Joskus on hyödyllistä tallentaa Excel-tiedosto ns. rajatuksi tekstitiedostoksi, johon jokainen rivi on laskentataulukko on tekstirivi ja rivin solut erotetaan merkillä nimeltä a erotin.
Kuvan luotto: grinvalds/iStock/GettyImages
Joskus on hyödyllistä tallentaa Excel-tiedosto ns. rajatuksi tekstitiedostoksi, johon jokainen rivi on laskentataulukko on tekstirivi ja rivin solut erotetaan merkillä nimeltä a erotin. Yksi vaihtoehto on käyttää putkisymbolia | erottimena, mikä voi olla hyödyllistä, koska se ei näy useimmissa laskentataulukoissa, eikä se sekoita johonkin soluun olevaan hahmoon. Voit rajata tiedoston Excelin vientiputkeen Macissa tai PC: ssä.
Laskentataulukkomuotojen ymmärtäminen
Microsoft Excelillä ja muilla taulukkolaskentaohjelmilla, kuten Apple Numbersilla ja LibreOffice Calcilla, on omat mukautettuja tiedostomuotoja joita he yleensä käyttävät tietojen tallentamiseen ja lataamiseen. Tämä on usein hyvä asia, jos tallennat tiedostot itse ja lähetät ne muille, jotka myös käyttävät samaa laskentataulukkoa ohjelmaa, mutta joskus voi olla haastavaa avata nämä tiedostot muissa ohjelmissa, jotka eivät aina pysty jäsentämään niitä täydellisesti.
Päivän video
Yksi ratkaisu tähän ongelmaan on tallentaa laskentataulukko nimellä a rajattu tekstitiedosto, joka on yksinkertaisesti pelkkää tekstiä, jossa jokainen rivi on erillisellä rivillä ja yksittäiset solut erotetaan a: lla erotin merkki. Yleisiä erottimen valintoja ovat pilkut, puolipisteet ja piippusymboli | ja tyhjä merkki, joka ei ole näkyvissä.
Putkieroteltujen tiedostojen tallentaminen Exceliin
Oletusarvoisesti Excel tallentaa erotetut tekstitiedostot pilkuilla erotettuina, mutta voit muuntaa Excelin putkella erotetuksi tekstitiedostoksi asetukset tai jokin muu valitsemasi erotin muuttamalla käyttöjärjestelmäsi asetuksia riippumatta siitä, käytätkö Windows-tietokonetta tai Mac.
Napsauta Windowsissa hiiren kakkospainikkeella Aloitusnäppäin ja napsauta Asetukset. Napsauta sitten Aika & Kieli, jonka jälkeen Alue. Klikkaus Muut päivämäärä-, aika- ja alueasetukset ja napsauta sitten Alueasetukset-kohdassa Muuta päivämäärä-, aika- tai numeromuotoja. Klikkaus Lisäasetukset päällä Muoto -välilehti ja sitten Numerot välilehti, kirjoita a | symbolia tai mitä tahansa symbolia, jota haluat käyttää Listan erotin laatikko ja napsauta OK.
Jos käytät Macia, napsauta Apple-painiketta näytön vasemmassa yläkulmassa ja valitse Järjestelmäasetukset avattavasta valikosta. Valitse Kieli ja alueja napsauta sitten Pitkälle kehittynyt -painiketta. Alla Numeroiden erottimet, muuta desimaalierottimen pilkku putkeksi tai muuksi valitsemaksi symboliksi ja napsauta OK. Huomaa, että uutta symbolia ei käytetä vain rajatuille tiedostoille, vaan sitä käytetään myös tuhansien ryhmien erottamiseen, miljoonia jne. Macissasi näkyvinä numeroina, joten voit halutessasi muuttaa tämän asetuksen takaisin, kun olet tallentanut Excel-tiedoston putkena rajattu.
Kummassa tahansa järjestelmässä voit sitten käyttää Tallenna nimellä -valikosta voit luoda rajatun tiedoston. Valitse Tallenna nimellä -kohdasta CSV (pilkuilla eroteltu). Excel käyttää järjestelmän erotinta pilkun sijaan.
Rajoitettu tekstin edut ja haitat
Erotetut tekstitiedostot ovat hyödyllisiä, koska voit avata ne käytännössä missä tahansa ohjelmassa. Voit jopa avata ne tekstieditorissa tai tekstinkäsittelyohjelmassa ja yksinkertaisesti lukea ne tekstinä, vaikka se voikin Joskus on vaikea seurata eri sarakkeita, jos teksti on eripituinen eri tekstissä rivit. Useimmat taulukkolaskenta- ja tietokantaohjelmat voivat avata ne, samoin useimmat ohjelmointikielet. Tästä syystä rajattuja tekstitiedostoja käytetään usein tiedon lähettämiseen ohjelmien välillä.
Haittana on kuitenkin se, että ne eivät yleensä sisällä mitään sellaista muotoilua, joka tavallisessa Excel-taulukkotiedostossa olisi, kuten fontteja, tekstikokoja ja värejä. Jos tämä muotoilu on tärkeä, sinun kannattaa harkita toisen tiedostotyypin käyttöä tietojen lähettämiseen edestakaisin.
