20 astuces Ninja pour tirer le meilleur parti de Gmail

Gmail a dépassé les 900 millions d'utilisateurs en 2015. Pas mal pour un projet dont le nom de code vient d'un dessin animé de Dilbert. Quand il a été lancé, personne ne l'a cru - il a fait ses débuts le jour du poisson d'avril.

En partie à cause de l'interface pratique de Gmail, les gens prennent rarement la peine d'apprendre ses nombreuses fonctionnalités. Après tout, c'est déjà si facile. Mais pour ceux qui prennent le temps d'en apprendre les tenants et les aboutissants, Gmail devient un outil bien plus puissant. Voici 20 conseils pour vous aider à devenir un ninja de Gmail.

C'est l'outil le plus important pour naviguer dans Gmail. Si vous êtes comme la majorité des gens, vous ne l'avez probablement jamais utilisé. Clique le Équipement -- situé en haut à droite de l'écran Gmail -- et entrez dans un nouveau monde courageux.

La première chose que vous remarquerez lorsque vous cliquez sur le

Vous pouvez également choisir le nombre d'e-mails à afficher sur une page. Clique le Équipement puis Paramètres > Général. En dessous de Taille de page maximale vous pouvez sélectionner le nombre de conversations (c'est-à-dire d'e-mails) par page, de 10 à 100.

N'oubliez pas que chaque fois que vous modifiez les paramètres, vous devez descendre au bas de la page et sélectionner Sauvegarder les modifications ou vos modifications ne seront pas conservées.

Le choix de votre thème est l'un des changements visuels les plus spectaculaires que vous puissiez apporter à Gmail. Allez au Équipement et sélectionnez Thèmes. Vous serez accueilli par un assortiment d'arrière-plans. Un arrière-plan coloré vous donne l'impression que vous travaillez directement depuis votre bureau plutôt que dans un navigateur. Et vous pouvez également choisir l'une de vos propres images comme arrière-plan.

Si vous souhaitez revenir à l'arrière-plan par défaut de Gmail, choisissez celui marqué Léger.

Vous pouvez également choisir votre style de texte. Allez au Équipement et choisissez Paramètres > Général et tu verras Style de texte par défaut. Ici, vous pouvez choisir la police, le style et la couleur de votre texte.

Comment percevez-vous vos fils? Nous ne parlons pas de vêtements. Fils est une fonctionnalité de nombreux programmes de messagerie qui regroupe les messages avec leurs réponses. Vous pouvez ou non aimer cela; peut-être souhaitez-vous voir chaque e-mail s'afficher séparément. Si vous ne voulez pas que vos conversations par e-mail soient imbriquées les unes dans les autres, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité. Dirigez-vous vers le Équipement et sélectionnez Paramètres > Général puis Affichage de la conversation. Choisissez le bouton radio à côté de Affichage de la conversation désactivé pour mettre fin aux discussions.

Vous pouvez également modifier le style de votre boîte de réception. Allez au Équipement et choisissez Paramètres > Boîte de réception. Sélectionnez le menu déroulant à côté Type de boîte de réception. Il est défini par défaut, ce qui présente les e-mails dans l'ordre dans lequel ils ont été reçus. Mais peut-être préféreriez-vous une autre façon. Peut-être que vous aimeriez voir les e-mails non lus en premier, ou les e-mails suivis, ou même les e-mails importants en haut.

Mais vous demandez: comment Gmail peut-il savoir ce qui est important? Excellente question! Et cela nous amène à notre tout prochain conseil.

Vous pouvez indiquer à Gmail quels messages sont importants pour vous. Il y a une petite icône en forme de drapeau à côté de chaque e-mail qui devient jaune lorsque vous cliquez dessus (voir la capture d'écran pour plus de détails). En cliquant dessus, vous dites à Gmail que c'est important. Après un certain temps, Gmail s'en rend compte et commence à identifier automatiquement ces e-mails comme importants. Par exemple, chaque e-mail provenant de votre patron sera marqué comme important. À l'inverse, vous pouvez désélectionner les e-mails qui ne sont pas importants mais que Gmail identifie par erreur de cette façon. Bientôt, Gmail fera le travail de tri de vos e-mails pour vous.

L'organisation visuelle de vos e-mails peut vous aider à identifier les e-mails importants lorsque vous récupérez rapidement votre boîte de réception. Les deux principaux outils de Gmail pour ce faire sont Étiquettes et étoiles. Commençons par les étiquettes, qui servent également de dossiers dans Gmail. Pour créer une étiquette, vous allez en haut de la fenêtre et sélectionnez le Déménager à icône, en forme de dossier.

Lorsque vous cliquez dessus, vous obtenez une liste déroulante. Sélectionner Créer un nouveau. Donnez un nom à votre nouvelle étiquette et cliquez sur Créer.

Comme nous l'avons mentionné, les étiquettes ne sont en réalité que le nom que Gmail utilise pour les dossiers. Ils apparaissent sur le côté gauche de votre boîte de réception sous le Composer bouton. Vous pouvez faire ressortir davantage les e-mails étiquetés en leur attribuant une couleur. Si vous survolez un nom d'étiquette, vous verrez une petite flèche vers la droite. Cliquez dessus et une boîte apparaîtra. En haut de la boîte, vous verrez Couleur de l'étiquette. Cliquez sur la flèche à droite de celle-ci et une boîte de sélection de couleur d'étiquette apparaîtra. Cliquez simplement sur la couleur que vous voulez et ce sera la couleur de votre étiquette.

Les étoiles sont un autre excellent moyen de faire ressortir vos e-mails visuellement. Regardez sur le bord droit de la liste de diffusion dans votre boîte de réception et vous devriez voir des étoiles creuses. Lorsque vous cliquez sur une étoile, elle devient jaune. Boum, vous avez maintenant signalé le message. Cela peut signifier tout ce que vous voulez; Les e-mails en vedette peuvent marquer l'e-mail comme important, nécessitant un suivi ou autre. C'est à vous.

Le jaune est génial, mais vous avez également le choix entre beaucoup plus de couleurs, ce qui augmente considérablement la valeur organisationnelle de ces petites icônes. Chaque fois que vous cliquez sur une étoile, elle parcourt l'une des couleurs disponibles.

Mais voici une astuce: vous contrôlez les couleurs (et même les formes) disponibles. Clique le Équipement et sélectionnez Paramètres > Général. Faites défiler jusqu'à Étoiles. Vous pouvez faire glisser des étoiles (et des formes) entre les sections Non utilisé et En cours d'utilisation, ce qui vous donne tout le pouvoir de déterminer ce qui se passe lorsque vous cliquez sur les étoiles dans la boîte de réception.

Une fois que vous avez sélectionné ce que vous voulez, n'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder les modifications.

Une fois de retour dans votre boîte de réception, vous pouvez sélectionner la couleur de l'étoile que vous souhaitez (ou autre icône) en cliquant à plusieurs reprises sur l'icône étoile à côté de votre e-mail. Il parcourra successivement vos options de couleur.

La création de filtres est un excellent moyen d'améliorer la productivité de Gmail. Essentiellement, vous créez des règles qui automatisent la réponse de Gmail aux e-mails entrants. Cela vous fait gagner du temps dans la mesure où vous n'avez plus à traiter chaque e-mail individuellement. Les règles peuvent être n'importe quoi, du déplacement d'e-mails à leur transfert, en passant par l'envoi d'une réponse standardisée.

Tout d'abord, sélectionnez l'e-mail pour lequel vous souhaitez créer un filtre. Sélectionnez ensuite Suite dans la barre de menu supérieure et descendez jusqu'à Filtrer les messages comme ceux-ci.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné un e-mail marketing de la symphonie Phoenix. La première case qui apparaît a le À partir de: ligne remplie. Cliquez où il est dit Créer un filtre avec cette recherche.

Une fois que vous avez terminé, vous serez dirigé vers une autre boîte où vous pourrez créer la règle ou le filtre de votre choix. Dans ce cas, nous allons créer deux règles: ignorer la boîte de réception et catégoriser ces types d'e-mails en tant que promotion. Après avoir sélectionné vos règles, cliquez sur Créer un filtre. Ceci fait, tous les e-mails du service marketing de la symphonie Phoenix passeront par la boîte de réception et iront directement à Promotions.

Vous verrez dans cette boîte que vous avez de nombreuses options pour créer un filtre. Vous pouvez ajouter une étiquette à tous les e-mails provenant de l'expéditeur (dans ce cas phoenixsympony.org), les marquer comme lus ou les supprimer, entre autres possibilités.

En créant des filtres, vous introduisez un flux dans votre boîte de réception qui maintient les e-mails dans la direction souhaitée, ce qui augmente considérablement l'efficacité de votre e-mail.

Lorsque vous créez un filtre, il n'aura aucun effet sur les e-mails que vous avez déjà reçus, sauf si vous sélectionnez Appliquer également un filtre aux conversations correspondantes qui est une case à cocher immédiatement à droite de la Créer un filtre bouton.

Vous avez probablement envoyé au moins un e-mail que vous souhaiteriez pouvoir récupérer.

Souhaitez-vous pouvoir cliquer sur Annuler quelques instants après avoir cliqué sur Envoyer? Heureusement, dans Gmail, c'est exactement ce que vous pouvez faire. Clique le Équipement alors Paramètres > Général. Cliquez sur la case à cocher pour activer Annuler l'envoi et choisissez le temps que vous souhaitez vous accorder. Gardez à l'esprit que plus vous définissez la période de grâce d'annulation, plus il faudra de temps pour que chaque e-mail soit envoyé depuis votre boîte d'envoi, donc 10 ou 20 secondes sont probablement suffisantes.

Les raccourcis clavier sont un excellent outil pour se déplacer plus rapidement dans Gmail. Vous pouvez les utiliser pour naviguer dans Gmail et aussi pour vous aider à trier vos messages. La première chose à faire est d'activer les raccourcis clavier, car leur position par défaut est désactivée. Pour ce faire, cliquez sur l'engrenage, puis Paramètres > Général. Aller à Raccourcis clavier et sélectionnez le bouton radio à côté Raccourcis clavier activés.

Pour une liste complète des raccourcis clavier de Gmail, visitez ici. Vous pouvez également trouver une feuille de triche Gmail ici.

La plupart d'entre nous ont plus d'un compte de messagerie. Et il est possible d'ajouter ces comptes à Gmail, vous n'avez donc pas besoin de vous connecter à plusieurs comptes pour consulter vos e-mails, tant qu'il s'agit de comptes POP3 ordinaires.

Vous aurez besoin de connaître les paramètres des comptes de messagerie que vous prévoyez d'ajouter. Une fois que vous avez ces informations, allez dans la Gear, puis Paramètres > Comptes et importation. Sélectionnez ensuite Ajouter un compte de messagerie POP3 que vous possédez.

À partir de là, entrez simplement les informations demandées par Gmail. Gmail tentera d'en remplir une partie automatiquement, mais il se peut qu'il se trompe. Il est préférable de connaître ces informations à l'avance et de les saisir manuellement. Vous remarquerez également un bouton à côté de Laisser une copie des messages récupérés sur le serveur. Sélectionnez cette option si vous consultez souvent le courrier pour ce compte à partir d'autres endroits. Une fois les informations renseignées, cliquez sur Ajouter un compte. Vous avez maintenant configuré Gmail pour recevoir des e-mails de votre autre compte.

Il vous sera également demandé si vous souhaitez également pouvoir envoyer e-mails de ce compte. Si vous sélectionnez oui, vous remarquerez dans la case suivante qu'il vous sera demandé si vous souhaitez Traiter comme un alias. Il s'agit d'un choix personnel qui affecte plus que tout les paramètres de recherche. Vous pouvez trouver plus de détails ici. Essentiellement, si vous sélectionnez Traiter comme un alias, lorsque vous recherchez "De: Moi", Gmail traitera également cette nouvelle adresse comme "Moi" - c'est-à-dire vous - et récupère tous vos e-mails à partir du nouveau compte que vous avez ajouté.

Il vous sera également demandé de renseigner vos informations de serveur sortant et votre mot de passe. Lorsque vous cliquez sur Suivant, il peut vous être demandé un code de confirmation prouvant que vous possédez bien ce compte, qui sera soit envoyé par e-mail, soit envoyé par SMS sur votre téléphone. Une fois cette étape terminée, vous êtes prêt à partir. Vous verrez le nouvel e-mail sous Envoyer le courrier en tant que : dans Comptes et importation sous paramètres.

La prochaine fois que vous allez envoyer un e-mail, vous remarquerez une liste déroulante dans le À partir de: ligne de votre e-mail. Cela vous donne le choix d'envoyer un e-mail à partir de votre compte Gmail d'origine ou du nouveau compte que vous avez ajouté. Vous voudrez peut-être faire attention à ce que vous envoyez à partir de l'adresse à partir de laquelle vous souhaitez envoyer. Il y a un réglage dans Comptes et importation qui vous permet Réponse à partir de la même adresse à laquelle le message a été envoyé. Avec cette option sélectionnée, vous devez éviter toute erreur si votre objectif est d'avoir toujours votre destination et votre destination les mêmes.

L'ajout d'autres comptes de messagerie peut être un peu compliqué. Nous suivons donc avec une astuce simple qui peut vous éviter beaucoup d'aggravation. Peut-être avez-vous remarqué que vous avez accumulé un nombre impie d'e-mails promotionnels. Il est temps de leur dire au revoir et d'utiliser les 15 Go d'espace précieux que Gmail vous alloue pour des choses plus importantes.

Vous savez peut-être déjà que si vous cliquez sur le Tout sélectionner dans le coin le plus à gauche de la barre de menu supérieure, seuls 100 e-mails (ou le nombre d'e-mails que vous avez définis pour une seule page) sont sélectionnés. Si vous avez beaucoup d'e-mails, il faudra beaucoup de temps pour les supprimer 100 à la fois.

Il s'avère que la solution se cache à la vue de tous - et vous ne l'avez probablement jamais remarqué. Lorsque vous sélectionnez tout, s'il y a plus d'e-mails dans ce dossier ou cette étiquette qu'il n'y en a sur la page actuelle, vous avez toujours la possibilité de sélectionner tous les e-mails. Cliquez sur le lien dans le message jaune pour tout sélectionner.

Une fois que vous avez sélectionné les e-mails, cliquez sur Supprimer. Fait et fait!

Les opérateurs de recherche sont les raccourcis clavier du monde de la recherche. Les apprendre maintenant vous évitera beaucoup de passer au crible plus tard. Ils vous aideront à affiner votre recherche lorsque vous recherchez cet e-mail dans une botte de foin.

Les opérateurs de recherche dans Gmail incluent À partir de: qui, lorsqu'il est suivi d'un nom, trouvera automatiquement tous les e-mails de cette personne. De même, il y a À: qui spécifie un destinataire. Par exemple, si vous souhaitez trouver rapidement tous vos courriers de fans à la légende de la bande dessinée Stan Lee, vous devez taper À: Stan Lee et la liste apparaîtra dans votre boîte de réception. Vous pouvez également rechercher par sujet avec Sujet: Bandes dessinées. (Notez qu'il ne peut y avoir d'espace entre les deux points et le terme de recherche.) Vous pouvez également rechercher par étiquettes (Étiqueter:) et triez les e-mails par pièces jointes (A: pièce jointe).

Il existe de nombreuses autres façons de rechercher et Gmail fournit une liste d'opérateurs de recherche ici.

Les ingénieurs de Google ajoutent fréquemment des éléments « expérimentaux » pour améliorer Gmail. Google Labs est l'endroit où vous pouvez d'abord essayer certaines de ces nouvelles fonctionnalités.

Plongez directement en cliquant sur le Équipement et en sélectionnant Paramètres > Labos. Vous venez d'entrer dans la zone de test. Vous trouverez ici des éléments tels qu'une icône d'authentification pour les expéditeurs vérifiés (un outil pour empêcher les spammeurs d'imiter les messages pour les faire croire qu'ils proviennent d'un site Web de confiance). Pour l'essayer, cliquez sur Permettre.

Essayez ceux que vous aimez; vous pouvez toujours désactiver ceux dont vous décidez que vous n'en avez pas vraiment besoin.