Kalenterien jakaminen voi olla tehokas ja erittäin tehokas organisointityökalu yrityksille.
Kuvan luotto: Moon Safari/iStock/GettyImages
Microsoft Outlook -ohjelmistoalustaa pidetään yleisimmin sähköpostinhallintatyökaluna. Tästä huolimatta tämän sovelluksen kaikki toiminnot ulottuvat paljon muutakin kuin sähköpostin lähettäminen moniin tehokkaita tuottavuusresursseja, mukaan lukien kalenterinhallinta, päiväkirjatyökalut, verkkoselailu ja lisää. Yksi yleisimmistä tavoista, joilla Outlook integroidaan ammattimaisiin työtiloihin, on kalenterin jakaminen. Jos yrität pyytää pääsyä kalentereihin Outlookissa, voit tehdä sen muutaman yksinkertaisen vaiheen avulla.
Kärki
Kalenterien jakaminen voi olla tehokas ja erittäin tehokas organisointityökalu yrityksille. Voit pyytää toisen henkilön kalenterin katselua Outlookissa muutaman helpon vaiheen avulla.
Microsoft Outlookin kalenteriominaisuuksien perusteet
Microsoft Outlookin sisältämät kalenterityökalut toimivat paljon enemmän kuin pelkkänä muistutuspalveluna. Itse asiassa tämän kalenterin avulla käyttäjät voivat luoda ja jakaa ryhmäaikatauluja, järjestää kokouksia ja tapahtumia, luoda tapaamisia ja päällekkäisiä kalentereita muun muassa eri käyttäjille toimintoja. Varsinkin tilanteissa, joissa vapaa-aika on arvokas hyödyke, Microsoft Outlook on onnistunut virtaviivaistamaan ja optimoimaan aikataulujen hallinnan.
Päivän video
Kun olet luonut Outlook-tilisi, sinun tulee heti päästä käsiksi kaikkiin ohjelmiston sisältämiin kalenteriominaisuuksiin. Jos käytät Outlookia osana sisäistä tiimiä työpaikallasi, on melko todennäköistä, että sinun järjestelmänvalvoja on jo valmiiksi määrittänyt Outlook-tilisi integroitumaan saumattomasti tiliisi kollegat.
Outlook tarjoaa myös ainutlaatuisen mahdollisuuden lähettää kalenteri sähköpostitse kenelle tahansa, myös muille kuin Outlook-käyttäjille. Joustavan käyttöoikeusjärjestelmän ansiosta näitä kalentereita voidaan muokata näyttämään vain tietyt kalenterin omistajan ennalta määrittämät tiedot. Kalenterin avaamiseksi vastaanottajalla on kuitenkin oltava pääsy Outlook-sovellukseen.
Pyydä lupaa tarkastella kalenteria Outlook 2016:ssa ja muissa
Jos olet valmis pyytämään kalenterin katseluoikeuksia, sinun tulee ensin kirjautua sisään Outlook-tiliisi ja siirtyä Kalenteri-välilehteen. Napsauta tätä välilehteä avataksesi kalenteriikkunan. Seuraava askel on napsauttaa Jaa kalenteri -kuvaketta, joka löytyy sovelluksen ylätyökalupalkista. Kun napsautat tätä kuvaketta, näkyviin tulee luettelo henkilöistä, joiden kanssa voit lähettää ja vastaanottaa kalenteritietoja.
Etsi henkilö, jonka kalenteria haluat tarkastella, valitse hänen nimensä ja merkitse sitten valintaruutu "Pyydä lupaa vastaanottajan kalenterin katseluun" -vaihtoehdon vieressä. Seuraavassa Tiedot-valikossa voit mukauttaa käyttöoikeusasetuksia ennen kuin napsautat Lähetä lähettääksesi pyyntösi käyttäjälle.
Saatuaan pyyntösi jakaa kalenterinsa kyseisellä käyttäjällä on mahdollisuus napsauttaa Salli tai Estä. Jos he napsauttavat Salli-painiketta, sinun pitäisi saada välitön pääsy heidän kalenteriinsa.
Mahdollisten ongelmien vianetsintä
Jos et vieläkään pääse käyttämään toista kalenteria näiden vaiheiden jälkeen, sinun on ehkä neuvoteltava IT-ammattilaisen kanssa. Office 365:n ja muiden siihen liittyvien ohjelmistopakettien kalenterin käyttöoikeuksien pyytämisen ei tarvitse olla vaikeaa, mutta se voi olla hieman hämmentävää, jos ratkaisematta on perustavanlaatuisia teknisiä ongelmia ensimmäinen. Ota tämä huomioon, kommunikoi selkeästi työpaikallasi mahdollisesti olevan tukihenkilöstön kanssa varmistaaksesi, että saat tarvitsemasi avun ajoissa.
