Qu'est-ce qu'un champ dans Microsoft Access ?

Un champ dans Microsoft Access est une information liée à une seule personne ou chose. Les champs associés sont regroupés pour former un enregistrement. Dans une base de données, où les informations concernant les informations sur les employés d'une entreprise sont stockées, un enregistrement serait les informations relatives à un seul employé. Un champ, par exemple, serait des informations spécifiques concernant l'employé, peut-être le nom de l'employé, la date d'embauche ou le numéro de sécurité sociale.

Un champ est un segment d'informations qui, lorsqu'il est regroupé avec d'autres segments connexes, fournit un enregistrement détaillé pour un objet spécifique. La division des informations par incréments plus petits facilite le travail avec les données. Par exemple, il est plus facile de configurer des lettres et leurs étiquettes de publipostage correspondantes si vous avez trois champs pour un nom, tels que « M. » "John" "Smith" plutôt que regroupés sous le nom de « M. John Smith », surtout si vous voulez que la salutation d'une lettre se lise « Cher John » et que vous souhaitez adresser la lettre à « M. John Forgeron".

Dans Microsoft Access, les enregistrements (groupes de champs) sont affichés sous forme de lignes et les champs individuels sont affichés dans des colonnes. Le champ désigne et identifie également des informations exactes sur une personne ou une chose. Le champ indique également à la base de données où certaines informations commencent et où elles se terminent. Un champ intitulé "prénom" identifie les informations réelles (les lettres qui composent le prénom) et il désigne le point où le prénom commence et où il se termine.

Les champs permettent d'organiser et de trier des informations particulières dans une base de données. En utilisant un nom d'employé comme exemple, il peut y avoir trois champs impliqués, et chaque champ spécifie où le prénom commence et où il se termine, et le sépare du deuxième prénom ou du nom de famille. Dans une base de données Microsoft Access, vous pouvez répertorier les noms de vos employés en fonction des critères que vous sélectionnez pour grouper tous les employés qui résident dans un certain état, puis les répertorier dans les groupes par nom de famille de "a" à "z".

Le champ fait également la distinction entre un enregistrement d'informations et un autre. N'oubliez pas qu'un enregistrement est un ensemble de champs contenant des valeurs liées à un sujet particulier, tel qu'un nouvel employé. Dans le cas où un employé porte le même nom et prénom, il peut s'agir d'un troisième champ, tel qu'un suffixe de nom (Jr., Esq., M.D.) qui différencierait les deux noms similaires (John Smith et John Smith, Jr.). De plus, il pourrait y avoir un champ mis en place dans la base de données qui est pour la « date d'embauche ». Ce champ de date d'embauche pourrait être utilisé pour effectuer le tri, le filtrage et la sélection de certains enregistrements (employés spécifiques) qui répondent à des critères sélectionnés spécifiques (date d'embauche).

Parfois, les gens peuvent se référer au champ comme une zone de saisie de données dans un formulaire en ligne. Ce n'est pas tout à fait exact; cependant, parce que le champ lui-même fait en réalité partie d'une table sous-jacente dans Microsoft Access, où les informations sont stockées dans la base de données. Le champ dans lequel vous entrez des données sur le formulaire n'est en réalité qu'une méthode utilisée pour collecter des données afin de fournir des valeurs pour les champs des enregistrements individuels.