Tietokannat tallennetaan joskus maantieteellisten tietojen mukaan.
Texasin osavaltiokirjaston mukaan epäjärjestyneen tiedostonhallintajärjestelmän ylläpitäminen on resepti katastrofiin. Tietoa on vaikea saada, kun sitä tarvitaan kiireellisesti. Tiedon järjestäminen ja manipulointi tällaisessa epäjärjestyneessä järjestelmässä päätöksentekotarkoituksiin on myös melko mahdotonta. Tehokas arkistointijärjestelmä on pakollinen jokaiselle organisaatiolle, joka odottaa saavansa hyötyä hallussaan olevista tiedoista. Maantieteellinen arkistointijärjestelmä on sopiva silloin, kun maantieteellinen sijainti on tiedon tärkein osa.
Sopivuus
Tiettyyn sijaintiin liittyvät maantieteelliset tietueet tallennetaan yhdessä. Tämä helpottaa nopeaa päätöksentekoa, koska tarkasteltavat tiedot koskevat vain yhtä tiettyä maantieteellistä aluetta. Maantieteelliset alueet luokitellaan yksiköiksi tai yksikköryhmiksi. Maantieteellinen arkistointi mahdollistaa tietueiden helpon siirtämisen yksinkertaisesti siirtämällä niitä paikasta toiseen.
Päivän video
Analyysin edut
Maantieteellinen arkistointi helpottaa analyysiprosessia mahdollistamalla tietojen helpon vertailun. Esimerkiksi rakennuksen nimen ja sijainnin mukaan tallennettujen asiakirjojen analyysi voi auttaa tunnistamaan tietyn rakennuksen kunnossapitotiedot.
Monimutkaisuuden haitat
Maantieteellisten tietojen tallennus- ja hakuprosessi vie aikaa, koska on viitattava useilla tunnisteilla. Esimerkiksi tietyn rakennuksen paikantaminen vaatisi viittauksen tiettyyn osavaltioon, kaupunkiin, kadulle ja lopuksi rakennuksen nimeen. Joissakin maissa ylläpidetyt asiakirjat on kirjoitettu heidän kielellään. Esimerkiksi Firenzen kaupunki Italiassa on "Firenze" italialaisissa levyissä. Ristiviittaus toiseen kieleen tulee siksi välttämättömäksi, jotta muut kuin italialaiset käyttäjät ymmärtävät tiedot.
Indeksivaatimuksen haitat
Sinun on tunnettava maantieteellinen alue riittävän hyvin ymmärtääksesi tietueet. Löytääksesi ne nopeasti, sinun on käytettävä aakkoshakemistoa. Tietueen tallennus- ja hakuprosessi vaatii kaksi toimenpidettä: Tarkista tiedoston sijainti hakemistosta ja etsi se muiden tietojen joukosta.
