Comment enregistrer des documents Word sans annotations

Le mode de révision de Microsoft Word – communément appelé par sa fonctionnalité la plus populaire, « Suivre les modifications » – permet aux utilisateurs de partager et de collaborer sur des documents. L'activation de la fonctionnalité oblige Word à noter toutes les modifications apportées au document à partir de ce moment et vous permet de laisser des commentaires aux autres utilisateurs qui consultent le document. Cependant, s'il peut être avantageux de suivre les modifications dans Word, il peut être embarrassant voire désastreux d'envoyer un document Word à un client, un instructeur de classe ou un collègue, pour se faire dire que tout le balisage et les commentaires sont visibles lors de l'ouverture du document. Vous pouvez empêcher cela en désactivant le suivi des modifications dans Word, mais vous devez comprendre que Word peut toujours suivre les modifications, même si vous ne les voyez pas.

La plupart des utilisateurs qui finissent par envoyer accidentellement des documents qui affichent toujours un balisage le font pour une raison simple; masquer les modifications suivies de la vue ne supprime pas ces modifications du document. Microsoft Word permet aux utilisateurs de masquer et de révéler les notes de document à partir de l'onglet "Révision" à leur guise pour accélérer le programme et minimiser les distractions qui peuvent venir avec chaque modification et nouvelle phrase étant connecté. Cela se fait via les menus déroulants de l'onglet Révision, à droite du bouton « Suivre les modifications ». Même lorsque le programme n'affiche pas les modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent, si la fonctionnalité a été activée, Word les suit et les enregistre toujours sur le document. Vous pouvez enregistrer un document avec des modifications masquées de votre vue, mais elles apparaissent toujours pour les autres utilisateurs à moins que vous ne les supprimiez correctement.

Alors qu'il était autrefois compliqué d'enregistrer un document Word sans balisage, la suite Microsoft Office 2016 simplifie le processus. Cliquez sur l'onglet « Révision » dans le menu au-dessus du document pour commencer le processus et sélectionnez le bouton « Suivre les modifications » dans le menu du mode Révision pour désactiver le suivi. Si vous ne pouvez pas voir un journal des modifications sur le document, cliquez sur le menu déroulant supérieur à droite du bouton Suivi des modifications. Il doit indiquer "Pas de balisage" si aucun changement n'est visible. Sélectionnez « Tout le balisage » pour révéler toutes les modifications enregistrées pour le document. Cela affiche également les commentaires sur le document, s'il en existe. Regardez dans la fenêtre sur le côté droit de l'écran. Vous devez résoudre ou rejeter chacune des modifications ou des commentaires pour les rejeter. Si vous souhaitez le faire rapidement, sélectionnez les menus déroulants sous les boutons « Accepter » ou « Rejeter » dans le volet Modifications, ainsi que le bouton « Supprimer » dans le volet Commentaires. Cliquer sur l'option pour accepter, rejeter ou supprimer toutes les modifications ou commentaires accélère la résolution des modifications.

Une fois que vous avez résolu les modifications et supprimé les commentaires, enregistrez votre document et ouvrez-le à nouveau dans Word. Si des modifications suivies existent toujours, Word affiche les notes de balisage lors du chargement du document, ce qui vous permet de les localiser et de les résoudre ou de les supprimer si nécessaire. Vous pouvez également utiliser la fonction Inspecteur de document de Word pour revoir le document dans son ensemble, pour supprimer tout informations que vous ne souhaitez peut-être pas partager, telles que des informations personnelles saisies dans le document ou masquées texte. Vous pouvez y accéder en cliquant sur "Fichier" dans le menu en haut de la fenêtre Word et en sélectionnant "Info", suivi de "Rechercher les problèmes" et enfin "Inspecter le document".