ou au moins, dans le value_if_true argument. Les value_if_false L'argument peut être complètement supprimé et il renverra FALSE si vous ne mettez pas de deuxième virgule après le value_if_true domaine.

UNE #NOM? erreur vous indique que vous avez probablement mal orthographié ou tapé quelque chose dans la formule. Cela peut être un peu plus difficile à corriger car cela peut faire partie de la formule, mais le meilleur conseil est de tout vérifier ou de réécrire la formule.

L'exemple précédent de formule de fonction IF imbriquée est devenu assez long, ce qui est l'un des principaux inconvénients de l'utilisation de plusieurs instructions IF dans Excel. Ils peuvent devenir compliqués et il est facile de se tromper car vous devez suivre attentivement la logique pour vous assurer que tout fonctionne comme vous le souhaitez. Microsoft souligne qu'une formule mal imbriquée peut même renvoyer le bon résultat la plupart du temps, mais des résultats incorrects en de rares occasions. Ceux-ci sont difficiles à repérer.

Ne pas mettre les conditions dans le bon ordre est une erreur courante. Dans l'exemple des tests notés, si vous avez commencé avec le score le plus bas =SI(B2>=40, "D", …" et a procédé à la liste des autres par ordre croissant, même un score de 100 renverrait un D. C'est parce que la première condition est vérifiée en premier, donc si vous avez commencé avec "si la cellule B2 est de 40 ou plus, retournez un D" il classerait n'importe quel score de 40 ou plus comme un D sans rien vérifier d'autre car il répond au premier état. C'est un exemple parfait de la raison pour laquelle vous devez suivre la logique de votre formule.

Vous devez également vous assurer d'ajouter le bon nombre de parenthèses à la fin de plusieurs instructions IF pour fermer correctement la formule. Excel vous aide en coordonnant les couleurs et en mettant les crochets en surbrillance pendant que vous travaillez.

Techniquement, vous pouvez imbriquer jusqu'à 64 fonctions SI dans une seule formule, mais Microsoft ne recommande pas d'utiliser la fonction comme celle-ci pour les raisons ci-dessus. Les choses se compliquent rapidement et il est probable que si vous essayez d'imbriquer plus de 10 instructions IF, il existe probablement déjà un meilleur outil pour le travail inclus dans Excel.

L'alternative la plus pratique à la fonction IF est la fonction IFS, qui est une version de la fonction qui effectue la même tâche que l'imbrication dans une seule fonction et peut gérer jusqu'à 127 conditions. La fonction IFS a une syntaxe plus simple: =IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3]…) etc. Essentiellement, cela fonctionne comme des instructions IF imbriquées, sauf que les instructions IF suivantes occupent l'espace après la "valeur si vraie" sans avoir à réafficher la fonction.

La formule de l'exemple de note de test peut être écrite beaucoup plus simplement avec la fonction IFS. À la place de:

=SI(B2>=85, "A", SI(B2>=70, "B",SI(B2>=55, "C", SI(B2>=40, "D", "Echec")) ))

écrire simplement

=IFS(B2>=85, "A", B2>=70, "B", B2>=55, "C", B2>=40, "D", VRAI, "Echec")

Les VRAI à l'avant-dernier indique "si aucune des autres valeurs n'est satisfaite, retournez la valeur suivante".

Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Excel 2019 ou Excel pour Office 365.

La fonction RECHERCHEV dans Excel est souvent une alternative plus simple à plusieurs instructions IF et est disponible sur n'importe quelle version d'Excel à partir de 2007. Il n'est pas idéal pour toutes les situations car il renvoie des résultats pour une correspondance exacte ou pour le le plus proche nombre, il ne pouvait donc pas être utilisé pour des notes comme dans l'exemple précédent. Cependant, dans de nombreuses situations, cela peut vous faire économiser beaucoup de travail d'écriture d'une formule, bien que vous deviez construire un tableau avec des valeurs possibles dans un colonne, comme les produits que votre magasin vend, et ce que vous voulez que la fonction renvoie, comme le prix du produit, dans une autre colonne, pour Exemple.

La syntaxe de RECHERCHEV est =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) et apprendre chacun des composants vous montre comment l'utiliser. Les valeur_recherche L'argument est la valeur que vous souhaitez vérifier, qui doit être une cellule dans la même colonne que le début du tableau par rapport auquel vous souhaitez le vérifier, au-dessus ou au-dessous. Les tableau_tableau est la plage de cellules contenant votre tableau d'informations, telles que les produits et leurs prix correspondants, et col_index_num est la colonne dans laquelle Excel doit rechercher la valeur à renvoyer, avec 1 indiquant la colonne la plus à gauche, 2 indiquant le suivant et ainsi de suite. Finalement, [range_lookup] est facultatif, mais entrez "VRAI" si vous voulez qu'Excel base la réponse sur la valeur la plus proche ou "FAUX" si vous voulez seulement une correspondance exacte.