Tiedostojen pakkaaminen ennen niiden lähettämistä sähköpostitse

Kun siirrät suuria tiedostoja sähköpostiviestissä, saatat ylittää liitteen kokorajoituksen, jolloin lähetys epäonnistuu. Tiedostojen pakkaaminen pienentää niiden kokoa, mikä helpottaa niiden lähettämistä saavuttamatta näitä rajoja. Jotkut parhaista ehdokkaista pakkaamiseen ovat suuret multimediatiedostot, kuten videot, valokuvat ja äänitiedostot, koska ne yleensä ylittävät kokorajoitukset itsessään – erityisesti videot.

Useita pakkausmuotoja käytetään yleisesti, ja oikean valinta riippuu muutamasta eri tekijästä. ZIP-pakkaus on yleisimmin tuettu ja yleisempi kuin muut, mutta se tarjoaa vähemmän pakkausta kuin tiedostot, kuten RAR ja 7Z. Nämä tiedostomuodot vaativat kuitenkin erikoisohjelmia tiedostojen purkamiseen. Muotoilla, jotka tiedostosi vastaanottaja voi purkaa, on suuri merkitys päätöksessäsi. Useimmissa tapauksissa tämä tekee ZIP: stä parhaan valinnan, koska ZIP-pakkaus on integroitu Windowsiin, mikä eliminoi lisäosien tai latausten tarpeen.

Tarkka tiedostojen pakkausprosessi vaihtelee käyttämäsi ohjelman mukaan. Jos haluat käyttää Windowsin sisäänrakennettua ZIP-pakkausta Windows 7:ssä, napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella, vie hiiri "Lähetä" -kohdan päälle ja valitse sitten avattavasta valikosta "Pakattu (zip-pakattu) kansio". Valitse Windows 8:ssa tiedosto ja napsauta "Share" ja sen jälkeen "Zip". Muissa ohjelmissa luot yleensä arkiston, lisäät siihen tiedostoja ja ohjeistat sitten ohjelman pakkaamaan. Tarkat ohjeet saat arkistointiohjelman dokumentaatiosta.

Se, kuinka pieni pakatun tiedoston tulee olla, riippuu sähköpostipalvelusta, jota käytät sen lähettämiseen. Rajat vaihtelevat palveluntarjoajan mukaan, joten sinun on tarkistettava tarkat tiedot tietystä palveluntarjoajaltasi. Suositut vaihtoehdot, kuten Gmail ja Yahoo, rajoittavat sinut 25 megatavuun sähköpostia kohden, kun taas Outlook.com rajoittaa 10 megatavua sähköpostia kohden. Sähköpostiohjelmat ovat usein samanlaisia, ja Microsoft Outlook rajoittaa 20 megatavuun liitetiedostoa, Windows Live -sähköpostia kohden rajoittaa 10 Gt sähköpostiin ja enintään 50 megatavuun tiedostoa kohden, ja Mozilla Thunderbird tarjoaa rajoittamattoman koon.

Pilvitallennus tarjoaa vankan vaihtoehdon, jos tiedostosi ylittää silti kokorajoituksen, riippumatta siitä, kuinka paljon pakkaat sen. Tallentamalla pakatun tiedoston pilvipalvelimelle, kuten OneDrive, Google Drive tai Dropbox, ja lähettämällä latauslinkin vastaanottaja, säästät aikaa, joka kuluisi tiedoston liittämiseen ja suurten tiedostojen lähettämiseen – jopa usean gigatavun kokoisiin tiedostoihin. alue. Tämä on myös kätevämpi tapa jakaa tiedosto useiden ihmisten kanssa, koska se tarvitsee ladata vain kerran. Vastaanottajasi voivat sitten ladata tiedoston milloin tahansa.