Lisää otsikko laskentataulukon yläosaan. Tämä auttaa sinua muistamaan, mitä tietoja tietyssä osoitekirjassa on. Saatat joutua luomaan erilaisia osoitekirjoja eri tarkoituksiin – esimerkiksi yksi kirjakerhon jäsenille ja toinen perheenjäsenille. Selkeä otsikko auttaa sinua pitämään kaiken järjestyksessä. Lihavoi otsikko ja suurenna fontin kokoa käyttämällä ylätyökalupalkin työkaluja.
Ohita muutama rivi otsikon jälkeen ja kirjoita osoitekirjan sarakkeiden otsikot. Seuraavat sarakeotsikot ovat erittäin hyödyllisiä: Nimi, osoite, kaupunki, osavaltio, postinumero, puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite. Kirjoita nämä otsikot sarakkeisiin A–H. On erittäin tärkeää, että jokainen kohta merkitään erilliseen sarakkeeseen.
Keskitä ja lihavoita sarakeotsikot. Voit tehdä tämän napsauttamalla rivin numeroa otsikkorivin vasemmalla puolella. Tämä korostaa tai valitsee koko rivin. Käytä sitten ylätyökalupalkin lihavoituja ja keskimmäisiä työkaluja.
Syötä yhteystiedot kuhunkin sarakkeeseen. Jokaisen yhteyshenkilön tiedot tulee kirjoittaa erilliselle riville. Riippuen siitä, kuinka monta yhteyttä sinulla on, tämä voi kestää jonkin aikaa. Mutta muista, että sinun tarvitsee tehdä tämä vain kerran. Jatkossa sinun on vain lisättävä uusia yhteystietoja ja päivitettävä tietoja. Jos sinulla ei ole tiettyjä tietoja tietyistä yhteystiedoista, jätä solu tyhjäksi. Muista käyttää kaksikirjaimia tilalyhenteitä, joita posti vaatii.
Muotoile Postinumero-sarakkeen teksti, jotta kaikki postinumerot näyttävät samalta. Korosta sarakkeen koko teksti paitsi sarakkeen otsikko. Napsauta korostettuja soluja hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muotoile solut". Napsauta "Numero"-välilehteä ja napsauta sitten "Erikois" "Category"-ruudussa. Napsauta "Postinumero" tai "Postinumero+4" "Tyyppi" -ruudussa. Napsauta "OK". Tämä saa kaikki postinumerot näyttämään samalta.
Muotoile Puhelinnumero-sarakkeen teksti niin, että kaikki sarakkeen puhelinnumerot näyttävät samalta. Korosta Puhelinnumero-sarakkeen teksti sarakeotsikkoa lukuun ottamatta. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muotoile solut". Valitse "Numero"-välilehden "Category"-ruudusta "Erikois". Napsauta "Type"-ruudussa "Puhelinnumero". Napsauta "OK".
