Microsoft Wordissa on yhdistämisominaisuus, joka linkittää Word-asiakirjan tietolähteeksi kutsuttuun tiedostoon tallennettuihin tietoihin. Tietolähde voi olla tietokanta. Ennen yhdistämistä voit luoda ja hallita tietokantaa Wordissa. Tietokanta tallennetaan Access-tietokantatiedostona Wordissa.
Kärki
Et itse suorita yhdistämistä, mutta sinun on kuitenkin valittava yhdistämisasiakirjan tyyppi ennen tietokannan luomista.
Pääasiakirjan asettelu
Avaa tyhjä Word-asiakirja.
Päivän video
Käytössä Postitukset välilehti, napsauta Aloita yhdistäminen ja valitse Hakemisto. A Hakemisto asiakirjatyyppi käskee Wordia luomaan luettelon ja käyttämään kenttiä tietolähteestä, kuten tietokannasta.
Mukauta tietokantakenttiä
Klikkaus Valitse Vastaanottajat ja valitse Kirjoita Uusi luettelo avaamaan Uusi osoiteluettelo valintaikkuna. Käytä sitä mukauttaaksesi kenttiä, joita käytetään tietokannassa. Klikkaus Muokkaa sarakkeita. The Mukauta osoiteluetteloa valintaikkuna tulee näkyviin.
- Voit poistaa kenttien nimet valitsemalla kentän nimen ja napsauttamalla Poistaa ja napsauta Joo poistaaksesi kentän nimen.
- Jos haluat muokata kenttien nimiä, valitse kentän nimi ja napsauta Nimeä uudelleen, Nimeä kenttä uudelleen valintaikkuna tulee näkyviin, muuta kentän nimi ja napsauta OK.
- Lisää kenttien nimiä napsauttamalla Lisätä, Lisää kenttä valintaikkuna tulee näkyviin, kirjoita uusi kentän nimi ja napsauta OK.
- Jos haluat muuttaa kenttien nimien järjestystä, korosta kentän nimi ja napsauta Liiku ylös tai Siirrä alas.
Klikkaus OK kun olet valmis. The Uusi osoiteluettelo -valintaikkuna näyttää mukautetut kenttien nimet taulukossa.
Anna tietokannan tiedot
Kirjoita tiedot kuhunkin kenttään. Käytä Tab-näppäintä siirtyäksesi kentästä toiseen. Klikkaus Uusi merkintä siirtyäksesi tietokannan seuraavaan tietueeseen. Kun olet kirjoittanut viimeisen tietueen, älä napsauta Uusi merkintä siirtyä uuteen ennätykseen.
Tarkista tietueet ja tee muutokset
- Muokkaa tietuetta korostamalla tiedot ja kirjoittamalla muutokset.
- Voit etsiä tietuetta napsauttamalla löytö, Etsi sisääntulo valintaikkuna tulee näkyviin, kirjoita hakusana(t) ja napsauta Etsi Seuraava.
- Voit poistaa tietueen napsauttamalla neliötä, joka sijaitsee ensimmäisen kentän vasemmalla puolella, napsauta Poista merkintä ja napsauta Joo poistaaksesi tietueen.
Klikkaus OK kun valmis.
Tallenna tietokanta ja pääasiakirja
The Tallenna osoiteluettelo valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse, minne haluat tallentaa tietokantatiedoston, kirjoita tiedoston nimi ja napsauta Tallentaa.
Kärki
Kirjoita vain tiedoston nimi, niin Word lisää .mdb-tunnisteen ja tallentaa tiedoston Microsoft Access -tietokantatiedostona.
Tallenna pääasiakirja, tyhjä hakemisto, joka linkittää tietokantaan siltä varalta, että päätät tehdä yhdistämisen myöhemmin. Sulje pääasiakirja ja Poistu Wordista.
Näytä tietokanta
Siirry Access-tietokantatiedostoon ja avaa se. Microsoft Access avautuu. Klikkaus Office_Address_List alla Taulukot otsikko ja Wordissa luotu tietokantataulukko tulevat näkyviin.
Palaa tietokantaan ja muokkaa tietoja
Avaa pääasiakirja Wordissa. The Microsoft Word valintaikkuna tulee näkyviin. Klikkaus Joo joten pääasiakirja voi hakea tietoa tietokannasta. Käytössä Postitukset välilehti, napsauta Muokkaa vastaanottajaluetteloa. The YhdistäminenVastaanottajat valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse Tietolähde-otsikon alta tietokantatiedoston nimi. Klikkaus Muokata ja Muokkaa tietolähdettä valintaikkuna tulee näkyviin. Muokkaa tietoja. Kun olet valmis, napsauta OK ja napsauta Joo päivittääksesi tietokannan. Vuonna YhdistäminenVastaanottajat -valintaikkunassa voit tarkentaa tietokannan tietoja käyttämällä Järjestellä, Suodattaa, Etsi kaksoiskappaleita, löytövastaanottaja ja Vahvista osoitteet vaihtoehtoja.
Klikkaus OK kun valmis. Sulje pääasiakirja. Klikkaus Tallentaa. Poistu Wordista.
Kärki
Voit tehdä hakemiston yhdistämisen Wordissa käyttämällä luotua tietokantaa ja pääasiakirjaa.
