Kuinka siivota postilaatikkosi ja pitää sotku poissa

Rasittavatko postilaatikkoasi vanhat työsähköpostit? Onko se ääriään myöten täynnä roskapostia satunnaisista kaupoista, jotka olet ostanut kerralla? Sitten on ehdottomasti aika kevätsiivota se.

Jos postilaatikkosi tarvitsee syvällistä digitaalista häiriötä, mutta et tiedä mistä aloittaa, tämä on opas sinulle. Jatka lukemista, niin käymme läpi vinkkejä sen puhdistamiseen tehokkaammin ja miten estetään ei-toivotut viestit tukkimasta postilaatikkoasi uudelleen.

Mene eteenpäin ja poista ne roskapostit

Nopein tapa vähentää sotkua (ja luultavasti tyydyttävin, ollakseni rehellinen) on massapoistaa joukko sähköposteja. Älä myöskään anna lauseen "massapoisto" hämätä: Voit poistaa suuren määrän sähköposteja kerralla ja pitää ne silti kohdistettuna tietyntyyppisiin sähköposteihin. Joukkopoisto ei välttämättä aina tarkoita sitä, että poistat satunnaisesti suuren määrän sähköposteja. (

Yleisesti ottaen, jos haluat kohdistaa tietyntyyppisiin ei-toivottuihin sähköpostiviesteihin massapoistoasi (kuten vanhoja mainossähköpostiviestejä suosikkikaupastasi), voit yleensä vain etsiä sen. myymälän nimi tai sähköpostiosoite postilaatikkosi hakupalkin kautta, valitse hakutulossivulta kaikki ehtojasi vastaavat sähköpostit ja paina sitten sähköpostiohjelmasi poista- tai roskakoripainiketta. Valitsemasi sähköpostit voidaan sitten lähettää roskakoriin, jossa ne pysyvät tietyn ajan ja ne poistetaan sitten automaattisesti pysyvästi. Tai voit tyhjentää roskakorin itse nopeuttaaksesi pysyvää poistoprosessia.

Jos olet massapoistanut pysyvästi kaikki sähköpostit, joista haluat päästä eroon ja postilaatikkosi on edelleen sekava, seuraava vinkkimme on sinua varten.

Arkistoi sähköpostit, jotka sinun on vielä säilytettävä

Joskus postilaatikkosi on sekaisin, mutta ne kaikki sähköpostit, jotka sinun on säilytettävä tai et vain kestä erota jostain syystä. (Se on hyvä. Ei tuomiota.) Tässä tapauksessa kyse on vähemmän sähköpostien poistamisesta, vaan enemmän niiden siirtämisestä pois ensisijaisesta postilaatikostasi poissa näkyvistä, mutta silti turvalliseen ja käytettävissä olevaan arkistoon. Tällä tavalla voit vähentää postilaatikossasi olevien sähköpostien määrää ja silti käyttää arkistoituja sähköposteja, kun tarvitset niitä.

Hyvä esimerkki tästä on Gmailin Arkisto-ominaisuus, jonka avulla voit arkistoida yksittäisiä viestejä, joukkoarkistoida niitä tai jopa siirrä ne takaisin postilaatikkoosi, jos haluat. Kun arkistoit viestejä Gmailissa, ne siirtyvät Kaikki viestit -kansioon. Nämä viestit näkyvät edelleen hakutuloksissa, jos haet niitä. Gmailissa arkistointi voidaan tehdä viemällä hiiren osoitin viestin päälle ja napsauttamalla Arkisto kuvake, joka tulee näkyviin. Tämä kuvake näyttää 3D-laatikolta, jonka keskellä on alaspäin osoittava nuoli. Outlookissa on myös arkistointiominaisuus.

Kalenteri-ilmoitukset: Poista vanhat ja hallitse tulevia paremmin

Jos käytät kalenterisovellusta, joka on linkitetty sähköpostiosoitteeseesi, saat todennäköisesti sähköposti-ilmoituksia kaikista ajoitetuista kokouksistasi ja tapahtumistasi. Vaikka nämä ilmoitukset voivat olla hyödyllisiä muistutuksia, jotka pitävät sinut ajan tasalla sitoumuksistasi, ne menettävät nopeasti hyödyllisyytensä ja muuttuvat sotkuiksi, kun tapahtumat ovat ohi. Joten on tärkeää poistaa ne, kun et enää tarvitse niitä. Ja jos et ole poistanut niitä edetessäsi, nyt on hyvä aika massapoistaa ne.

Mutta entä jos et todellakaan tarvitse näitä sähköposti-ilmoituksia? Voit ehkä estää näiden sähköposti-ilmoitusten lähettämisen ollenkaan. Jos esimerkiksi käytät Google-kalenteria, voit muokata tietyn tapahtuman ilmoitusasetuksia ja poistaa sen sähköposti-ilmoituksia. Voit jopa korvata sähköposti-ilmoitukset erityyppisillä muistutuksilla, kuten työpöydän tai puhelimen ilmoituksella. Näin voit silti saada muistutuksen tulevista tapahtumistasi, mutta ilman tarpeettomia sähköposteja.

Peruuta näiden sähköpostilistojen tilaus

Tämä vihje koskee enemmän ennaltaehkäisyä, joka on avainasemassa, kun haluat pitää postilaatikkosi puhtaana (ja helpompi hallita) sen jälkeen, kun olet tehnyt kaiken kovan työn sen poistamiseksi. Saapuneet-kansiosi on luultavasti vaivannut mainossähköpostiviestejä ja viestejä sähköpostilistoilta yrityksiltä ja organisaatioilta, joiden kanssa et todennäköisesti ole enää paljon tekemisissä. On aika lopettaa niiden tilaus. Monissa tapauksissa avain niiden tilauksen peruuttamiseen on itse loukkaavissa sähköpostiviesteissä: Pieni tilauksen peruutuslinkki viestin alareunassa. Varmista siis, että sähköposti on aito ennen sen avaamista (varo haittaohjelmia ja huijauksia). Jos se on turvallista, avaa viesti ja vieritä sen alaosaan ja etsi Lopeta tilaus painiketta tai tekstilinkkiä. Napsauta sitä linkkiä. Useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse tehdä paljon enempää.

Gmail tarjoaa myös oman tilauksen peruutuspainikkeen tällaisia ​​sähköposteja varten (ei aina, mutta suurimman osan ajasta). Voit käyttää sitä avaamalla viestin jostakin sähköpostiluettelosta ja etsimällä lähettäjän sähköpostin viestin yläpuolelta. Gmailin Lopeta tilaus -painikkeen tulee olla lähettäjän sähköpostiosoitteen oikealla puolella.

Estä ei-toivotut lähettäjät

Toinen postilaatikon sotkun ehkäisyvinkki: Kaikilla ei tarvitse päästä sinuun. Jos haluat estää henkilöitä lähettämästä sinulle sähköposteja, käytä sähköpostiohjelmasi estoominaisuutta. Voit yleensä tehdä sen muutamalla napsautuksella.

Tässä on toinen esimerkki Gmailista kuinka estää ei-toivotun lähettäjän sähköpostit: Avaa viesti lähettäjältä, jonka haluat estää, ja napsauta viestin oikealla puolella olevaa pystysuoraa kolmen pisteen kuvaketta. Valitse avautuvasta valikosta Estä [lähettäjän nimi]. Viestit estetyiltä lähettäjiltä lähetetään yleensä roskapostiin.

Luo suodattimia järjestääksesi sähköpostit, jotka haluat säilyttää

Voit myös hallita saapuvia sähköposteja paremmin käyttämällä suodattimia. Sen sijaan, että vain antaisit jokaisen viestin tulla postilaatikkosi läpi, voit luoda suodattimia, jotka poistavat tai arkistoivat nämä viestit automaattisesti puolestasi. Näin voit pitää postilaatikkosi puhtaana ilman, että sinun tarvitsee tehdä paljon.

Gmailissa voit luoda suodattimen sen hakukentän kautta. Napsauta vain Näytä hakuasetukset -kuvaketta hakukentässä. Tämä kuvake näyttää kolmelta päällekkäin pinotulta kytkimeltä. Kirjoita hakuehdot näkyviin tulevaan lomakkeeseen ja napsauta Luo suodatin. Valitse pyydettäessä valintaruutu sen toiminnon vieressä, jonka haluat Gmailin suorittavan, kun hakuehtojasi vastaava sähköposti saapuu. Napsauta sitten Luo suodatin -painiketta. Tällä menetelmällä voit pyytää Gmailia poistamaan tai arkistoimaan automaattisesti saapuvat sähköpostit, jotka vastaavat lueteltuja ehtoja.

Toimittajien suositukset

• Kuinka luoda kansioita Gmailissa
• Kuinka pitää Microsoft Teams -tilasi aktiivisena
• Kuinka varmuuskopioida tietokoneesi
• Näppäimistön ja hiiren syväpuhdistus
• 6 kaapelinhallintavinkkiä pitääksesi tekniikkasi siistinä

Päivitä elämäntapasiDigital Trends auttaa lukijoita pysymään tekniikan nopeatempoisessa maailmassa uusimpien uutisten, hauskojen tuotearvostelujen, oivaltavien toimitusten ja ainutlaatuisten kurkistusten avulla.