Vaiheittaiset ohjeet Excel-laskentataulukon tekemiseen

Kun työskentelet tietojen kanssa, laskentataulukot voivat olla kätevä tapa järjestää kaikki helposti ymmärrettävässä muodossa. Laskentataulukot ovat ihanteellisia budjettien asettamiseen, projektien edistymisen seurantaan ja suunnitteluun. Teknologiaa edeltäneellä aikakaudella yritykset käyttivät paperipohjaisia ​​kirjanpitoja seuratakseen näitä asioita, mutta nyt Microsoft Excel on valintatyökalu. Onneksi Excel-laskentataulukoiden luominen ja päivittäminen on suhteellisen yksinkertaista.

Laskentataulukon asetukset ovat samat riippumatta siitä, onko se paperilla tai tietokoneen näytöllä. Sinulla on rivit jotka alkavat ylhäältä ja jatkuvat datan ajan. Siellä on myös sarakkeita, jotka alkavat laskentataulukon vasemmalta puolelta ja jatkavat oikealle niin pitkälle kuin tarvitset. Pistettä, jossa rivi kohtaa vastaavan sarakkeen, kutsutaan a solu.

Microsoft Excelissä jokaiselle riville annetaan a määrä, kun taas jokaisessa sarakkeessa on a kirje. Ensimmäinen solu on siis A1. Jos annat jokaiselle sarakkeelle otsikon, ensimmäinen rivi on varattu tätä tarkoitusta varten, jolloin sinun on annettava jokaiselle sarakkeelle otsikko. Jos esimerkiksi tarkkailet budjettia, ensimmäinen sarake voi olla tuotteet, kun taas sarake B on käyttämäsi rahat ja sarake C maksamasi vero, jota seuraa kokonaishinta sarakkeessa D.

Jos sinulla on Microsoft Office, Excel sisältyy pakettiin. Siirry sovellusluetteloosi ja valitse luettelosta Microsoft Excel. Valitse Tiedosto ja Uusi avataksesi uuden laskentataulukon oletusotsikolla Kirja 1. Näytön alareunassa on välilehti, jossa lukee Arkki 1.

Kuten Microsoft Wordissa, näytön yläosassa on nauha, jonka avulla voit mukauttaa asiakirjaa ja muotoilla soluja. Alla Koti, voit lihavoida tekstiä tai muuttaa fontin tyyppiä ja kokoa. Voit myös muuttaa jokaisen solun tekstin tasauksen vasemmalle, oikealle tai keskelle.

Yksi asia, joka voi aluksi olla hämmentävää, on terminologia. Jokaista uutta Excelissä avaamaasi asiakirjaa kutsutaan työkirjaksi. Jokaisessa työkirjassa luot laskentataulukon, joka näkyy välilehtenä näytön alareunassa. Oletuksena uuden laskentataulukon nimi on Sheet1, mutta voit napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valita Nimeä uudelleen antaa sille haluamasi nimi.

Luo uusi laskentataulukko napsauttamalla + symboli laskentataulukko-välilehden vieressä näytön alareunassa. Voit lisätä laskentataulukon kahden jo luomasi väliin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella välilehteä ja valitsemalla Lisää arkki. Voit siirtää arkkeja napsauttamalla haluamaasi välilehteä ja vetämällä sitä oikealle tai vasemmalle sen nykyisestä sijainnista.

Yksi Excel-laskentataulukon hyödyllisimmistä ominaisuuksista on sen Automaattinen summa ominaisuus. Nähdäksesi, miten tämä kaava toimii, kirjoita numerosarja sarakkeeseen ja napsauta sitten tyhjää solua viimeisen numeron alla. Napsauta nauhassa Kaavat ja Automaattinen summa. Näet AutoSum-ponnahdusikkunan kaavan viimeisessä ruudussa – esimerkiksi =SUMMA(A1:A4). Kun napsautat Tulla sisään, kaava laskee yhteen sen yläpuolella olevat rivit ja syöttää summan kaavan sisältävään laatikkoon.

Voit myös kirjoittaa omia kaavojasi. Kun tunnet olosi mukavammaksi tämän ominaisuuden kanssa, voit laajentaa sovelluksen sisäistä toimintaa. AutoSum-kaavassa =SUMMA(A1:A4)Esimerkiksi kaava ohjaa Excelin laskemaan yhteen rivien A1–A4 kohteet.

Kun alat työskennellä suurempien tietomäärien kanssa, tunnet kasvavan tarpeen hallita kaikkea tehokkaammin. A pivot-taulukko on sisäänrakennettu Exceliin helpottamaan tietojen järjestämistä. Sen sijaan, että lajittelisit tietoja rivejä ja rivejä manuaalisesti, voit määrittää asioita saadaksesi tarvitsemasi tiedot nopeasti.

Pivot-taulukon avulla et järjestä Excel-taulukkoa uudelleen tai muuta sen tietoja. Sen sijaan käännät tietoja eri tavalla – tästä syystä nimi "pivot" - katsoaksesi sitä eri suunnasta. Voit joko syöttää tiedot manuaalisesti tai antaa Excelin tehdä työn puolestasi.

Jos haluat luoda pivot-taulukon Excel-taulukollesi, helpoin tapa on antaa Microsoftin suositella sellaista sinulle. Alla Lisää, napsauta vieressä olevaa avattavaa nuolta Taulukot ja valitse Suosittele pivot-taulukoita. Tässä vaiheessa Microsoft tarjoaa sinulle useita vaihtoehtoja tietojen järjestämiseen.

Jos olet seikkailunhaluinen, voit luoda oman pivot-taulukon antamiesi tietojen perusteella. Alla Lisää, siirry vieressä olevaan avattavaan nuoleen Taulukot ja valitse Pivot-taulukko. Voit joko lisätä pivot-taulukon olemassa olevaan laskentataulukkoon tai aloittaa uuden laskentataulukon tiedoilla. Kun olet valinnut Tulla sisään, voit alkaa rakentaa raporttiasi.

Toinen hyödyllinen Excel-ominaisuus on kojelauta, joka voi seurata tietojasi yhdessä paikassa. Yritykset suuntautuvat kohti datalähtöistä päätöksentekoa, joten tämän tyyppisestä helposti saatavilla olevasta tiedosta on tulossa olennaista. Paras tapa varmistaa menestys kojelautaa rakentaessasi on ensin suunnitella, mitä toivot saavuttavasi tekemällä niin. Mittarit, jotka sinun on kerättävä, tulee listata kauan ennen rakentamisen aloittamista.

Kun olet valmis aloittamaan, tuo tietosi Exceliin, jos niitä ei vielä ole. Avaa sitten uusi työkirja ja määritä yksi tai kaksi ylimääräistä laskentataulukkoa lisäämällä välilehtiä alareunaan. Ylimääräisillä taulukoilla voit piilottaa ylimääräiset tietosi. Lisää sitten Gantt-kaavio valitsemalla Lisää, Kaaviot ja toinen vaihtoehto. Lisää tietosi napsauttamalla kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Valitse Data.

Excelin monien yrityskäyttöjen joukossa on aikataulujen luominen. Jos yrityksesi on osa-aikatyöntekijä, joka noudattaa viikoittaista aikataulua, Excelistä voi olla hyötyä. Lyhyen Excel-opetusohjelman jälkeen voit aloittaa aikataulun luomisen tiimillesi.

Luo aikataulu avaamalla Excel ja syöttämällä Aikataulut sisään Hae kaikista malleista laatikko oikeassa yläkulmassa. Valitse malli, joka sopii parhaiten siihen, mitä yrität tehdä. Tässä tapauksessa se on myös todennäköistä Työntekijän vuorotyöaikataulu tai Viikoittainen työntekijävuoro ajoittaa. Siellä voit kirjoittaa kuvitteellisten nimien päälle omilla työntekijöiden nimillä, lisätä rivejä ja poistaa otsikoita, jotta voit muuttaa lueteltuja aikoja.

Makrot ovat kätevä Microsoft-työkalu, jonka avulla voit säästää aikaa vieviltä vaiheilta määrittämällä yksinkertaisia ​​komentoja monimutkaisempiin päivittäisiin tehtäviin. Makrojen luominen ja käyttäminen on yllättävän helppoa, varsinkin kun sen oppii. Ensin sinun on lisättävä Kehittäjä -välilehti valitsemalla Excel > Asetukset > Nauha ja työkalupalkki. Tarkista Kehittäjä oikealla olevaan luetteloon ja tallenna muutos.

Jos haluat tehdä makron, valitse Tallenna makro päällä Kehittäjä -välilehti. Nimeä makro, syötä pikanäppäin, jonka haluat osoittaa toimintoon, ja paina OK. Suorita välittömästi toiminto, jonka haluat tallentaa ja paina sitten Lopeta tallennus in Kehittäjä -välilehti. Aina kun haluat suorittaa kyseisen toiminnon, paina vain avainsanasarjaa, jonka määritit makron tallennuksen yhteydessä.

Pitkät numerolistat voivat olla tylsiä. Voit piristää mitä tahansa Excel-laskentataulukkoa lisäämällä visuaalisia elementtejä. Ympyräkaavio on loistava tapa näyttää prosenttiosuudet, sillä kukin ympyräosa edustaa osaa välittämästäsi tiedosta.

Ympyräkaavion luomiseksi sinulla on ensin oltava tiedot laskentataulukossa. Jos kyselyyn osallistui 100 henkilöä, tee yhteen sarakkeeseen luettelo vastauksista ja niiden ihmisten määrästä, jotka valitsivat kunkin vastauksen suoraan sen viereiseen sarakkeeseen. Valitse tiedot, jotka haluat sisällyttää ympyräkaavioon ja valitse Lisää valikkopalkissa ja Piirakka. Valitse sitten haluamasi tyyli.

Pylväsdiagrammi on parempi näyttämään, miten jokin on muuttunut ajan myötä, tai vertaamaan eri kohteita toisiinsa. Jos olet esimerkiksi tutkinut suurelle ryhmälle ihmisiä heitä eniten kiinnostavista aiheista, voit käyttää pylväsdiagrammia näyttääksesi, miten miehet ja naiset vastasivat kullakin aihealueella.

Kun olet syöttänyt tiedot Excel-taulukkoon, valitse tiedot, jotka haluat sisällyttää ja valitse Lisää > Kartoittaa > Baari valikkopalkista. Tiedot näytetään automaattisesti pylväskaaviona. Voit muuttaa uuden pylväskaavion asettelua näytön yläreunassa olevassa nauhassa, mukaan lukien lisääminen kaavion elementtejä, säätää asettelua nopeasti ja muuttaa värejä, joita käytetään havainnollistamaan tiedot.

Monet yritykset pitävät Excel-laskentataulukkoa kätevänä työkaluna suurten postituslistojen järjestämiseen ja hallintaan. Vaikka on olemassa monimutkaisempia tietokantasovelluksia yrityksille, joilla on raskaat postituslistat, Excel voi toimia erinomaisesti yrityksissä, jotka vielä rakentavat ja kasvattavat asiakastietokantaa. Se voi myös olla nopea ja kivuton tapa tehdä postitusetikettejä pienestä luettelosta nimiä, jotka olet nappannut verkossa tai vastauksista tarjouspyyntöön.

Ennen kuin voit luoda postitusetikettejä, sinun on ensin rakennettava postituslista siten, että siitä voidaan helposti tehdä osoitteita. Jos kuitenkin haluat tulostaa tarroja, sinun on siirryttävä Microsoft Wordiin ja valittava haluamasi postitustyyppi Aloita yhdistäminen alasvetovalikosta Postitukset. Jos haluat käyttää Excelissä luomaasi luetteloa, napsauta vieressä olevaa pudotusvalikon nuolta Valitse Vastaanottajat ja valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa. Liitä sitten Excel-dokumenttisi.

Mikään Excel-opetusohjelma ei olisi täydellinen ilman, että tarkistat, kuinka luomasi asiakirja tulostetaan. Tulostaminen Excelissä voi olla hieman hankalaa ja vaatii muutaman lisävaiheen, jos haluat ruudukkoviivoja tai haluat hallita tulostettavan asiakirjan aluetta. Koska yksi työkirja voi sisältää useita laskentataulukoita, sinun on myös varmistettava, että tulostat vain tarvitsemasi arkit.

Valitse tulostettavat laskentataulukot ennen tulostamista. Jos haluat tulostaa useita arkkeja, pidä Siirtää -näppäintä, kun napsautat välilehtiä. Valita Tiedosto > Tulosta > Näytä yksityiskohdat. Täällä voit valita, tulostetaanko aktiiviset arkit vai koko työkirja, sekä valita suunta. Jos kuitenkin haluat tulostaa ruudukkoviivoja tai otsikoita, sinun on ilmoitettava se ennen valintaa Tiedosto > Tulosta valitsemalla Arkin asetukset alla Sivun asettelu -välilehti ja valitse valintaruudut näiden kohteiden tulostamiseksi.